RICOH Cloud OCR for 請求書 / RICOH 証憑電子保存サービス 社内導入事例 メイクリープス株式会社

テレワーク対応下における「紙のための出社」を解消するために、RICOH Cloud OCR for 請求書を、電子帳簿保存法に対応するため、RICOH 証憑電子保存サービスを導入。バックオフィス業務のテレワーク対応と大幅な効率化、電子帳簿保存法遵守の体制を実現。

背景と課題

バックオフィス業務に充てられる人員は限られている。

クラウド見積・請求・入金管理ソフト　MakeLeapsの開発、運営、販売を行っているメイクリープス株式会社。「元々、MakeLeapsは社内の請求業務システムとしてスタートしたものです」と語るのは、同社代表取締役社長の児玉 哲氏。「前身の会社ではITコンサルティングを行っていました。顧客が増える一方で、当時は今以上に人数が少なく、少人数で業務を回していく必要があり、請求書の発行や入金管理を効率化するために開発したのがMakeLeapsでした」と語ります。その後、MakeLeapsはクラウドサービス化され、同社はMakeLeapsを専業とする企業へ変わりましたが、バックオフィスの体制には変化がなかったといいます。「社員は30名ほどとなりましたが、バックオフィス業務を担当するのは3名。それも経理業務のみならず、人事、労務も兼務しています。経営の立場から言えば、直接的な利益の創出にはつながりにくいバックオフィス業務に対して人を増やすというのは難しい判断です」といいます。
経理業務を統括する最高財務責任者の田沼裕介氏は「人員が限られつつも、間違いがあってはいけないというのもバックオフィス、特に経理業務の特徴です。したがって、生産性を上げつつ、いかにミスを防ぐかという点が課題としてありました」と語ります。

「紙で受領した請求書の入力作業」のため、テレワーク下でも出社を余儀なくされる。

以前より、顧客に対してはMakeLeapsを使って請求書の作成や発送を電子化・効率化していた同社ですが、支払先となる開発パートナーやベンダーからは請求書を紙で受け取ることがほとんどでした。「毎月、約40社から150枚ほどの請求書が紙で届いていました。当時は意外とITベンダーでも紙で請求書を発行する会社は珍しくありませんでした」（田沼氏）。
実際に業務を行う同社経理担当の伊藤綾香氏は「紙での処理にも慣れていましたし、チェックなどは紙のほうがやりやすいこともあり、あまり問題意識はありませんでした。逆にPDFでもらった請求書も、紙で印刷していたぐらいでしたので」と語ります。
ところが、状況が変わったのはコロナ禍により、テレワーク勤務に移行したときでした。伊藤氏は「多くの業務が在宅でできた中、どうしてもテレワークで対応できなかったのが会社に届く請求書の処理でした。開封して内容を確認する作業があるので、仕方なく月末には出社して処理をするようになりました」と語ります。その後、取引先からくる請求書はほぼ全てメールで送られてくるようになりましたが、「チェックのために家で請求書をプリントアウトするわけにもいかず、やはり月末に出社して、すべて出力し、目検でチェックしていました」（伊藤氏）
この状況に田沼氏は問題意識を持ちました。「月1回でも出社が必要な状況だということもさることながら、請求書処理業務では、ネットバンキングへの送金指示の準備もあります。支払いデータ作成のために請求書の内容を手入力し、ミスがないようにそのデータをダブルチェックする体制となっており、処理が集中する月末は残業せざるを得ない状況でした」（田沼氏）。

