ウェビナーとは？メリットデメリットや成功のコツ、利用ツールを徹底解説

オンラインでセミナーが開催することができるウェビナー。最近では多くの企業がマーケティングやカスタマーサクセスなどにウェビナーを活用しています。そこで、この記事ではウェビナーのメリットやデメリット、成功のコツを掲載しています。おすすめのウェビナーツールもまとめていますので、ウェビナーの開催を検討している方は是非参考にしてください。

ウェビナーとはウェブ(Web)とセミナー(Seminar)をかけあわせた造語のことで、インターネットを通じてセミナーを配信する形態のことです。
インターネット上で映像・音声をリアルタイムで参加者に共有、または録画した映像を共有することにより、離れている場所からでもセミナーを開催することができます。また、参加者もデバイスさえ持っていればどこからでも参加できるため、その手軽さから開催する人が近年多くなってきています。

オフラインで開催されるセミナーとの大きな違いは、開催コストにあります。オフラインセミナーの場合、会場を押さえないと開催することができませんがウェビナーには大きな会場は必要ありません。また、会場によって参加人数が決定されてしまうオフラインセミナーに対し、ウェビナーは大人数でも問題なく開催することができます。

ウェビナーの配信方法には主に「リアルタイム配信」と「録画配信」があります。リアルタイム配信はその名の通りリアルタイムで放送を配信する方式で、録画配信はウェビナー用に録画しておいた動画を配信する方式です。

リアルタイム配信は参加者の反応を確認しながら進行することができるため、その反応に沿って柔軟に内容を変更させることができます。しかし、回線不良やマイクなどの設定ミスなどのスムーズな進行を妨げるトラブルの発生が懸念されるため、事前にテストを行うなど、念入りに確認しておく必要があります。

録画配信は事前に動画を用意しておくことができますので、内容を開催者の中で最適化した上で参加者に公開できます。また、字幕や効果音といった編集を加えられますので、より見やすい映像に仕上げることも可能です。
しかし、リアルタイムで参加者とコミュニケーションが取れない点がデメリットになります。場合によっては参加者の意見に答えるために、再度録画配信を行うといった手間がかかってしまうこともあります。

ウェビナーの利用は、オフラインセミナーに比べて様々なメリットがあります。メリットをしっかりと理解した上で、どちらの方法で開催するべきかを判断するのが重要です。ウェビナーを行うメリットは主に以下の6点です。

ウェビナーは会場を押さえる必要がなく、マイクやデバイスなどの機材を揃えるだけで良いためオフラインのセミナーに比べて非常に低コストでのイベント開催が可能です。
会場費だけでなく、運営スタッフやゲストなどの交通費や場合によっては宿泊費も削減できます。

最大参加人数が会場の規模に依存するオフラインセミナーと違い、ウェビナーはキャパシティをほとんど気にすることなく開催できます。例えばウェビナー配信サービスとして人気な「Zoomウェビナー」では、最大1万人まで参加することが可能です。

ウェビナーはどこからでも参加できるため移動の必要がなく、参加者の移動費や宿泊費なども抑えることができますので、参加者側の目線でもハードルを低くすることができます。

会場が必要なオフラインのセミナーと違い、ウェビナーは開催する地域に囚われず集客ができるため、日本全国、あるいは海外からでも参加者を募ることができます。
そのため、「人口が少ない場所で開催するため参加者が集まらず開催できない」といった問題点を憂うことなく開催することが可能です。

リアルタイムウェビナーの様子を録画してアーカイブを残しておくことにより、ウェビナーの再配信が可能です。また、録画したウェビナー動画は、編集することで他のコンテンツに流用することもできるので非常に使い勝手が良いです。
オフラインセミナーの場合、その様子をビデオ撮影する必要がありますし視聴者にとって聞きにくい動画になりがちですので、ここは大きな差別点であると言えます。

ウェビナー配信サービスにはアンケート機能やチャット機能が備わっています。オフラインセミナーだと参加者が自分の意見を述べたり、アンケートを配布、修正するのは少しハードルが高いですが、ウェビナーの場合はアンケートやチャットで気軽に意見を伝えられますので、参加者の生の声を聞きやすくなっています。

