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お客様事例 中外製薬株式会社 様

画像:お客様事例 中外製薬株式会社 様

ライセンスや共同研究、コンサルティングなどの多様な契約の相談を支援。
法務業務の効率化に活用。

医療用医薬品に特化した研究開発・製造販売を行う中外製薬株式会社様は、バイオ医薬品をリードする研究開発型の製薬企業であり、特にがん領域では国内シェアナンバーワンを獲得されています。同社では、社内からの法務相談の対応に、リコーの法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」(以下、CWS)をご導入いただき運用されています。CWS導入の経緯やそのメリットを、同社法務部の安宅様と本宮様にお伺いしました。

画像:ライセンスや共同研究、コンサルティングなどの多様な契約の相談を支援。法務業務の効率化に活用。

画像:中外製薬株式会社様 コーポレートロゴ

導入の背景

契約に関する情報共有とひな形対応を進めることで、サポートを必要とする相談への手厚い対応が可能に。

課題1
メールで法務相談のやりとりをしており、履歴が残らず、ノウハウの共有が難しかった。
効果1
法務相談のログが残り、相談内容や経緯の情報共有ができるようになった。
課題2
契約書の閲覧範囲が細かく設定できなかったため、利用者が限定されていた。
効果2
契約情報の閲覧権限を部門単位、ユーザー単位で指定できるため、情報を効率的に利用できるようになった。
課題3
法務が関与する契約書の数が多かったため、業務の効率化を図りたかった。
効果3
法務相談の省力化により、
個別対応が必要な契約に集中できるようになった。

医薬品業界における様々な契約と法務における課題

弊社で取り扱う契約類型には、ライセンス契約、秘密保持契約、業務委託契約、材料調達の購買契約、卸業者向け販売契約など多岐にわたります。法務部で検討する契約は、業務委託契約が最も多く3~4割を占めていますが、ライセンス契約は契約の重要性が高く取引規模も大きくなります。法務部への年間相談件数は1,000件を超え、また締結契約数は年間14,000件を超えます。製薬業界特有のものでは、国内外のドクターへのコンサルティング依頼や病院との治験の委託契約、大学との共同研究契約などがあります。
以前は内製の法務システムで、法務相談の受付と締結済み契約書のデータベース登録、弁護士への相談内容を記録していました。法務相談は相談受付までは自動で、それ以降は取引担当者と法務部員がそれぞれメールでやりとりしていましたが、メールは共有できる記録として残らず、情報共有が課題となりました。

リコー社内の運用実績と自動アップデートが魅力

CWS導入のきっかけは、内製システムのサポート切れです。そこで新システムの複数の候補を比較検討し選定しました。CWS選定の理由は、法務相談の記録と契約データベースの機能により、法務部でその記録を一元管理できることです。法務相談をまとめて記録でき、部員間でノウハウを共有できるのが一番大きなメリットで、パッケージ製品でリコー社内での実践実績があることも決め手になりました。ほかのお客様のニーズも含め、自動的にどんどん機能がアップデートされるのも非常に魅力的です。

導入の効果

ひな形利用の促進等により法務相談の省力化へ

法務部では「経営インパクトの大きい重要契約に集中できる体制」を目標にしていますが、現場からは軽微な相談も多く、法務部の負担となっていました。
そこでCWSの「簡易審査機能」を使い、法務相談前にひな形の使用を必ず確認するようにしました。併せてひな形を使用すれば法務相談を省略できるようにすることで、現場にもメリットが生じました。
現在では、ひな形は以前の約10種類から100種類まで増え、ひな形利用が促進されたこともあり、全契約案件のうち、法務部門での相談対応が必要な案件の割合は1割程度を維持しており、より重要な契約へ注力しやすいという効果が得られました。ひな形利用を促進したことで、取引担当者の契約理解も深まり、ひな形の認知度も上がってきたと感じています。
ひな形以外で大きく変わったのが回答についてです。従来は社内の文書送信システムを利用し最終回答する必要がありました。しかしCWSの導入後は宛先を探す手間もなく、CWSの回答ボタンを押すだけで済むので、相談1件あたり5分間は作業の省力化ができました。
これらの相談情報は法務部内で共有され、ほかの法務部員が回答した相談内容も確認できるようになりました。

部門単位の柔軟な契約情報管理

締結した契約は、各部門でCWSに登録してもらい、具体的な保存内容や運用は部門ごとに任せています。電子契約については契約書のPDFファイルをCWSに保存しています。紙の契約書では、ひな形をそのまま使うケースも多いので、原則スキャンを行わず、部門ニーズがある場合のみまとめてスキャン登録しています。部門によっては、ドラフトの最終データをCWSに貼ったりもしています。紙の原本は本社でとりまとめて倉庫保管し、契約内容の確認が必要なときは、原本をスキャンしてデータ化しCWSに保存することにより閲覧利用しています。倉庫での原本単品管理とあわせてこの運用をすることにより、契約の有無や内容が簡単に確認できています。

画像:導入の効果

今後の展望

閲覧権限の自由な設定で情報共有が可能に

以前のシステムでは閲覧権限を持つと誰でも全ての登録情報が閲覧できてしまう課題があり、契約内容の閲覧要望への対応が十分にできませんでしたが、CWSでは秘匿性の高い情報の閲覧権者を制限でき、共有してよいものは本部単位でも共有でき、各部門で閲覧権限を自由に設定できて活用できることが魅力です。

お客様プロフィール

画像:お客様プロフィール

中外製薬株式会社

医療用医薬品に特化した研究開発・製造販売を行う中外製薬株式会社様は、がん領域国内シェアナンバーワンで、骨・関節領域でも国内トップクラスのシェアを獲得されている製薬会社です。

所在地: 東京都中央区日本橋室町2丁目1番1号 日本橋三井タワー
設立: 1943(昭和18)年3月8日
従業員数: 7,555人(連結、2020年12月31日現在)
事業内容: 医薬品の研究、開発、製造、販売および輸出入
URL: https://www.chugai-pharm.co.jp/


  • 掲載されている製品名、社名などは、各社の商号、商標および登録商標です。
  • 本ページに掲載されている情報は、2022年3月現在のものです。

導入システム・サービス

RICOH Contract Workflow Service

法務支援クラウド(RICOH Contract Workflow Service)は、相談内容や回答内容を記録し、 法務担当者間でのナレッジとして共有することで相談回答の効率化をお手伝いします。さらには契約管理機能により、 契約期限管理、契約満了前の通知を行うこともできる法務業務の統合支援ツールです。

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