議事録とは？議事録の目的や書き方における10のコツをご紹介！

議事録は会議を振り返るためにも必要不可欠なものです。しかし、議事録が分かりにくいと伝えたいことが適切に伝わらず、意味のある議事録になりません。ここでは、議事録の書き方のコツを解説していきます。テンプレート（例文）やおすすめの議事録作成アプリも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

議事録とは、会議の内容や会話を記録しまとめたものです。議事録は社内会議の記録や、社内報告書、クライアントへの納品物などに使われることがあります。

議事録の最も大きな目的は、「正確な情報の記録、共有」です。その場にいた人はもちろん、当日欠席したひとや関係者、後ほど読む場合でも、正しい情報を共有できることが議事録では重要となります。

議事録の目的である「正確な情報の記録、共有」を達成するために、何が決まったのか、次に何をするのか、誰が発言したのかなど、重要な事項があります。
主に議事録に必要な要素や書き方は下記の3つです。

議事録において、「この会議で何が決まったか」ということは最も重要な内容です。決定事項が明確に記されていないと、会議の情報共有として不十分となってしまうので必ず記載しましょう。

決定事項と意見を混合しないことも、正確な情報共有のためには非常に重要です。

会議の結果、次にやるべきタスク（ToDo）は何なのか、誰が行うのかは重要な要素です。会議の決定事項に付随するタスクを明確に記載することで、担当者も次の行動や期限が理解しやすく、スムーズに実行に移すことができます。

「誰の発言であるか」も議事録における重要な要素です。発言者を明確にすることによって、責任者や担当、誰の発案なのかを正確に把握することができます。

言った言わない問題や、責任所在がわからないといったトラブルも未然に防ぐことができます。

会議のスピードに沿った議事録を作成するには、いくつかのコツやテクニックがあります。

議事録を素早く正確に書くために抑えておきたい10個のポイントについて、詳しく解説していきます。

まずは、会議前にわかっている情報を事前にまとめておく必要があります。
議事録には、基本項目として「日時」「場所」「参加者」「会議タイトル」などの情報を記載します。これらの情報は会議前にわかっている場合がほとんどで、事前にまとめられるでしょう。他にも、構成や項目を決めておくことでスムーズで効率よく議事録を作成することが可能です。
また、会議前に過去の議事録を読んで予習するのも事前準備として行っておくと良いでしょう。

そもそも会議とは議題があるからこそ成り立ちます。議題に対して何かしらの決定や意見を出すために行うものですから、目的をしっかりと理解することは大切です。
その前提を理解して議事録を作成しましょう。目的が明確だと、議事録を作成した際にも、目的に対して会議がどう進み、何が決まったかを正しく記録でき、わかりやすい議事録となります。

議事録を作成する際、会社や会議によって決まったフォーマットが存在する場合があります。書き方におけるルールの有無は事前に確認し、ルールに沿った議事録作成を行いましょう。最初からルールに沿った書き方が難しい場合には自分自身で書きやすいやり方で作成した後に修正するといった方法もあります。
決まったフォーマットが存在しない場合でも、リストの段落を守る、列挙する際には「-」、理由を記す際には「→」、重要な項目には「☆」を用いるなど議事録全体で統一すると良いでしょう。
全体的に統一感を出すことで見た目も美しく、読みやすい議事録を作成することができます。

会議の中では、予算や売上など重要度の高い数字の話が出てくることも少なくありません。これらの数字は、聞き間違いや漏れなどの齟齬があるとトラブルや大きなミスに繋がりやすくなるため、メモの取り忘れが無いように注意が必要です。
もし聞き逃してしまった場合は、質問して確実にメモを取れるようにしましょう。
その他、次回会議の日付や時間なども漏れなくメモしておくと良いでしょう。

5W1Hはビジネス文章を作成する際にとても重要なフレームワークです。
議事録を作成する際に5W1Hの要素を書き出すことで、情報を漏れなく、分かりやすく記載することができます。
会議でなぜその内容が決まったのか、そのタスクはいつまでに誰が行うものなのか、会議で決定したことをどこでどのように実行するかなど、5W1Hを組み合わせて記載するようにしましょう。

