議事録は録音データから効率的に作成！録音機材や議事録作成ツールも紹介

議事録を作成する際に、録音データは活用していますか？録音データがあれば、それを文字起こしして調整することで、効率的に議事録の作成が可能です。その他にも録音しておくことには様々なメリットがあります。
ここでは、録音が議事録に役立つ理由について解説しています。会議を録音するのにどのような機材を使えば良いのかも解説しているので、ぜひ参考にしてください。

議事録は会議で決まった内容を共有したり、齟齬が出ないように認識を揃えたり、誰がどのようなタスクを持っているのかを明確にするために作成します。
これらを満たす、分かりやすい議事録を作成するには、いくつかのコツを意識することが大切です。
具体的なコツとしては、会議前にあらかじめ議事録を作成しておき、記載できるところは作っておくようにしましょう。どのようなフォーマットで記載するかも決めておくと作成するときに楽になります。
記載するときは要点を整理して、結論から先に書き、数字などの重要な内容はしっかりとメモを取ることが大切です。

議事録の書き方やコツについて、もっと深く知りたい方はぜひ下記の記事もご覧ください。

ここからは、なぜ録音が議事録に役立つのか、理由について解説していきます。会議前に録音するという一手間によって、様々なメリットがあるので覚えておきましょう。

まずは、録音することによって聞き逃してしまっても、慌てることがないことがメリットです。
メモを取るのに必死で聞き逃してしまったり、話の展開が早くて聞き逃すこともあるでしょう。聞き逃してしまうと、「今、どんな発言をしていたか？」や「この言葉の意味は何か？」などが気になり、会議に集中できなくなってしまいます。
仮に聞き逃しても、録音によって後で聞き返すことができる安心感が生まれ、集中して会議に臨むことができるでしょう。

次に、録音データを他者と共有できることもメリットです。
会議に参加できなかった人へ録音データを共有することで、会議の内容はもちろん、どのような雰囲気で会議が進んだのか、発言者の口調なども把握することができます。
テキストだけでは伝わりづらい部分も多いので、録音データを共有できることは大きなメリットだと言えます。

あとは、言った/言わないのトラブルを防止できることがメリットだと言えます。録音データがあることで、会議で誰がどのような発言をしたかを記録できます。
仮に商談で「月末までに注文いただいた品物を納品します」と約束いただいた場合、その発言には責任が伴いますよね。録音データがないと「そんなことは言っていない」など、言った/言わないのトラブルが起きてしまいます。
後々のトラブルに発展しないよう、日頃から録音しておくと何かあった際に役立ちます。
なお、録音する際は相手の許諾を得ないと失礼にあたるので注意しましょう。

録音することのメリットは前述した通りですが、どのような機材で録音すればよいのでしょうか。ここからは会議の録音におすすめの機材をご紹介していきます。
なお、具体的に商品名を挙げてご紹介するのではなく、あくまで「どのような機材が良いのか」という観点で解説していきます。

今や誰もが持っているスマホですが、これで簡単に録画することが可能です。
iPhoneは標準の機能として「ボイスメモ」が搭載されており、Android™でも多くの種類が同様の機能を備えています。一部のAndroid端末では標準機能として用意されていないものもありますが、Google Play™ ストアでは無料の録音アプリが提供されています。
ただし、スマホを卓上に出しておくことで通知が来ると気になってみてしまったり、卓上にスマホがあることを相手が失礼だと感じてしまう場合もあるので注意が必要です。
また、あくまでスマホの機能の一つに過ぎないため、ボイスレコーダーほどの性能の高さは期待できません。

録音のために作られた専用の機材がボイスレコーダーです。録音に特化している分、スマホよりも録音の性能は高いと言えるでしょう。
ボイスレコーダーにも様々なタイプがあります。マイクの指向性によって特定の方向からの音を録音しやすいものや、全方向からの音声を抜かりなく録音できるものなどに分かれます。
記録方式も内蔵メモリの容量が多いもの、SDカードに対応しているものなどがあります。長時間の会議でも使えるようにバッテリーの駆動時間が長いなど、バッテリーにも差が出てきます。
これらを考慮して、日頃から行う会議について、対面での会議なのかWeb会議なのか、短時間か長時間か、1対1か大人数かなど、これらの状況を考慮してボイスレコーダーを選ぶと良いでしょう。

昨今、Web会議を行う機会が増えてきました。Web会議では、音声の録音の他に、会議の画面を記録できると便利なものです。
Web会議をする場合、音声の録音から画面の記録まで行えるアプリ「toruno」がおすすめです。

「toruno」はWeb会議システムと一緒に立ち上げるだけで、簡単に会議の録音/画面キャプチャが可能です。AIによる自動文字起こし機能もついているため、議事録の作成も効率的に行えます。文字起こししたテキストをクリックすると、その部分から録音データの再生とキャプチャした画面の再生ができるようになっています。
録音/画面キャプチャしたデータもURLで簡単に共有することができるのも嬉しいポイントです。

「toruno」の詳細については、下記のページで詳しく解説しています。ぜひこちらもご覧ください。

議事録のためになぜ録音した方が良いのかを解説してきました。いくつかのメリットがありますが、やはり議事録の作成を効率化できるのが大きいと言えます。
これまで会議を録音していなかったという人は、今後はぜひ録音してみてください。また、ここでご紹介した「toruno」は録音に加えて画面キャプチャ、文字起こし、共有も簡単にできます。議事録作成以外でも、効率化できる部分があるのでぜひ試してみてください。