南城市　新庁舎移転プロジェクト事例 / 地域の力×リコー

INTRODUCTION（沖縄県南城市）

南城市は、沖縄本島南部に位置し、2006年に佐敷町・知念村・玉城村・大里村の1町3村が合併して誕生した。沖縄本島南東部の一部と、琉球神話の聖地である久高島、奥武島から成る。
ユネスコの世界遺産に登録された「斎場御嶽」など、貴重な文化遺跡が数多く残る。愛称は「ハートの形の町」。

南城市ホームページリンク

PROJECT STORY

きっかけ

沖縄県南城市は、2006年（平成18年）に1町3村が合併して誕生した市です。これまで分散していた庁舎機能を統合すべく、新庁舎移転プロジェクトに取り組まれました。
新庁舎は地上4階建てで、災害時の防災拠点や避難施設としての役割も果たせるよう設計されています。
庁舎は、自治体と住民を繋ぐ拠点。南城市は、利用する住民と職員両方が心地よいと感じる空間づくりを目指し、移転に関わるあらゆる業務を、統合的かつ高い専門性でマネジメント出来るパートナーを必要とされていました。
リコージャパンと南城市は2017年に包括的連携協定を締結しており、多様な分野においてお互いの経営資源やノウハウ等を連携させて取組を行っています。
新庁舎移転のご相談を頂き、リコージャパンとしてどのようなお役立ちが出来るのか——そう考えた時、リコージャパンが長年取り組んできた、ワークプレイスの変革に向けた実践事例がお役に立つのではないかと気が付きました。
ペーパーレスへの取組、誰にとっても働きやすいオフィス環境づくりなど、自ら実践したからこそ得た「生きたノウハウ」をご提供できるというリコージャパンの強みを活かし、リコージャパンは南城市新庁舎移転コンサルテーション業務のご提案をいたしました。

「誰でも使える」「維持・継続できる」公文書管理。

4つの自治体が1つになることは容易ではなく、例えば公文書管理においては、下記のような課題がありました。

文書の管理状態が各課バラバラで、文書目録がメンテナンスされていなかったため、情報公開に不安がある
移転後の書庫スペースには限りがあり、不要な文書を区別して破棄する必要があるが、何を残して何を捨てるべきかの判別が難しい

そこでリコージャパンは南城市と共に、誰にとっても使いやすく、分かりやすい環境の実現に向けて検討を重ね、「維持・継続できる」文書管理運用体系の構築と文書管理システムの導入をご提案致しました。

結果

各課がそれぞれ行っていた文書目録の管理を文書管理システムへ移行したことで、役所全体の文書を管理できるようになった
職員の判断に任せられることが多かった保管保存基準を見直したことで、ばらつきがなくなり、不要文書の廃棄がスムーズに進んだ
誰もが同じように利用できるようにするため、管理者と一般利用者にそれぞれ研修を実施。文書管理システムの定着が進み、今後も継続して維持・管理できる文書管理体制が整った

現状の業務に合わせた文書分類や、誰にとっても使いやすいシステムの構築により、業務効率が上がったとのお声を頂きました。

住民・職員のどちらにとっても優しい空間を目指して。

新庁舎移転プロジェクトにおいて南城市が目指されたのは、住民にとって最も身近な存在であり、安心して利用出来る施設であること。
個人情報保護のためのセキュリティの強化はもちろん、様々な人が来庁する施設だからこそ、誰もが気軽に利用できる優しい空間であることが重要でした。
南城市の強い思いに応えるため、リコージャパンでは、下記のようなご提案を実施しました。

窓口空間と執務空間の関係を見直し、お客様の応対方式やセキュリティの考え方に考慮した計画・設計
ユニバーサルデザインの理念を取り入れた、車いすの方でも来庁し易い、広めの通路・スペース
更なるセキュリティ強化のために、セキュリティ扉の設置や、手のひら認証による職員の入退管理

また、組織機構が変動した場合にも、フレキシブルに対応可能なオフィスを構築したことで、職員にとっても働きやすい環境となりました。
庁舎は人と人とが集い、繋がり合う場所です。利用する住民と職員の両方が心地よいと感じる空間となったことで、更なる市民サービスの向上及び地域の活性化が期待されます。

TOPICS

2022年5月31日に沖縄県南城市（市長：古謝景春）とリコージャパン株式会社沖縄支社（支社長：大田喜浩）は、包括的連携に関する協定を締結しました。2017年3月に締結した連携協定をさらに発展させ、連携及び協力事項に自治体DX推進やデジタル田園都市構想に関することを追加しています。

包括連携協定の詳細はこちら

REAL VOICE お客様の声

現：沖縄県南城市議会事務局比嘉勇順様

非常に大きなプロジェクトでしたが、絶対に成功させるという強い思いと、プロジェクトを進める行動力、リコーさんの持つ専門的なノウハウによって無事に終えることが出来ました。人と人との絆が無ければ成し得なかったと感じています。
これからも南城市の歴史・文化・風土といった良さを大切にしながら、市民サービスの向上に繋がるようなDXを推進していきたいと考えています。