お客様導入事例　ハウステンボス株式会社 様 MakeLeapsの活用で見積書の作成が正確かつスピーディーに。クラウド化による書類の一元管理で管理体制も強化。

総合リゾート業としてテーマパークやホテル、レストランなど幅広い事業を展開されているハウステンボス株式会社様。
旅行代理店や一般企業等に向けた見積書の作成・管理業務の改善を目的に、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」を導入されました。
従来は、テーマパークの入場料、宿泊・レストラン料金等、様々な見積書をExcel^®で作成されていました。しかし、見積書のフォーマットが担当者によって異なる、作成作業の負荷が大きい、入力ミスの発生など、様々な課題を抱えていたことからMakeLeapsの導入検討を開始されました。
MakeLeapsの利用により、見積書フォーマットの統一、テンプレートを使った書類作成による作業負荷の低減およびヒューマンエラーの削減に成功。また外出時にタブレットからクラウド上で見積書を作成し、いち早くお客様へご提案できるようになったことで、営業上の競争力も向上しています。
作業面での効率化やミスの防止はもちろん、クラウドで書類データを一元管理することによる管理面の強化、さらには、顧客視点でのスピード感をもった営業対応にもつながっています。

営業担当者ごとに異なる方法で見積書を作成・管理しており、統制が図れていなかった

見積書の作成にあたり金額等の手入力が多く、入力ミスが発生するリスクが高かった

見積書作成に時間がかかり、営業担当者の負担になっていた

見積書のフォーマットが統一され、クラウド上で書類データを一元管理できるようになった

商品や単価の情報を事前登録することで、手入力によるヒューマンエラーの発生リスクが低減された

外出先でも見積書をその場で簡単に作成でき、業務効率とお客様への提案スピードが向上した

シンプルで非常にわかりやすく、直感的に操作できた点

サポートが充実していることから、安心して導入できると感じた点

見積書に特化した利用でも、十分な費用対効果を期待できる料金体系であった点

福泉様「当社はテーマパーク事業をはじめホテル・レストラン等、様々な事業を展開しています。その中で、Excel^®を使った見積書の作成・管理業務に課題を抱えていたという点がMakeLeapsの導入背景にあります。見積書の送付先は、旅行代理店や一般企業、個人と多岐に渡り、ハウステンボスの入場料金や宿泊料金、レストラン・宴会の料金等が見積書に含まれる内容となっています。
以前は、別の資料で各見積項目の料金を確認しながら、Excel^®に単価を手入力したり、商品をコピー＆ペーストで入力するといった方法で見積書を作成していました。たとえば、ハウステンボスの入場料は大人・小人だけでなく、入場時間、特典の有無、各種割引によって細かく異なり、入場料だけでも非常に多くの種類があります。また直営ホテルは5つあり、部屋のタイプや時期によって料金は変動します。このような各種条件によって変わる料金を別の資料を見ながら手入力するのは時間がかかり、誤入力のリスクがありました。また別の観点として、営業拠点が長崎、東京、大阪、名古屋、福岡にあり、各拠点の営業担当者によって見積書のフォーマットがバラバラであることも課題となっていました。

福泉様「従来から見積書の業務に課題を感じていた中で、同じくホテルを運営されている同業他社さんにてMakeLeapsを使っていると伺い興味を持ちました。
MakeLeapsを選んだ一番の理由は、何と言っても使いやすさ、操作の分かりやすさですね。これなら全国の営業拠点へスムーズに展開できると感じました。一度、商品名や単価を登録したものは、その後に手入力する必要がなくなり、誰でも簡単に同じフォーマットの見積書を作成できます。手入力を減らせたことで、単価の間違い・数式のミスといったヒューマンエラーを削減できたことも大きいです。費用面でも、導入にあたり初期費用がかからず、またランニングコストも非常に導入しやすい価格だと感じました。」

永松様「まず、見積書に記載する入場料やレストラン利用料等の見積項目と単価をMakeLeapsに予め登録しておきます。それにより、営業担当者が都度単価を調べて一つずつ手入力することなく、見積項目を選択するだけで、それが見積書上に正確に反映されるようになりました。営業担当者の業務効率が向上したこと、誤入力への対策として有効であることに加えて、クラウド化により全拠点の見積書を本社で一元管理できるようになったことも大きなメリットです。」

永松様「MakeLeapsは操作が分かりやすいツールなので、特に混乱はなく、スムーズに全拠点に展開することができました。営業担当者からも、直感的に操作できる、従来の業務よりはるかに効率が良い、と好評です。また導入にあたり不明点が出た際は、導入支援の方にサポートしてもらうことができて、とても助かりました。」

永渕様「圧倒的に見積書作成のスピードがアップしました。細かい手入力が不要なので、ヒューマンエラーが大幅に削減されています。作業負荷としては30%ほど削減された印象です。書類の見栄えが良いのも嬉しいところです。誰でも正確で綺麗なフォーマットの見積書を作成できるようになりました。」

永渕様「はい。クラウド型のツールなので、見積書作成のために帰社する必要がなく、外出先からタブレットで操作できるのは助かります。お客様と商談をしながらその場でさっと見積を提示するのと、『会社に戻って見積書を作成して別途送付します』と言うのとでは、お客様に与える印象が大きく変わってきます。クラウド型ならではのスピード感が、競争力アップ、営業力強化につながっています。」

永松様「フォーマットが統一され、非常に管理しやすくなりました。見積書は一度作成して終わりではなく、人数や日程の変更に伴い作成し直すこともよくあります。以前は、担当営業に聞かないと最新の状況を把握できませんでしたが、今はクラウド上でいつでも確認できますし、商談の流れも追えるようになりました。
料金改定時に、タイムラグなく見積書に反映できるのも導入効果の一つです。マスターで料金を変更すれば、誰が作っても同じ単価が反映されるので、うっかり旧料金で見積書を作ってしまった、というミスも避けられます。」

福泉様「MakeLeapsには、見積書はもちろん請求書や納品書の作成・発送など様々な機能がありますが、現在当社が主に使用しているのは見積書の作成機能のみです。ただ、このような限定的な使い方であっても、十分な費用対効果を感じています。」

福泉様「まずは現運用のさらなる改善を進めていければと思っています。見積書に記載する各項目のうち、宿泊料金については料金のパターン数が非常に多く、現状すべてのパターンをMakeLeapsに登録できていないことから、見積データ上で手入力する運用が残っています。こちらについてはリコーさんに今の課題を共有し、効率的に商品マスタへ登録する方法などを今後ご提案いただく予定です。いずれはこの手入力もなくし、見積作成のさらなる効率向上、誤入力の防止につなげていきたいと思います。
他の機能という面では、近いうちに承認機能はぜひ活用したいと考えています。電子承認により、承認作業の効率化と管理体制のさらなる強化を図る狙いです。また、見積書以外の書類作成も検討中です。既に、見積書から納品書へ変換する機能は使い始めています。一つの書類を作成すれば、他の書類へミスなく簡単にワンクリックで変換できるのは非常に便利ですね。さらに中長期的には、請求業務に活用することも視野に入れながら、段階的にMakeLeapsの活用範囲を広げ、さらなる業務効率化につなげていけたらと思っています。」

※Excel^®は、米国 Microsoft Corporation の、米国およびその他の国における登録商標または商標です。

※本Webページ記載の会社名および製品名は、それぞれ各社の商号、商標または登録商標です。

※本ページに掲載されている情報は、2023年2月現在のものです。