議事録が苦手な理由4選！苦手意識を解消する作成のコツも解説！

会議や商談など様々な場面で議事録を作成する機会があります。しかし、様々な理由で議事録を作成することに対して苦手意識を感じている方も少なくありません。
ここでは、苦手な理由に共通するよくある理由を4つ挙げています。当てはまったものがあれば、記事内で解説している議事録の上手いまとめ方を参考にして、議事録作成の苦手意識を克服しましょう。

議事録の作成が苦手だと感じるのにはいくつかの理由が存在します。下記の内容に自身が当てはまっていないか確認してみてください。

このように一度苦手意識をもってしまうと、苦手意識を解消するのに時間がかかってしまいます。苦手だと感じる理由について下記で詳しくみていきましょう。

議事録の作成が苦手だと感じる理由のひとつとして、会議の内容を理解できないことが挙げられます。会議で話し合っている内容や決定事項がわからず、そのまま会議が進んでいってしまうので議事録が追いつかなくなってしまいます。

「会議の中でどこが重要か」が分からないというのもよくある理由の1つです。できるだけ多くのメモを取ろうとすると、メモをとることに集中してしまい、どれが要点かわからなくなってしまうという声が非常に多いです。また、会議中の雑談になって一息ついていると、雑談から急に重要な数値情報などの話に移り変わり聞き逃すこともあります。
多くのメモを取ることは、議事録を作成する上で重要です。しかし、「一言でも多くのメモを取ろう」と意識していると、それがきっかけとなり苦手意識が芽生えてしまいます。

良い議事録を書くためには、事前の準備が大切です。会議が始まる直前にメモ帳やWordなどを立ち上げるのでは会議の始まりや重要な部分が漏れてしまう可能性が高くなります。
そのため、会議前の準備段階ではメモ帳やWordの立ち上げはもちろん、議題の確認、議事録の構成を作成しておくと、スムーズで効率的な議事録の作成が可能になります。また、過去の議事録を読み、予習しておくことも事前準備として行っておくと良いでしょう。

議事録を作成する上で、会議中のメモは必須です。しかし、議事録の作成に慣れていない人の場合、メモをとることに集中してしまうと会議に参加できず、会議に集中しているとメモを取るのに時間がかかってしまいます。
また、会議の内容を理解するのに時間がかかったり、タイピングが不慣れ・遅いなどの理由で重要事項を聞き逃してしまったり、まとめる前に次の議題に移ってしまうなどメモが追いつかず焦ってしまいます。そうすると、苦手意識が余計に強くなってしまうでしょう。

議事録は、議論内容から決定事項や検討事項を共有したり、担当者や責任の所在を明確にすることを目的としています。誰かに読んでもらうことを前提として作成するため、わかりやすく、読みやすいように作成しなければいけません。そのために押さえておきたいポイントは5つです。

5つのポイントについて下記で詳しく解説していきます。

議事録をうまくまとめるポイントのひとつとして、事前に議事録のフォーマットを用意しておくことがおすすめです。事前に準備を行うことで会議の内容について理解できない、重要事項が分からないといったことを防ぐことができます。

また、基本項目である「会議名・開催日時・開催場所・参加者・目的」などあらかじめ埋められる箇所は記載しておくことができます。事前準備を行うことで、会議の内容や重要事項を予測できる場合があり、心にも余裕ができるためスムーズに議事録が書けるでしょう。

会議の内容（議題）ごとに項目を分けることで、まとまりのある議事録の作成が可能です。
また、議事録を他者が閲覧した際に、わかりやすい議事録になります。さらに、議題ごとに議論内容から決定事項や検討事項をまとめ、担当者情報、いつまでに決めることかなどを明示することで議題ごとに参照しやすい議事録となり情報共有が円滑に行われます。

物事をわかりやすく伝えるための方法として、5W1Hを意識した構成を目指すと良いでしょう。

会議中、重要な箇所がわからなくなってしまった場合、これらの項目を書き出してみることで議事録に書くべき項目が浮き彫りになります。さらに、5W1Hを意識した構成にすることで読み手もわかりやすく、全体的に見やすい構成となります。

見やすい議事録の特徴のひとつがフォーマットが整っていることです。
議事録は内容も重要ですが、できるだけ見た目も美しく仕上げることが望ましいでしょう。リストの段落を利用する、太字や赤字を使用する、矢印などの記号を使いわかりやすくするなど、些細な工夫で見違えるほど見やすい議事録になるため、見た目も美しい議事録にすることも心がけましょう。

議事録とは、他者が閲覧するために作成する場合がほとんどです。そのため、誰がどのような発言をしたか、それに対して誰がどのような返答をしたのかがわかるか、意見と事実が混同していないかなど誰が見てもわかりやすいように記載されているか確認する必要があります。
事実が異なる捉え方をされてしまう、誰がどのような発言をしたのかが分からないというのでは議事録の意味がありません。
会議に参加していない第三者がきちんと理解できるよう、意識して議事録を作成することが大切です。

議事録の作成には、できるだけたくさんのメモを取る必要があります。しかし、会議中にメモを取る時間は設けられていません。また、会議は複数のメンバーが発信者となり進んでいきます。発信者、内容、すべて漏れのないようにメモを取るのは難しいでしょう。

このような時に役に立つのが、ボイスレコーダーや文字起こしツールです。ボイスレコーダーは、メモだけでは聞き逃したり、メモし忘れてしまったりといった問題を防ぐことができるため、議事録を作成する際に役立ちます。

議事録作成ツールとしておすすめしたいのが「toruno」です。

「toruo」では、Web会議を行う際に一緒に起動するだけで文字起こし・録音・画面キャプチャを行います。記録したデータは、わかりやすく時系列で表示されるため会議の振り返りが簡単に行えるため、集中して会議に参加することができるサービスです。
共有する際もURLを貼り付け設定したパスワードを入力するだけなので、操作方法が簡単です。

慣れるまでは難しくて苦手意識を持っている方も多くいます。しかし、苦手意識を持っていても、正しい書き方やまとめ方を理解することで上手に議事録をまとめることができるようになります。上手にまとめられるようになると、議事録の作成も苦ではなくなり得意になっていきます。議事録の作成が苦手だと感じている方は、ぜひ本記事を参考にして議事録の作成を行ってみてください。