Web会議のやり方を紹介！必要な機材や準備をわかりやすく解説

この記事では、昨今多くの企業で取り入れられているWeb会議のやり方と必要な機材を紹介しています。準備の方法やWeb会議を主催、参加する方法も掲載していますので、Web会議にお困りの方は参考にしてください。

Web会議とは、パソコンやスマートフォンといった端末をインターネットに接続し、遠方にいてもリアルタイムで音声や映像を共有できる会議のことです。通信インフラの発達や専用アプリケーションの進歩により音声や映像のラグといった問題は起こりにくく、スムーズにコミュニケーションを取ることができます。
Web会議専用のアプリケーションをインストールするだけで誰でも簡単に導入できる手軽さから、ビジネスシーンでも多く利用されています。

同じ遠方から会議を行えるシステムには、「Web会議」の他に「テレビ会議」があります。テレビ会議とは、専用機器と専用の回線を用いて利用する据え置き型の会議システムのことです。据え置き型のため機器を設置した場所からしか利用ができませんが、専用端末での接続となるので解像度が高く、臨場感のあるオンライン会議を実現したシステムになります。一方Web会議は専用機器と専用の回線を必要としないため、どこからでも利用することができるメリットがあります。

Web会議とテレビ会議の大きな違いは器材と品質にあります。テレビ会議は専用の機器と回線を用いるため導入コストがかかりますが、Web会議は端末とインターネット環境さえあれば良いので手軽に導入できます。
品質面に関しては、テレビ会議は専用の回線を使うことによる通信の安定性が特徴で、品質の高い映像と音声を実現できます。

Web会議に必要なものは、パソコン、マイク、カメラの3つです。マイクとカメラはパソコンに内蔵されているものでも問題ありませんが、複数人での会議を想定していたり、快適さを求める場合は別途で揃えておくと良いでしょう。

必要な道具が揃ったら、Web会議用のツールを用意しましょう。よく利用されているのはアプリケーションの「Zoom」と「Microsoft Teams」、Webブラウザで利用できる「Google meet」です。「Zoom」や「Microsoft Teams」はフル機能で使おうと思うと有料になりますが、基本的に無料で利用できます。

Zoomの詳細はこちら

最後に、会議をする場所の確保と機材の設置を行いましょう。会議の場所は防音性に優れており、暗すぎることがない環境を整えることが必要です。また、機材の設置は配線が煩雑にならないように意識すると、スッキリとした会議室に仕上がります。カメラ、マイク、スピーカーが一体化したデバイスも存在しますので、どうしても回線のゴチャつきが気になる方は購入を検討しても良いでしょう。

ZoomはPCアプリに加えてスマホアプリがありますが、ここではPCアプリで会議を主催し参加者に知らせる方法を解説します。

以上が主催者側のやり方になります。

Zoomアプリさえインストールしてしまえば、参加者側の操作は非常に簡単です。

以上の手順で会議へ参加できます。

以上が主催側のやり方になります。また、「Googleカレンダー」で予定を作成すると自動的に「Google Meet」のURLが発行されますので、この方法もおすすめです。

「Google Meet」への参加方法は、一般的に「URLから参加」と「Googleカレンダーから参加」の2通りあります。

パソコンとインターネット環境さえあればWeb会議を行えますが、自分や相手にストレスを与えないようにある程度環境を整えることをおすすめします。より良い会議を行うために、以下のポイントを押さえておきましょう。

パソコンに内蔵されているスピーカーとマイクでも会議は行なえますが、反響してしまったりノイズが入ってしまったりするのでイヤホンとマイクを用意するのがおすすめです。1人用の環境を整えたい場合は、イヤホン(ヘッドホン)とマイクがセットになったヘッドセットの購入をおすすめします。

多くのWeb会議サービスではバーチャル背景が設定できます。自分の背景の様子は意外と会議のノイズになってしまったり、場合によってはプライバシーに関わることもありますので、バーチャル背景はなるべく設定しておきましょう。

Web会議を行う際は、作業コストの削減という点も考慮に入れるとより快適に会議を行えます。そこでおすすめなのが、Web会議の文字起こしを自動で行ってくれるサービス「toruno」です。音質によって文字起こしの精度は変わりますが、イヤフォン・マイクやスピーカーフォンを使うことで、精度良く文字起こしをしてくれます。議事録作成や会議の振り返りを効率よく行えますので、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

Web会議は場所に囚われずに行えるため、主流の方法になっています。
必要な機材が少なく、誰でも簡単に行えるため、是非本記事を参考にWeb会議を行ってみてください。