お客様事例　中外製薬株式会社 様

導入の効果

ひな形利用の促進等により法務相談の省力化へ

法務部では「経営インパクトの大きい重要契約に集中できる体制」を目標にしていますが、現場からは軽微な相談も多く、法務部の負担となっていました。
そこでCWSの「簡易審査機能」を使い、法務相談前にひな形の使用を必ず確認するようにしました。併せてひな形を使用すれば法務相談を省略できるようにすることで、現場にもメリットが生じました。
現在では、ひな形は以前の約10種類から100種類まで増え、ひな形利用が促進されたこともあり、全契約案件のうち、法務部門での相談対応が必要な案件の割合は1割程度を維持しており、より重要な契約へ注力しやすいという効果が得られました。ひな形利用を促進したことで、取引担当者の契約理解も深まり、ひな形の認知度も上がってきたと感じています。
ひな形以外で大きく変わったのが回答についてです。従来は社内の文書送信システムを利用し最終回答する必要がありました。しかしCWSの導入後は宛先を探す手間もなく、CWSの回答ボタンを押すだけで済むので、相談1件あたり5分間は作業の省力化ができました。
これらの相談情報は法務部内で共有され、ほかの法務部員が回答した相談内容も確認できるようになりました。

部門単位の柔軟な契約情報管理

締結した契約は、各部門でCWSに登録してもらい、具体的な保存内容や運用は部門ごとに任せています。電子契約については契約書のPDFファイルをCWSに保存しています。紙の契約書では、ひな形をそのまま使うケースも多いので、原則スキャンを行わず、部門ニーズがある場合のみまとめてスキャン登録しています。部門によっては、ドラフトの最終データをCWSに貼ったりもしています。紙の原本は本社でとりまとめて倉庫保管し、契約内容の確認が必要なときは、原本をスキャンしてデータ化しCWSに保存することにより閲覧利用しています。倉庫での原本単品管理とあわせてこの運用をすることにより、契約の有無や内容が簡単に確認できています。