ウェビナーを行うメリットを紹介してきましたが、それと同時にデメリットも存在します。メリットだけでなく、デメリットも留意した上でウェビナーで開催するかオフラインで開催するかを決定しましょう。ウェビナーを行うデメリットは以下の3点です。

ウェビナーのデメリット1つ目は、参加者の集中が途切れやすく離脱率が高いことです。参加者にセミナーの内容が退屈だと感じさせてしまった場合、ウェビナーだとすぐに退席できてしまいますし、裏で別の作業を開始することもできてしまいます。しかし、オフラインセミナーだと退席時に目立ってしまうため離脱率は低く、最後まで聞いてもらいやすいです。

ウェビナーはカメラやマイク、インターネット回線などの複数の機材を使って配信を行います。そのため、どれか1つでもトラブルが発生するとウェビナー中断となってしまいテンポが悪くなってしまいますし、場合によっては機材トラブルが原因で参加者が離脱してしまうこともあるでしょう。
また、開催者側に不備はなくても参加者の通信環境が悪ければ遅延が発生し、満足にウェビナーを受講することができないといったデメリットも存在します。

ウェビナーは基本的に開催側が一方的に話を進めて進行する方式ですので、オフラインセミナーと比べて参加者との相互コミュニケーションを取るのが難しいです。
そのため、相互コミュニケーションを取るためにはチャット機能を意識的に活用し、参加者の意見を募りながら進行することが求められます。

ここでは、ウェビナーを成功させるコツを紹介します。オフラインセミナーにも当てはまる部分もありますが、インターネットを介した開催ならではのコツもありますので、オフラインセミナーの開催経験がある方も是非参考にしてください。

まず最初にウェビナーを開催する目的を明確化することが大事です。ここが不透明だと目標を定量的に定めるのが困難になりますし、どのような内容にすればいいかも定まりません。ウェビナーの質にも影響してくる部分ですので、必ず最初にウェビナーの目的を定めてから準備を始めていきましょう。

集客するターゲットのニーズを把握することにより、ウェビナーの内容を固めやすくなるのはもちろん、適した集客方法を選ぶことができます。
例えば、20代の若者をターゲットとして定めた場合、この年齢層のユーザーが多いXやInstagram、YouTube®などでの集客が効果的であると判断することができます。

ウェビナーテーマを設定しないと、ウェビナーを通したシナリオ構築が困難になってしまいます。
目的とターゲットが決まったら、その目的を達成するための、そしてターゲットの注目と興味を引くためのウェビナーテーマを設定しましょう。

話す内容がまとまっていない長時間のウェビナーは、参加者の集中力を欠いてしまいますし離脱率も高くなってしまいます。ですので、1時間を目安に話す内容がコンパクトにまとまった企画にするのが重要です。

ウェビナー前に、必ず機材のテストを行いましょう。ウェビナーにおいて機材トラブルは付き物ですし、トラブルが発生すると参加者の離脱リスクに繋がってしまいます。また、余裕があれば当日急に機材の調子が悪くなった際のケアとして予備の機材を用意しておくと安心です。

ウェビナーはオフラインセミナーと比較して参加者との相互コミュニケーションが取りづらいので、意識的にコミュニケーションを取るようにしましょう。
話ながらウェビナーのチャットに目を通すのは大変なので、司会役を1人立てて参加者との橋渡しをしてもらうのがおすすめです。

ウェビナー中やウェビナー終了後には、参加者にアンケートの協力を依頼しましょう。ウェビナーの場合は、アプリの機能でアンケートを取ることもできるので、非常に簡単です。

参加者の生の声を聞くことでウェビナーの内容改善に繋がりますし、年齢などのプロフィールを聞くことでしっかりと最初に定めたターゲット層が参加してくれているかを知ることができます。

CRMやMAツールとは、簡単に言うと「顧客の管理をサポートするシステム」のことです。ウェビナーに参加してくださったユーザーを、しっかりと顧客データと紐づけることで、成果を上げやすくなります。また、レポートの作成がしやすくなるため開催した結果を振り返ることにも役立ちます。

