会話形式で議事録を書くときのポイント！メリットやデメリット、注意点も解説！

議事録は会話形式と要点整理形式の2つの形式が存在します。これらは会議の内容によって使い分けることが一般的です。ここでは、会話形式の議事録の作成について、上手に書くためのポイントを解説していきます。会話形式の議事録のメリットとデメリット、注意点なども解説しているので、ぜひ参考にしてください。

議事録は大きく分けて、主に以下の2つの形式で作成されることが多いです。
この２種類の形式は会議の内容で使い分ける必要があります。それぞれの形式の特徴について下記で詳しく解説していきます。

会話形式の議事録とは、会議中の会話を時系列で記録した形の議事録です。会議がどのような流れで進んだか、議題の内容がどのように展開したか、決定に至るまでの過程がわかりやすいのが特徴です。また、誰がどんな発言をしたかもわかるため、発言に対しての責任も記録として残すことが可能です。加えて、テキストだけでは伝わりにくい会議の雰囲気も把握できます。

要点整理形式の議事録とは、議題の内容を整理して、決定事項・課題・留意事項など、要点を書き出して作成する形の議事録です。会話形式の議事録と違うのは、箇条書きなどを用いてまとめている点です。こうすることで、決定事項や重要な点がわかりやすく、議事録を読む相手にわかりやすく伝えることができます。

時系列で進んでいく会話形式の議事録のメリットは下記となります。

これらの2つのメリットについて解説していきます。

会話を時系列で記しているため、発言者が明確になるというメリットがあります。質疑応答が多い会議で使用される場合が多いです。誰がどんな発言をしたか、その発言に対して誰がどのように返したかが記載されることで、責任の所在が明らかになります。これにより「言った、言わない」のトラブルの防止につながります。

会議の雰囲気や流れを理解しやすい点もメリットと言えます。
要点整理形式では項目ごとにまとめるため、議題がどのように展開していったのかが見えづらいですが、会話形式の議事録によってその過程が見える化できます。
また、発言から会議の雰囲気もわかりやすく、相手との温度間なども把握できます。

会話形式の議事録には前述のメリットが存在しますが、下記のようなデメリットも存在します。

ここからは、これらのデメリットについても詳しくみていきましょう。

まず1つ目は、議事録を見た際に要点がわかりにくい点がデメリットと言えます。
前項で解説した通り、会議の流れを時系列で解説していくので、重要なポイントは議事録を読み進めないとわかりません。何が決定したのかを一目で確認したい際などは不便です。この理由でビジネスマンの中には会話形式の議事録を好まない人が一定数います。

そもそも会話形式の議事録は、会話内容を全て文字に起こす必要があるため時間がかかります。加えて、「えー」「あー」など不要な部分は修正する必要があり、太文字・マーカーなどの装飾も施さないと見づらい議事録になってしまいます。

そのため、議事録の文体や装飾に時間がかかってしまいます。情報量が膨大になりやすい形式の上、調整にも時間がかかるので手間がかかるというデメリットがあるのです。

会話形式で議事録を書くときは、下記のようなポイントを意識することが大切です。

これらについて解説していきます。また、要点整理形式の議事録は下記で詳しく解説していますので、こちらもご覧ください。

会話形式の議事録は、主に質疑応答や会議の進行や区切りがしっかりしている場合に用いられます。
発言者を明確にすることで、会議の流れや雰囲気がわかりやすくなります。また、責任の所在を明確にするためにも、誰が発言者なのかを記載するのは大切です。責任の所在を明確にすることでトラブルを未然に防ぐこともできます。

会議の内容をできるだけメモを取ろうと心がけていても、全てを漏れなくメモを取ることは難しいでしょう。
議事録の作成に慣れていないと、重要な点とそうでない点がわからず、抜け漏れが出てきてしまいます。特に、日付や金額など重要な数字の聞き漏れがないように注意しなければいけません。

会話形式の議事録は、時系列に沿って記録します。しかし、「えー」「あー」といった話し始めの言葉や「あの」「えっと」といったつなぎ言葉は不要です。
このような不要な箇所は削除し、わかりやすい議事録になるよう心がけましょう。
また、「ですます」や「である」など発言者によって口調が異なることも多いので、議事録として見やすくなるように文体は揃えるようにします。

通常、会議では１つの議題から他の議題へと展開していくことが多くあります。そのような場合、そのままの流れを議事録にするとわかりづらい議事録になってしまいます。作成する側が内容を理解しうまくまとめることができなければ、見やすい議事録の作成は難しいです。
会議内容を単純に記載していくのではなく、内容をしっかりと理解し整理した上で、議事録を作成しましょう。

会話形式の議事録を作成するには会話を全て記載する必要があり、ボイスレコーダーを活用するのが一般的です。
しかし、ボイスレコーダーで記録した会話を自力で全て文字起こしするのはとても手間のかかる作業となります。
その際におすすめしたいのが、議事録作成ツール「toruno」です。

「toruno」は、Web会議の際に同時に立ち上げるだけで「全員分の文字起こし」「録音」「PC画面のキャプチャ」を行うため、集中して会議に参加することができます。記録した音声や発言テキスト、画面は時系列で整理して表示されるため、会議の振り返りが簡単に行えます。
データの共有は、URLを貼り付けて設定したパスワードを入力するだけなので簡単です。

「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

質疑応答が多い会議や進行や区切りがしっかりしている会議では、会話形式の議事録が採用されることが多く、うまくまとめられずに悩んでしまう方も少なくありません。
会話形式の議事録はいくつかのデメリットがありますが、会議の流れや雰囲気が伝わりやすいといったメリットもあります。会議の雰囲気をわかりやすく伝えるため、本記事を参考にして会話形式の議事録の作成を行ってみてはいかがでしょうか。