RICOH Cloud OCR for 請求書　導入の経緯

BCP、そして複合機との親和性の高さから、RICOH Cloud OCR for 請求書を選定。

テレワーク、さらには請求書処理そのものの業務負荷解消のため、同社にて対応方法の検討がスタートしました 。田沼氏は「バックオフィス業務は何よりも正確性と効率性の両立が重要です。業務の効率化は重要ですが、その一方で支払にミスがあってはいけません。事業が拡大し、請求書の処理枚数も増える中「人員を増やさずいかに会社を支えるか」という観点から、システムの導入を検討しました」と語る。
最終的には「RICOH Cloud OCR for 請求書」（以下、Cloud OCR for 請求書）の導入を決定します。「紙やPDFで送られてくる請求書を効率的かつ正確に処理するにはOCR化がベストと考えました。そのうえでテレワーク対応や、コロナ禍における事業継続の観点からは、働く場所の制約を受けないクラウドサービスが望ましいですし、タッチパネルから直接アップロードができるなど、社内で使っているリコーの複合機との親和性の高さもありCloud OCR for 請求書を選定しました」（田沼氏）。

「人員が限られつつも、間違いがあってはいけないのがバックオフィス、特に経理業務の特徴です。したがって、生産性を上げつつ、いかにミスを防ぐかという点が課題としてありました」

メイクリープス株式会社 最高財務責任者 田沼裕介氏

RICOH 証憑電子保存サービス　導入の経緯

「改正電子帳簿保存法対応」を進めるために。

Cloud OCR for 請求書に引き続き、同社ではRICOH 証憑電子保存サービス（以下、証憑電子保存サービス）を導入しました。
その背景として田沼氏は「改正電子帳簿保存法への対応に当たり、自社発行の取引書類はMakeLeapsで、受領した請求書はCloud OCR for 請求書で対応できていましたが、営業部門などで受領する見積書や注文書、発注書などの書類に関しては改正電子帳簿保存法の要件に従って保存する仕組みがありませんでした。これらの書類を経理で保存・管理する必要もあったので、システム導入を決めました」。
証憑電子保存サービスを選定した理由として田沼氏は「Cloud OCR for 請求書とユーザーインターフェイスが似ていて、操作に慣れやすい点、そして、近くMakeLeapsと連携してMakeLeaps上で作成した書類を保存できる機能が付加される予定（2022年7月にリリース済）があり、各書類を統合して管理できることから導入を決めました」といいます。

●RICOH 証憑電子保存サービス・RICOH Cloud OCR for 請求書で提供している電子帳簿保存法電子取引の主な要件への対応

「何より、時間との戦いというプレッシャーと、入力ミスをしてはならないという責任感の重さというストレスから開放されたことが大きいです」

メイクリープス株式会社 経理担当 伊藤綾香氏

今後の展望

クラウドサービスだから、法改正にも追従してもらえる安心感。

電子帳簿保存法は今後も法律の改正が予想されますが、それに対して田沼氏は「クラウドサービスならではの良さに、継続的なバージョンアップが期待できるという点が挙げられます。特に電子帳簿保存法は今後も改正される可能性がありますが、都度都度、定められた要件への対応を行ってもらえると思うので、安心して使っていくことができると思います」と語ります。

直接的にお金を生まない業務だからこそ、ITで効率化を

伊藤氏は「正直、今回のソリューションを導入するまで、取引書類保存のペーパーレス化はできても、チェック時のペーパーレス化は、いわゆる“紙慣れ”で難しいと考えていました。しかし、Cloud OCR for 請求書のように画面デザインなどの工夫で紙なしでもできるようになるんだと体感することができました。もちろんすぐには難しいと思いますが、ステップ・バイ・ステップで進めていけば、ペーパーレス化は実現できると思います」と語ります。児玉氏は「紙には紙の良さがあります。したがって無理にすべてをペーパーレス化する必要はないと思っています。ペーパーレス化できるものと、紙として残すものをしっかり切り分けて進めていけばいいと考えています」
最後に児玉氏は「バックオフィス業務はどちらかといえば変化を好まない業務でしたが、このコロナ禍で変わらざるを得なくなりました。直接お金を生まない業務だからこそ、ITを活用して業務効率化を進めることが重要だと考えています」と語りました。

「バックオフィス業務は直接お金を生まない業務だからこそ、ITを活用して業務効率化を進めることが重要だと考えています」

メイクリープス株式会社 代表取締役社長 児玉 哲氏

プロフィールと導入製品