お客様事例（株式会社福井洋樽製作所様）

AIの自動認識で「紙」の管理と人力での作業から解放
帳票管理のデジタル化により生産性の向上へ

「RICOH Cloud OCR for 請求書」は、紙やPDFの請求書を文字データ化するクラウド型のAI帳票認識OCRソリューションです。リコー独自の帳票解析技術と画像処理技術を搭載したAIが、請求書に記載された情報を自動認識します。今回は「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入された株式会社福井洋樽製作所様に、導入した背景や効果についてお聞きしました。株式会社福井洋樽製作所様は、工業用容器の開発・製造・販売のエキスパートです。粉体の化学品などの輸送に使用するファイバードラムや、重量物梱包用容器の設計・製造販売のほか、ガソリンや火薬等の危険物容器の設計・製造、国連規格の容器の取得サポートなども手がけ、医薬品・食品・化学・鉄鋼・電線等の大手各社とのお取引があります。

画像：導入の効果

困りごと 1

帳票は本社で一括管理。各工場から郵送される請求書を担当者が手作業で毎月チェックし、種類別に整理する処理にも手間がかかっていた。至急案件のファクスでの処理では、事後確認の手間が生じ、二重支払のミスも起きた。

解決 1

各拠点で請求書をスキャンしてAIが読み取り学習で自動認識。請求書の受け取りや整理の手間と時間が削減され、帳票管理のデジタル化への移行が実現できた。

困りごと 2

会計システムへの入力と銀行の支払処理は、担当者が請求内容を読み上げ、経営者が入力する2名体制で実施。そのため多忙な経営者が毎月この処理のために時間を割いていた。異なる書式の請求書の読み上げや入力に対する負担も大きく、ミスも頻発していた。

解決 2

AIが様々なレイアウトの請求書を学習し各項目を自動認識することで、読み上げによる手入力の処理から脱却。担当者の内容チェックから経営者の最終確認、会計システムへの入力や支払処理までがスムーズに連携できるようになった。ミスが削減されだけでなく、2人揃っての作業が不要になり、負担が大幅に軽減された。

困りごと 3

毎月の会計監査に対応したり過去の請求内容を確認したりする際に、請求書のファイルから目的の請求書を探すことに手間と時間を要した。

解決 3

クラウド上で請求内容を一元管理できるようになり、いつでもどこでも必要な情報の検索と閲覧ができるようになった。監査対応やメンバー間の情報共有が格段に楽になったほか、原価の確認作業に要する手間は半減した。

導入の背景
導入の効果
今後の展望
お客様プロフィールと導入製品

請求情報のデジタル化＆クラウド化で、請求処理の共有が進み、活用も円滑に。

導入の背景

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入されたきっかけや背景をお教えください。

弊社では2017年より業務の合理化を目標に、ペーパーレス化に取り組み、ファクスによる受発注業務を電子化するためにリコーの「Ridoc DocumentSystem」*を導入済みでした。そこで請求書管理の電子化についてリコーの担当者に相談したところ、「RICOH Cloud OCR for 請求書」を営業担当者にご紹介いただき、他社製品と比較して安価なこともあり導入を決めました。
*Ridoc Document System　 https://www.ricoh.co.jp/ridoc_ds/rds/

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」の導入前の状況についてお聞かせください。

弊社は経理部がなく、業務グループで経理を含め総務や庶務、人事を担当しています。毎月約130社から届く請求書の支払処理は経営者が行なっていました。請求書は仕入のほか、材料費や納品のための運送費が多くを占め、各工場から本社へ毎月郵送されてきます。それらをまとめて整理したあと、担当者が支払先と支払額を1件ずつ読み上げ、社長がその内容を会計システムに手入力していました。入力から支払いまで、すべての処理を完了するまでに毎月3時間近くの時間がかかり、多忙な社長が多くの時間を割かなくてはなりませんでした。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」導入前にどのような課題がありましたか。

担当者が請求書の項目を読み上げ、社長が会計システムに手入力をするのですが、請求書のレイアウトが取引先ごとに異なり、読み間違いなどによる支払金額のミスもありました。支払いを間に合わせるため、工場から請求内容をファクスで取り寄せて処理する場合もあります。そのような場合は支払処理後に原本が到着するので、処理済みかどうかの確認に手間取ったり、見落としたりして二重に支払うミスも起きました。こうした入力の時間とミスが「RICOH Cloud OCR for 請求書」の導入により削減され、会計士による監査時などでも過去の請求書の検索が簡単にできるようになると期待していました。

画像：導入の効果

株式会社福井洋樽製作所代表取締役社長福井啓之様

業務グループ課長芝原光浩様　主任澤野寿美子様　瀬能恵美様

導入の効果

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」の導入やサポートはいかがでしょうか。

初期費用と月額のコストパフォーマンスは良いと思います。導入決定後に弊社とリコー、会計システム会社の3社で打合わせを行ないました。マスターデータの取り込みや仕訳読み込みのレイアウト作成など、リコーの担当者がほとんどの作業をしてくれ、順調にスタートできました。初めて操作したのはテスト運用の時でしたが、操作画面はわかりやすく、困ることはありませんでした。当初は会計システムの設定がうまくいかず、CSV出力したデータを会計システムに読み込むテストでエラーが出ましたが、サポートによって無事に解決。このような導入時の担当者のサポートだけでなく、運用後のサポートセンターの対応にも満足しています。固定の取引先が多く毎月同じ操作が多いので、省力化ができないかサポートセンターへ相談したところ、より効率的な利用方法を提案していただき、その後の作業効率が上がりました。

画像：導入の効果

複合機の専用アプリでスキャンし請求書をアップロード

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」導入後のご感想はいかがでしょうか。

学習機能が想像していたよりも優秀でした。OCRによる自動認識のデジタル化によって煩雑な帳票の管理や、請求書原本とデータとの突き合わせ、データの入力から振り込みまでの作業時間が飛躍的に合理化できました。以前は担当者1名が請求書の内容確認を行なっていましたが、帳票一覧の画面で業務グループ内の誰もが場所や時間を選ばずに作業できるようになりました。作業の分散化により、担当者の負荷が軽減されました。最も負担が減ったのは入力と支払処理の作業です。導入以前は3時間ほどかかっていたものが、導入後は紙の請求書が自動でデータ入力され、書き出したCSVファイルを会計システムに読み込んで支払処理までできるようになりました。小切手発行や個別支払い等を含めたとしても30分位で処理が完了します。過去の請求書や毎月の支払いなども簡単に検索できるので、会計士への対応もスムーズになり、月ごとの原価チェックの労力が半分になりました。

今後の展望

●今後の展望をお聞かせください。

弊社は昨年からコロナ対策のため在宅勤務を実施し、本社在籍者は出社を週に2～3日としています。出社した者が受領した請求書を帳票アップロードすれば、在宅勤務者も内容を確認でき、効率アップにつながっています。現在は帳票類のうち請求書のみを「RICOH Cloud OCR for 請求書」で電子データ化していますが、将来的には納品書も電子データ化して管理すれば、紙の管理に伴う無駄な作業をさらに減らせると考えています。原本の保管についても廃止を検討中です。