議事録の中では、決定事項と意見を明確にしましょう。記述された内容が決まったことなのか、それとも意見の一案なのかの認識が擦り合っていないと、次に行うタスクや方向性が大きく変わってしまいます。
必ず決定したことなのか、誰かの一意見なのかは明確に記述しておくことで、認識の相違が生まれなくなるはずです。

議事録を作成する際は要点を整理することで、誰が読んでも理解しやすい議事録を作成することができます。
曖昧な表現や発言者の言葉は直して記載するようにしましょう。議事録に記載する情報を整理し、不要な情報は省き、要点をまとめて作成するよう心がけましょう。

テキスト以外の情報も活用することで分かりやすく、見やすい議事録になります。
言葉だけでは伝わりにくい内容に関しては、写真や図を貼ると良いでしょう。ほかにも会議の中で出てきたWebサイトやページなどはリンクを記載することで社内全体で共通認識ができます。

社外の人や会議に参加していない人に議事録を共有する場合には、議事録にミスがないよう注意が必要です。議事録にミスや認識齟齬があると、間違った情報を共有してしまうことになりかねません。
そのため、事前に会議に同席した上司や同僚などに、内容の確認を行うと良いでしょう。

次々に議題が展開される会議では内容についていけないこともあるでしょう。その際に役立つのが会議の録音や録画です。音声や動画で記録を取ることで言った言わないのトラブルや重要なポイントの抜け漏れを防ぐことができます。
オフラインでの会議ではボイスレコーダー、オンラインの会議の場合は会議の録画ツールを活用すると、内容の抜け漏れやトラブルを回避しやすいはずです。

「toruno」とは、録音や録画データを自動で文字起こしできる議事録作成におすすめな補助ツールです。録音や録画データさえあれば文字起こしできるので、オンライン会議、オフライン会議問わずどちらでも利用できます。また、録音や録画データだけでなくリアルタイムでの文字起こしも可能です。
誤りがあった文字起こし結果を効率的に修正できるよう「音声の頭出し再生」や文字起こし結果の「編集機能」などの補助機能があったり、文字起こし精度が高くなるように業界独自用語に対応する「辞書登録機能」などもあります。

「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

議事録の書き方に関してよくある質問をまとめました。気になる点がある方は、以下を参考にしてみてください。

社内での会議であれば基本的には敬称はつけなくてもかまいません。しかし、議事録の参加者の箇所などに（敬称略）と記載するなどの工夫が必要になります。
しかし、基本的に社外の人がいる場合、社外の人には敬称を付けて記載します。必要に応じて使い分けましょう。

議事録の内容に不備やミスがあった場合、作成段階では速やかに訂正します。共有後に訂正する場合には、同席者に内容を共有し、確認を取った上で修正を行うと良いでしょう。
誤字脱字など会議の内容に関わりの無い軽微な修正は不要な場合がほとんどで、会議の重要な項目に関する修正を行う場合は、必ず確認をとってから修正しましょう。

前述した10個のコツを守れているかどうか確認してみましょう。他にもテンプレートやアプリの活用も有効です。下記にてテンプレート、アプリをご紹介します。

議事録は会議によって内容が異なりますが、最低限記録すべき項目は以下の通りです。

そのほか必要に応じて項目を増やしていきます。
議事録に不慣れな人や苦手な人は、まず上記の項目を漏れなく記載することを意識すると抜け漏れの少ない議事録を作成することが出来ます。
最初からフォーマットが決まっていると作成しやすいこともあり、議事録テンプレートの活用もおすすめです。下記のページでは、MicrosoftのWordのテンプレートをご紹介しているので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

会議や商談、打ち合わせと様々な場面で作成する機会のある議事録。この記事では議事録の書き方についてご紹介しました。
議事録は書き方が分からないと、うまく作成できず苦手意識が生まれてしまいます。苦手意識を持たないためにも、議事録を作成する目的を理解した上で、ポイントや注意点を抑えて業務に活用してみてください。