会議にはどのような種類がある？目的に合わせた使い分けや特徴をご紹介

会議の種類と特徴

企業で行われる会議には大きく分けて以下の6種類が存在します。

会議の時間帯効果を最大限にするためには、実施する会議の種類を性格に認識し、事前に参加者と目的やゴールを共有しておくことが重要です。

また、会議の種類によって会議の進行方法や事前準備の方法も異なってきます。会議の種類を正確に把握していないと、アジェンダの作成や参加メンバーの選定の際に、ミスが起こる原因となるので、それぞれの会議の性質をしっかりと理解しておきましょう。

1つ目は報告や連絡、相談を行う会議です。効率的な業務を行うために各々の状況や業務の進捗状況を共有したり、課題に対する認識を揃える目的で行われます。具体的には進捗会議やモニタリング会議などが該当します。

報告や連絡、相談を行う会議を効果的なものにするためには、それぞれの状況や持っている情報をすべて報告してもらうことが重要です。特にマネージャーは報告された情報を元にチームの方針や事業計画を考えることになるので、こまめに会議の場を設ける必要があります。

2つ目はアイデアを出す会議です。ブレーンストーミングとも呼ばれ、議題に対して参加者が自由にアイデアを出すことで、問題の解決策や新しい視点を生み出すために行われます。

ブレーンストーミングで重要なのは質より量を重視することと、意見をポジティブに捉えることです。物量的にアイデアを出してからアイデア同士を組み合わせたり、整理することで、普段では思いつかなかった視点を生み出すことができます。

3つ目は課題発見をする会議です。主に今後起こりうる問題をあらかじめ把握し、未然に排除するための方法を議論します。

基本的には現場で起こるであろう問題を把握し、対策方法を考えることになるので、実際に業務を行っている人物が参加することが重要です。反対に、普段現場で業務を行わない役員や管理職は参加する必要がありません。

4つ目は課題を解決する会議です。業務上で生じた課題を解決するために、有効な対策を検討します。最初に問題の認識や原因の把握を行い、有効な手段がないか意見交換を行うことが多いです。

基本的には課題に直面している人や、課題に間接的に関与している人で会議を行います。活発に意見交換をしつつも、課題解決という目的を見失わないことが重要です。

5つ目は意思決定や決裁を行う会議です。あらかじめ作成した進行スケジュールに沿って意見の交換を行いつつ、最終的なゴールとして意思決定や決裁を行います。ゴールが設定されている都合上、会議には決定権を持つ人物が参加しなければなりません。

意見交換から最終決定まで行う必要があるため、時間内で終わらせるためには会議の進行役を立て、スケジュールに沿って進めていく必要があります。よって、事前準備や進行役の手腕が特に重要になる会議です。

6つ目は理解促進やインプットで、人材育成をおこなう会議です。参加者の教育を目的とした会議で、例えば顧客の理解、業務内容の理解、ノウハウやマーケットの理解などが目的となるものです。

参加人数は様々ですが、少人数で行うことで参加者が質問や発言をしやすくなるため、より効率的に理解促進やインプットを行えます。他の会議と混同してしまうと特に会議の妨げになりやすいものなので、他の会議とは別に場を設けるようにしましょう。

会議の種類について分かったところで、無駄な会議をしないコツについても解説します。会議の種類について正確に把握していたとしても、会議の内容に無駄が多いと、結果的に目的を達成できず、単なる時間の浪費になってしまいかねません。

効果的な会議を行いたいのであれば以下のようなコツを把握し、会議に取り入れることが重要です。

また、議事録の作成と共有を行う際には、自動文字起こしツールを利用することで、更なる効率化が実現できます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

効果的な会議を行いたいのであれば、目的に併せてアジェンダを作成しましょう。アジェンダとは会議の議題や進行スケジュールをまとめたものです。あらかじめアジェンダを作成しておくことで、会議の目的を見失わずに議論をすることができます。

また、アジェンダは時間管理をする上でも重要です。それぞれの議題を話し合う時間に制限時間を設けておけば、限られた時間を有効に活用できます。

会議の目的やゴールを設定しておくことも、無駄な会議を避ける上で重要です。会議の目的やゴールが設定されていないと、参加者が適切な意見交換を行えず、無駄な会議で終わってしまう恐れがあります。

また、目的やゴールが設定されていないと、アジェンダの作成や参加メンバーの選定も難しくなってしまいます。生産的な会議を行いたいのであれば、最初に会議の目的やゴールを設定し、事前準備を行うようにしましょう。

無駄な会議を避けたいのであれば、ファシリテーターを立てることをおすすめします。ファシリテーターとは会議の進行を行いつつ、参加者の意見を引き出し整理することで、最終的な結論を導き出す役割のことです。

ファシリテーターを立てることで、会議の進行がスムーズになるだけでなく、活発な意見交換を実現できます。また、こまめに意見を整理してくれるので、会議の内容が本来の目的から逸脱することを防げます。

ファシリテーターについては以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

会議を無駄なものにしないためには、議事録を作成し、共有することも重要です。議事録を作成しておけば会議の内容を振り返ることができるので、参加者が再度認識をすり合わせることができます。

加えて、次回の会議の議題を考える際に過去の議事録を確認すれば、内容の重複を避けることも可能です。

会議の議事録作成や共有を効率化するために作られた「toruno」というサービスをご存知でしょうか？

会議を自動で文字起こしします。会議中リアルタイムで文字起こしができる他、会議の音声ファイルや動画ファイルをアップロードすることで文字起こしもできます。

加えて、録音や資料が映っている画面を記録するためのキャプチャ機能もあります。

議事録作成の下地に活用できたり、議事録作成をせずにそのまま情報共有することも可能なクラウドサービスです。

「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

会議の種類と無駄な会議をしないコツについて解説してきました。一口に会議と言っても、種類によって目的や適切な参加者が異なります。有意義な会議を行うためには、実施する会議の種類を正確に把握し、適切な進め方をすることが重要です。

また、会議の種類が把握できていても、会議の内容が悪いと時間の無駄になってしまいます。会議の時間帯効果を増やすためにも、アジェンダの作成や目的設定といった事前準備や、議事録の作成などをしっかりと行うようにしましょう。