ウェビナー機材はレンタル？自社購入がおすすめ？貴社にあった選び方をご紹介

ウェビナーに必要な機材とは？

ウェビナーとは、「Web」と「Seminar（セミナー）」を合わせた造語であり、インターネットで配信するセミナーや講演会、講義、研修などを指します。一般的にはオンラインセミナーとも呼ばれています。

ウェビナーを開催する際に、最低限、必要な機材は、パソコンやスマートフォンなどの配信端末、インターネット環境、外付けマイクです。外付けマイクは、パソコンにマイクが内蔵されていない場合に必要になります。

ワンランク上のウェビナーを開催するには、照明、カメラ、モニター、オーディオインタフェース、グリーンバッグ、ミキサー/スイッチャー、キャプチャーボードなどの用意があると良いでしょう。

モニターは、登壇者に見せる資料やカンペを映し出すためのものです。オーディオインタフェースはパソコンにオーディオ信号を入力するための機材で、パソコンにマイク入力端子がない場合は必須です。

ミキサーは複数のマイクを使用する際に、音量を調整するもので、スイッチャーは複数の映像や音声を切り替えるための装置です。キャプチャーボードは撮影した映像・音声をパソコンに出力する機材です。

これらのウェビナー機材は、自社で購入して用意するほか、レンタルで一時的に借りる方法もあります。

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機材を購入した場合とレンタルした場合の費用相場

ウェビナーに必要な機材を購入するか、レンタルするかを迷う場合、気になるのが費用面でしょう。そこで購入した場合とレンタルした場合の費用相場をご紹介します。

機材を購入した場合

パソコン：ウェビナーに適したスペックを搭載したパソコンは、25万～40万円ほどが相場です。

カメラ：外付けのカメラは1万円から存在し、ワンランク上の映像を求めるなら10万～25万円ほどのカメラがよいでしょう。

マイク：外付けのマイクは、ピンマイクなどマイクの種類によって異なります。5千円～4万円まで幅があります。

照明：照明は種類によって異なり、5千円～5万円と幅があります。

ミキサー：1万円～5万円程度が相場です。

機材をレンタルした場合

レンタルサービスでは、機材一式や数種類をセットでレンタル提供されていることが多いです。ケースによって相場は異なります。

例えば、マイク2本と音響設備一式のセットが3万円、機材一式やサポート、スタジオ利用などを含めて20万～50万円などのレンタルサービスがあります。

機材を購入した場合のメリット・デメリット

ここからは、機材を購入・レンタルした場合の、それぞれのメリットとデメリットを確認していきましょう。

まずは機材を購入した場合のメリット・デメリットをご紹介します。

【メリット】

・ウェビナー開催頻度が高い場合には、レンタルよりもコストを抑えられる
基本的に、ウェビナーを頻繁に開催するようなケースでは、レンタルで毎回借りるよりも自社で購入してしまったほうがコストを抑えられます。

・いつでも機材を使用できる環境が整う
購入してしまえば、いつでも機材を使えるため、操作の練習やリハーサルも用意に行えます。結果的に、ハイクオリティなウェビナーを目指すことができるでしょう。

【デメリット】

・コストが高額になることもある
購入すると、どうしてもコストがかさみます。高額な機材となれば、数十万円～数百万円かかることもあります。

・ウェビナー開催状況に応じた配信機材の選定する必要性
開催頻度だけでなく、どのようなウェビナーを開催したいのか、演出や求める映像や音声のクオリティのレベル感に応じて必要な配信機材が変わってきます。購入する場合は、よく吟味して自社に最適なものを選定する必要があります。

・保管場所に困ることもある
ウェビナー機材一式を購入した場合、保管場所が必要になります。保管しておくスペースを用意する必要があります。

機材をレンタルした場合のメリット・デメリット

一方で、機材をレンタルした場合には、次のメリットとデメリットがあります。

【メリット】

・ウェビナーに適したハイクオリティな機材を利用できる
ウェビナーに最適化された機材を一式レンタルする場合は、ウェビナーに適したクオリティの高い機材を利用できるでしょう

・ウェビナー初開催などの際には、使用感を理解できる
ウェビナーを初めて開催する際には、機材の使用も初めてとなるため、まず使用感を確認・理解することができます。購入前に試用してみるということもできるでしょう。

・ウェビナー開催の頻度が低い場合、コストを抑えてハイクオリティに実施可能
ウェビナーを開催する頻度がそれほど高くない場合には、購入するよりもレンタルのほうがコストを抑えることが可能です。また先述の通り、ウェビナーに最適な機材をレンタルすれば、ハイクオリティにウェビナーを実施できます。

【デメリット】

・開催頻度が高い場合は購入よりも高くコストがかかることがある
ウェビナー開催頻度が高い場合は、購入よりもコストが増す恐れがあります。よく検討しましょう。

・移動費用や送料、人的リソースの必要性
機材を借りたり、返却したりするときの移動費用や送料、機材を運ぶ人的リソースなどが必要になります。購入時にはかからないコストという意味で検討が必要です。

・破損した場合の補償の有無によって変わる
もし使用中に機材を破損してしまった場合に、補償がなければ弁償しなければならず、損失が大きくなります。契約前によく確認しておく必要があります。

・延滞金への配慮
レンタルの日数を過ぎてしまい、延滞する場合、一般的には延滞金を支払わなければなりません。購入と比べて、レンタルは心理的に、延滞していないかいつも気にかけていなければならないデメリットはあるでしょう。

購入に向いている企業とレンタルに向いている企業

では、ウェビナー機材を購入するほうが向いている企業と、レンタルするほうが向いている企業は、それぞれどのような特徴があるのでしょうか。確認しておきましょう。

購入に向いている企業

・定期的にウェビナーを開催する予定がある
定期的に頻度高くウェビナーを開催することが決まっている場合は、購入のほうが向いているといえるでしょう。ただし開催頻度に応じて変わりますので、レンタル費用とよく比較する必要があります。

・長期的にコストを抑えたい
ウェビナー開催頻度が低くても、長期的に継続して開催することが決まっている場合は、長期的に見て購入のほうがコストを抑えることができることもあります。

・機材について社内に詳しい人材がいる
すでにウェビナー機材について、社内に詳しい人材がいる場合は、機材の選定時や使用時に迷いが少なくなるでしょう。その分、購入のハードルが下がります。

レンタルに向いている企業

・年に数回しかウェビナーの予定がない
ウェビナー開催頻度がそれほど高くなく、年に数回しかないという場合はレンタルが適しているでしょう。

・初めての開催で機材の使い方があまりわからない
ウェビナー初開催であれば、まずはお試しの意味で、レンタルして使ってみるのも一案です。

・機材について社内に詳しい人材がいない
ウェビナー機材に関して、社内に詳しい人材が存在せず、知識に乏しいという場合は、最適な機材を購入するのはむずかしいものです。まずはレンタルから始めるのがよいでしょう。

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機材の選び方がわからない場合はオールインワンパッケージがおすすめ

ウェビナー機材を購入するか、レンタルするかは、それぞれの企業によって異なってきます。ぜひ最適なほうを選択してください。

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