Zoomウェビナーの開催方法・ミーティングとの違いもご紹介

Zoomウェビナーとは

まず、はじめにZoomウェビナーについて説明します。
多くの方々がご存じのWeb会議システム「Zoomミーティング」が提供するウェビナー版の有償サービスのことを指します。大きな特徴は最大で５万人まで参加できる大規模ウェビナー・オンラインイベントに対応している点です。
普段使っているZoomミーティングとの主な違いは次の章で説明します。

Zoomミーティングとの違い

ZoomミーティングとZoomウェビナーの主な違いは以下です。

機能面での大きな違いは以下です。

1. 定員：Zoomウェビナーは500～50,000名までが参加できるキャパシティーがあります。
2. オーディオ共有、ビデオ画面共有：Zoomウェビナーでは出席者がビデオやオーディオをコントロールすることが出来ません。
3. Q&A機能：ZoomウェビナーにはQ&A機能があり、チャットだけのやり取りでなくスレッド形式での応対も可能です。
4. レポート機能：Zoomウェビナーはレポートも充実しており、参加者リストやアンケート結果、Q&A、入退室のデータを出力することができます。

上記からZoomウェビナーは、よりホストやパネリストが場をコントロールしやすいシステムになっていると言えます。

Zoomウェビナー開催のメリット・デメリット

1. 参加者のメリット

ウェビナーでオンラインイベントに参加するメリットは何といっても手軽さです。
参加者はパソコンやタブレット、スマートフォンなどで、いつでもどこでも視聴可能であり、会場まで足を運ぶ必要が無いため、会場へ移動する費用や時間、身支度などをする必要がなく、気軽に参加できます。また、人気のセミナーでもリアル開催であれば、席数が限られていたりすることもあり、モニターが見えにくい場合もありますが、ウェビナーであればそのような心配がありません。

2. 開催者のメリット

オンライン上で開催するウェビナーは、イベント会場を用意する必要が無いため、会場探しや会場との日程調整をする必要がありません。また、開催当日の受付や案内が不要の為、コストを抑えて開催することが可能です。
更にオンライン配信であることから、全国各地にWEB上で同時配信することが出来る為、集客がしやすいというメリットもあります。

3. 参加者のデメリット

Zoomウェビナーを視聴する為に、インターネット環境を整える必要があります。電波が弱い、不安定であるなどの回線トラブルや機器のトラブルによって視聴できなくなることがある為、視聴する前にインターネット環境を確認する必要があります。

4. 開催者のデメリット

オンライン上で開催するウェビナーであることから、参加者がウェビナーから離脱しやすいことが大きなデメリットです。また、開催方法によっては質問を受け付けるなどの双方向のコミュニケーションが取れず、視聴者の反応をみながらウェビナーを開催することが出来ないことから、参加者を退屈にしてしまうような一方的なウェビナーの配信になってしまうケースもあります。
また、配信に不慣れな開催者の場合、機材トラブルなどで参加者の信頼を大きく損なってしまうというリスクがあることを忘れてはいけません。

Zoomウェビナーの開始手順

1. 有料会員になる

Zoomミーティングにおいて無料会員の方は有料会員になる必要があります。

2. Zoomウェビナーを申し込む

有料オプションを申し込みます。

3. Zoomウェビナーをスケジュールする

Zoomへログイン後、ウェビナーのトピックや開催日時などを設定します。

4. Zoomウェビナーに参加者を追加・招待する

対象のウェビナーを選択すると、パネリストや参加者へ招待状を送信することが出来ます。

5. ウェビナー登録ページの設定

ウェビナーに申し込む際のページ内容を設定します。基本情報の他に質問項目を設定したり、企業ロゴやバナー、講演者の紹介情報をセットしたりすることが出来ます。

6. メール設定

参加者に送られる確認メールや、リマインド設定を行うことが出来ます。
「ウェビナーやオンラインイベントの参加率はどれくらい？離脱されにくくする方法を紹介」の記事でも紹介した通り、特にリマインド設定は参加予定者の参加率にも影響する重要な設定のため、忘れずに確認するようにしましょう。

7. 本番中に使用する機能の設定

投票機能やアンケート機能を使用予定の方は予め項目を設定しておくようにします。
Q&A機能については、匿名質問の可否や質問者以外の閲覧許可設定、質問への賛成投票の可否など細かな設定を行うことが出来ます。

ウェビナーの開催効果をさらに高めるには？

1. ウェビナー管理プラットフォームを活用する

営業やマーケティング、採用のために多くの企業がZoomでビジネスイベントを実施していることと思います。
一方で、イベントの準備やリードフォローにはコストと時間が非常にかかったわりには、成果を出すのに苦労する企業が多く存在しております。
このようなお悩みをお持ちの場合はウェビナー管理ツールの活用がおすすめです。
例えば、ウェビナー/イベント管理プラットフォーム「Event Hub」では、ウェビナー・イベントの参加登録から、当日の配信、事後アンケートまで、1つのツールで実施することができ、過去からのイベントのデータを計測・蓄積し、効率的にマーケティングに活用することができます。リード管理、スケジュール管理が簡単に完結します。定期的にウェビナーや社内イベントを開催されている企業様におかれましては、特におすすめです。

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2. ウェビナー開催後のフォローアップを充実させる

ウェビナーで取得したアンケートをもとに参加者のフォローアップを成功させるには、次のことを行いましょう。

1. ウェビナー終了後から時間を空けずにフォローを行う
ウェビナー終了から時間が経てば経つほど、参加者の関心度合いが下がり、メール開封率や反応率が下がってしまいます。できるだけ、時間を空けずにアプローチを行うことが重要です。

2. 興味関心度合いに応じたアプローチ方法を実施する
興味関心具合によって、最適なアプローチ方法を実施しましょう。

ホットリード：興味関心度合いが高いホットな相手には、すぐにアプローチを行いましょう。場合によっては、すぐに営業担当者に引き渡して、直接電話でアプローチをすることも良いです。

興味なし層：興味がなければ、定期的にメールを送るなどして、継続的にフォローします。ウェビナー欠席者：ウェビナー申し込みがあったものの、当日欠席した人は、興味関心度合いが不明であるため、引き続き、次回のウェビナー日程の案内を行いましょう。また、申し込みのあったウェビナーテーマに近い資料を送付して、継続的にコミュニケーションを取るようにすると良いです。継続的にフォローを行うため、ウェビナーツールを活用することが効果的です。

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3. ウェビナー中の双方向のコミュニケーションを実現する

Zoomウェビナーにおいても、Q&A機能や投票機能を活用することで、コミュニケーションをとることが実現可能ですが、より参加者のウェビナーの体験価値を高めて頂くためにも、双方向のコミュニケーションをより高い次元で実現することが大切です。リコーでは盛り上がるウェビナーを開催出来るよう、双方向コミュニケーションを活性化させるサービス「リコーリアルタイムコミュニケーション」をご提案することが可能です。
参加者は気軽にコメントや質問ができたり、リアルタイムに投票の集計される様子を共有することで、より臨場感のある参加型ウェビナーを実現できます。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
Zoomは広く普及しているツールですのでウェビナーシーンでもうまく活用していきたいですよね。
また、リコーではウェビナー企画・導入時の相談から、ウェビナーの開催・フォローまでサポートしています。
これからウェビナーを始めたいけどどう進めれば良いか分からず不安、という方は是非ご相談ください。