無駄な会議の特徴とは？会議を有意義にするための改善方法をご紹介

無駄な会議の特徴

業務を行う上で欠かせない会議ですが、何も考えずに行うと結論や会議後のアクションについて曖昧なまま終わってしまう「無駄な会議」になってしまうことも少なくありません。

無駄な会議を行うと、参加者の業務時間を浪費してしまうだけでなく、仕事に対するストレスの原因になってしまいます。無駄な会議の実施を防ぐためには、無駄な会議の特徴をあらかじめ把握しておくことが重要です。

無駄な会議の特徴には以下のようなものがあります。

基本的には、会議の目的設定ができていないことが原因で、事前準備や必要なメンバーの選定が適切に行われていないことが無駄な会議の特徴となっています。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1つ目の特徴はアジェンダがないことです。アジェンダとは会議の議題や進行スケジュールを設定するための書類です。会議前にアジェンダが用意できていないと、参加者が会議の全容を知らない状態で意見を交換することになってしまいます。

また、アジェンダがないと時間管理を適切に行うことが難しくなるため、時間内に結論が導き出せず、結果的に無駄な会議で終わってしまう可能性が高いです。

2 つ目の特徴は目的がないことです。会議を開催する目的が不明瞭だと、参加者は何について意見交換をすればよいのか分かりません。結果、意見交換が活発にならず、生産性の低い会議で終わってしまう可能性があります。

また、会議の目的が定まっていないとアジェンダの作成や適切な参加メンバーの選定ができないため、相乗効果で無駄な会議になってしまいます。

議題の意思決定がされない会議も、無駄な会議になってしまうことが多いです。会議の目的が明確に設定されていても、会議の中で結論が導き出せないと時間の浪費に終わってしまいます。

特に意見交換が活発になると、会議の内容が議題から逸れてしまうことも少なくありません。無駄な会議を避けるためには、議題の意思決定がしっかりと行われるような対策を行う必要があります。

参加メンバーが適切ではないことも、無駄な会議の特徴です。会議の議題に適したメンバーを選定しないと、有効な意見が出てこず、結果的に納得できる結論が出ないまま終わってしまいます。

また、議題に直接関係のないメンバーからすれば、自分に関係のないことで業務時間が削られてしまうため、ストレスや関係性悪化の原因になります。

資料が多すぎることも会議が無駄になりやすい原因です。会議によってはどうしても資料が多くなることもありますが、あまりに多すぎると、会議中に該当箇所を探すのに無駄な時間を使うことになります。

結果、時間内に結論までたどり着かず、会議自体が無駄になってしまうことも少なくありません。また、会議資料が多いと事前準備に時間がかかり、他の業務に時間が使えなくなる恐れもあります。

無駄な会議の特徴が分かったところで、会議を有意義にするための改善策を紹介します。基本的には、無駄な会議の特徴を把握した上で、それぞれの特徴の原因をなくしていくことが近道です。

会議を有意義にするための改善策には以下のようなものがあります。

加えて、議事録の作成に自動文字起こしツールを活用するのも業務効率を上げる手段です。それぞれ詳しく解説していきます。

まずはアジェンダの作成です。先に述べたように、アジェンダがないと参加者が会議の全容を把握できず、進行や時間管理も難しくなります。会議を有意義にするためには、事前にアジェンダを作成し、会議の流れを大まかに設定しておくことが重要です。

アジェンダを作成する際には、併せてタイムスケジュールも作成しましょう。時間を設定した上で会議を進行できれば、意見交換が冗長にならず、結論を導きやすくなります。

続いての改善策は会議の目的やゴールを設定することです。そもそも会議の目的が分かっていなければ、アジェンダの作成や参加メンバーの選定を行うことができません。よって、会議を行う際には事前に目的設定をしておくことが重要です。

加えて、会議のゴールを設定することで会議の方向性を見失うことが少なくなります。参加者全員が会議の目的とゴールを把握していれば、意見交換の質も上がり、より短時間での結論への到達が期待できるでしょう。

有意義な会議を実現したいのであれば、ファシリテーターを立てることも有効です。ファシリテーターとは、会議が円滑に進むように参加者への発言を促し、適切に意見をまとめる役割をもった進行役のことです。

ファシリテーターを立てることで、参加者が発言しやすくなり、意見交換が活発になります。また定期的に意見を整理することで、会議の方向性を見失わずに結論にたどり着くことが可能です。

ファシリテーターについては以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

参加メンバーの要不要を精査することも、有意義な会議を実現するために重要です。適切なメンバーが選定できていれば、生産的な意見が出やすくなるので、結論を導きやすくなります。

また、不参加のメンバーは会議に参加しないことで、普段の業務に集中できるため、業務効率の向上に繋がります。

会議の最後に決定事項や共通認識を確認することも、会議を有意義にするために重要です。参加者それぞれが決定事項を正確に把握すれば、会議後のアクションの方向性を間違えることがなくなります。

また、共通認識を持つことで、参加者の間での連携が取りやすくなるのもポイントです。決定事項や共通認識が正しく把握できていない人がいると、会議の時間が無駄になってしまうので、決定事項や共通認識の確認は必ず行うようにしましょう。

会議を行う際には議事録の作成と共有を行うようにしましょう。議事録があれば会議の内容をいつでも振り返ることができるので、自分の認識やアクションがあっているか確認することができます。

また、過去の議事録を確認すれば会議の目的設定やアジェンダの作成時に内容が被ることがなくなるので、より有意義な会議を実現することが可能です。

会議の議事録作成をする際には自動文字起こしツールを利用するのがおすすめです。会議に議事録担当のメンバーを参加させる必要がなくなる他、書き間違いや書き漏れといったヒューマンエラーを減らすことができます。

自動文字起こしツール「toruno」なら、会議の議事録を高精度かつリアルタイムで文字起こしできます。zoomやTeams会議、Google Meet™といった主要なWeb会議ツールに対応している上、会議室での会議も文字起こしすることも可能です。

利用の際は、文字起こし精度を向上するためイヤフォンマイクやスピーカーフォン等をご利用ください。「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

無駄な会議の特徴と改善策について解説してきました。会議が無駄になってしまう理由の大半を占めるのが、会議の目的設定がされていないことです。会議の目的設定が出来ていないと、アジェンダの作成や参加メンバーの選定ができないため、会議の質が下がり、結論が出ないまま終わってしまうことが多くなります。

会議を有意義なものにしたいのであれば、無駄な会議の特徴を把握した上で、それぞれに対して対策をしていくことが重要です。また、議事録の作成を行うことで会議後の振り返りや次の会議の準備がしやすくなるので、より効率よく会議を行うことができます。

議事録の作成には自動文字起こしツール「toruno」がおすすめです。「toruno」は無料トライアルもあり、正式契約時も初期費用0円から利用できるので、会議の議事録づくりを効率化したい方はぜひ利用してみてください。