ウェビナーで使用した資料やウェビナーの録画は、マーケティングの素材として再利用しましょう。録画は自社サイトやYouTubeチャンネルにアップロードすることでさらなる集客が狙えますし、ウェビナーに使用した資料はBtoBマーケティングの際に活用できます。
なお、録画映像はそのままアップロードすると非常に長尺になってしまいますので、カットしたり重要な部分だけ切り抜いたりといった編集が必要になります。

ウェビナーの記録には、画面記録（30秒に1度の自動キャプチャ）と同時にリアルタイムでの自動文字起こしもしてくれる「toruno」というサービスがおすすめです。
設定も簡単で初期費用もかかりませんし、チーム間での共有も簡単なことからウェビナー開催のサポートに適したサービスになっています。
ウェビナー内容のテキストファイルも録画編集の際の字幕に使えますので、大変重宝します。

ウェビナーの配信をサポートしてくれるツールは数多く存在します。料金プランも多様ですし、開催側と参加者側の両方の視点から使いやすいか、サポート体制がしっかりしているかなどの差分も判断してツール選定をする必要があります。

ウェビナーツールの料金プランは多様なので、ウェビナーを開催するための予算と照らし合わせて判断しましょう。
初期費用が発生するものや参加人数に応じて料金が変わる従量課金制といったプランも存在します。ですので、予算と同時にウェビナーの規模感も明確にしておきましょう。

ウェビナーに必要な機能が揃っているツールを選ぶようにしましょう。チャット機能やアンケート機能などの参加者とのコミュニケーションに必要なツールに加え、画面共有機能があれば開催者側の用意した資料を共有しやすくなるため、この2つは備わっていることが望ましいです。
また、CRMツールやMAツールなどと連携できる機能が備わっていると利便性が向上するためおすすめになります。

ウェビナーツールの中には、開催中の配信トラブルに対応してくれるスタッフを用意してくれるといったサポート体制の整ったツールもあります。
まだウェビナーの開催に慣れていない方は、サポート体制がしっかりとしたツールを選ぶと安心です。

ここでは、ウェビナーツールのおすすめを3つ紹介します。

「Zoom Webinar」は多くの方が利用している「Zoomミーティング」が提供しているウェビナー開催のためのサービスです。ライセンスに応じて、定員が500〜50,000名まで選択可能なので、大規模のウェビナーにも対応できます。
Q&A機能や参加者リストやアンケート結果、Q&A、入退室のデータを出力することができるレポート機能も備わっていますので、機能面においても非常に充実しています。

MicrosoftのWeb会議システムである「Teams」には、ウェビナー開催用の機能があります。MicrosoftのツールということでOfficeツールとの相性が良い点が魅力です。また、お申込みページ作成機能も付いているため面倒な工程を簡略化できるのも嬉しいポイントになります。

「EventHub」はウェビナーの準備コストを圧倒的に削減できる点が強みのウェビナーツールです。開催時に必要になるフォーム作成や動画配信、アンケート回収、集客メール配信といった作業のサポートしてくれる機能が揃っているため、人件費の削減に繋がります。コメント機能やリアルタイム投票機能も備わっていますので、ウェビナー中に必要な機能も不足なく揃っています。

ウェビナーツールと共に、ウェビナーの画面記録（キャプチャ）と文字起こしができる「toruno」を用意しておくと便利です。
先述の通り、ウェビナーの内容を「文字起こしテキスト＋録音音声＋画面キャプチャ」で保存できるので、開催後の振り返りに役立ちます。

「リアルタイムサービス」は、リアルタイムに投票やQ&Aが行える双方向コミュニケーションサービスです。
コミュニケーションを活性化する機能が備わっているため、参加者の離脱率やアンケートの低回収を防ぐ効果が期待できます。

ウェビナーはオフラインセミナーよりも開催コストが低く、効率よく顧客コミュニケーションが取れます。
利用するウェビナーツールによって開催者の目的に沿うことが可能であるか、参加者により良い体験をしてもらえるかが大きく変わりますので、ウェビナーの目的達成のために適したツールを選択し、より良いウェビナーを開催していきましょう。