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画像:クラウド型証憑書類保存サービス
画像:クラウド型証憑書類保存サービス

クラウド型証憑書類保存サービス

RICOH
証憑電子保存サービス

様々な証憑をひとまとめに。
手軽に手間なく始められる電子保存サービス。

2022年1月施行 改正電子帳簿保存法に対応
2022年1月施行 改正 電子帳簿保存法
メール添付やWEBからのダウンロード、ペーパーレスFAXでやり取りしている
その証憑書類、紙に印刷しての保存は認められなくなります!!

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、「税法で保存が定められている国税関係の帳簿書類を、本来の紙保存から電子データに替えて保存することを認める」ものです。施行以来、度重なる改正が行われましたが、2022年1月施行の改正では大幅に内容が緩和・強化されました。背景には、社会のデジタル化や急速に普及したリモートワーク、生産性向上など働き方の変化があります。

2022年1月改正のポイントは?

今回の改正は、取引書類のペーパーレス化やリモートによる経理処理を実現する上で絶好の機会と言えます。特にスキャナ保存要件では、事前承認制度の廃止など大幅に要件が緩和され、紙書類の電子保存が取り組みやすくなります。その一方で、電子で送受信する請求書などの取引書類は、電子での保存が原則義務化され、紙で印刷しての保存が認められなくなります。

電子帳簿保存法改正ポイント解説特集ページ

2022年1月施行 改正電子帳簿保存法に対応*
入力代行サービスとも連携して、様々な証憑を一元保存する電子保存サービス。

「RICOH 証憑電子保存サービス」は、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に準拠した証憑電子保存サービスです。
請求書などの証憑をスキャナ保存要件や電子取引要件に準拠した、リコーがご提供するクラウドストレージに電子保存ができるほか、 法令要件で必要な「取引先名」「取引金額」「取引日」への索引付けは、リコーの入力代行サービスによって正確にデータ化できます。

*:スキャナ保存要件および電子取引要件に対応

課題解決(電子取引の保存方法)

画像:1 事前の準備

事前の準備

電子取引の保存で専用のサービスを
利用しない場合
画像:電子取引の保存で専用のサービスを利用しない場合

改ざん防止・入力ルールの社内調整

事務処理規定(社内規定)の作成・準備

RICOH 証憑電子保存サービスを
ご利用いただいた場合
画像:RICOH 証憑電子保存サービスをご利用いただいた場合

社内規定サンプルを契約時にお渡し

サンプルでかんたんに社内規定を作成

画像:2 真実性の確保のために

真実性の確保のために

専用のサービスを利用しない場合
画像:専用のサービスを利用しない場合

準備した社内規定を徹底した電子保存をする

やむを得ない理由により保存する取引データを訂正、
または削除する場合は、内容を社内で記録し、
事後に履歴の確認作業が行えるよう、法定期間は保存しておく。

RICOH 証憑電子保存サービス
画像:RICOH 証憑電子保存サービス

社内規定に沿って、訂正削除せずアップロードして保存

社内規定に沿って保存された証憑は、削除が出来なくなるため改ざんすることが出来ません。

画像:3 可視性の確保のために

可視性の確保のために

専用のサービスを利用しない場合
画像:専用のサービスを利用しない場合

「取引日」「金額」「取引先」の入力を行う

RICOH 証憑電子保存サービス
画像:RICOH 証憑電子保存サービス

入力代行を使えば規定3項目の入力は不要*

*お客様自身で入力する場合は「取引日」「金額」「取引先」の入力を行います。

RICOH 証憑電子保存サービスなら、すぐに手間なく、電子保存が始められます!

スキャナ保存にも対応しているので、紙と電子の二重管理にお悩みのお客様にもおススメです。

※スキャナ保存要件は電子取引要件とは異なりますので、詳細につきましてはご相談ください。

画像:複雑な社内規定の作成不要

複雑な社内規定の作成不要

画像:証憑をアップロードするだけ!

証憑をアップロードするだけ!
※入力代行サービス利用時

画像:クラウドだから自席から簡単に検索可能!

クラウドだから自席から簡単に検索可能!

画像:ファイリングにかかる手間と時間も削減

ファイリングにかかる手間と時間も削減

画像:複合機専用アプリなのでスキャン読み取り時の設定も迷わず直接アップロード

複合機専用アプリ*なので
スキャン読み取り時の設定も迷わず
直接アップロード

* 対応機種は仕様にてご確認ください

動作保証環境

対象ブラウザー バージョン
Google Chrome™ 最新バージョン
Mozilla Firefox® 最新バージョン
Microsoft Edge® 最新バージョン

リコー複合機対応機種

(2022年4月現在)

フルカラー複合機 RICOH IM C8000/C6500/C6000/C5500/C4500/C3500/C3000/C2500/C2000/C300
RICOH MP C8003/C6503/C6004/C5504/C4504/C3504/C3004/C2504/C307/C306
RICOH MP C4504RC/C3004RC
モノクロ複合機 RICOH IM 9000/8000/7000/430F
RICOH IM 6000/6000F/5000/5000F/4000/4000F/3500/3500F/2500/2500F
RICOH MP 9003/7503/6503/6055/5055/4055/3555/2555
モノクロプリンター複合機 RICOH IP 500SF
オンデマンドプリンティング RICOH Pro C5310/C5300 Pro C5210/C5200

証憑保存仕様

対象証憑

〈相手方から受領した証憑〉
請求書、納品書、領収書、見積書、注文書、注文請書、検収書
〈自己が発行した証憑〉
請求書(控)、納品書(控) 、領収書(控) 、見積書(控) 、注文書(控) 、注文請書(控)、検収書(控)

ファイル形式

PDF

保存期間 最大11年3カ月
入力代行サービス データ化項目 取引先名、金額、取引日

海外の書式で書かれたものは対象外です。

価格表

(消費税別)

商品名 価格
RICOH 証憑電子保存サービス 基本料金 3,000円 / 1契約
RICOH 証憑電子保存サービス 入力代行サービス 70円 / 1通
RICOH 証憑電子保存サービス 10GB追加ストレージ料金 500円 / 1契約

別途、初期費用としてRICOH クラウドアプリケーション スタートパック(5,000円)が必要となります。

基本料金は10GBのみとなります(保存は約5万通、1通は200KBを想定)。10GBを超える場合は、超過した分のストレージ料金料(500円(消費税別)/ 10GB)が月額で発生いたします。

基本料金は契約月のみ無償となります。入力代行サービスおよびストレージ容量のカウントは、契約月より料金適用の対象となります。

基本料金は10GBのみとなります(保存は約5万通、1通は200KBを想定)。10GBを超える場合は、超過した分のストレージ料金料(500円(消費税別)/10GB)が月額で発生いたします。

入力代行サービスは、証憑ごとにアップロード時にお客様にてご選択が可能です。

お問い合わせ

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関するお問い合わせを受け付けております。

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