お客様導入事例　神奈川中央住宅株式会社 様

導入の背景

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入されたきっかけや背景をお教えください。

不動産業界は、法規制や昔からの慣習もあり、明らかにデジタル化が遅れています。賃貸や売買での重要事項説明などでは電子化が認められていませんので、紙の書類で管理や承認を行なわなくてはなりません。たとえば契約管理については、物理的に本社と八王子の2か所で書類を管理しているので、それぞれに担当者を置かねばならず、作業が重複します。本社で八王子の契約内容の詳細を確認する場合は、支社に電話して担当者に書類を確認してもらう手間が発生しますし、よりスムーズに一括管理できればと考えていました。今後も人手不足は進み、バックオフィスの業務の遂行にも間違いなく影響を及ぼすことが予想されます。将来に備えた総務部の業務改革が必要で、部署のマインドを変えるためにも省力化とデジタル化を進めることが急務でした。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」の導入時の経緯をお聞かせください。

これまではバックオフィス全体の事務作業に月間で400時間かかっていました。そこでデジタル化や自動化の導入により、今後5年間での事務作業時の半減を総務部のミッションとしました。部署全体で業務の棚卸しをして精査したところ、デジタル化導入のハードルが低く、かつその効果を期待できるのが請求書関連の業務だとわかりました。請求書をスムーズに一括処理してデータ保管ができれば、マンパワーに頼った従来の処理を変えることができます。弊社では毎月100社ほどの協力業者から修繕費や部材代等の請求があり、この請求処理をデジタル化できるツールを探したところ、「RICOH Cloud OCR for 請求書」にたどり着きました。スキームづくりから導入まで私1人が担当するので、これまでのシステム導入の経験も踏まえて他社製品とも比較検討しました。そして最終的に「RICOH Cloud OCR for 請求書」なら二人三脚で導入前から導入後も親身にサポートし てもらえると判断し、導入を決定しました。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」導入以前の請求処理の流れと、導入後にどのような効果を期待されたのかをお聞かせください。

本社と八王子の2拠点で請求書を受け取り、拠点ごとに請求内容をExcel^®へ手入力していました。その後、八王子で受け取った請求書の原本を 本社へ郵送し、本社では八王子分もとりまとめて集計とチェックを行なっていました。そして支払先ごとに金額を確定した後、銀行システムに支払額を手入力します。さらに別途、会計システムにも支払額を手入力していました。導入以前は毎月200件ほどの請求書を手入力でデータ化していたため、導入後は経理業務におけるマンパワーの削減や、場所にとらわれず業務が進行できるのではと期待しました。

今後の展望

●業務についての今後の展望や、構想などがありましたらお教えください。

バックオフィスの業務は、事務処理をはじめとした単純な作業も多く、働く社員も「守り」にウエイトを置きがちな面もあります。しかし、AIや機械の力で単純な作業を最小にすることで、たとえばブランド発信やPRなどの「攻め」の分野に部門の力をシフトさせて、人間にしかできない仕事で会社に貢献するきっかけになればと考えています。

●請求書入力作業の70%以上を削減
●手作業によるミスを削減
●CSV出力で銀行・会計システムへのデータ連携もスムーズに