お客様導入事例　アイサンテクノロジー株式会社 様 入力代行と業務に合わせた電子帳簿保存法の対策で、手軽に手間なく業務運用。

① 電子帳簿保存法への適切な対応

② 業務効率化のため請求書、納品書のペーパーレス化を推進したかった

③ 電子帳簿保存法への対応にあたり、業務負荷を増やしたくなかった

① RICOH 証憑電子保存サービスの導入で証憑類の適切な保存が可能となった

② 複合機からの直接アップロードや、RICOH 受領請求書サービスとの連携により、スキャニングから業務処理まで効率的に運用できるようになった

③ 入力代行サービスの活用で検索項目入力を効率化できた

同社では、急伸するMMS（モービルマッピングシステム：自動車等の車両による3D測量システム）などの新しい事業関連の請求書や納品書はデータで受領するものがほとんどであるのに対して、以前からの測量機器に関連する請求書や納品書類は紙の割合が多く、全体では約5割の月100件程度が紙で送られてきています。

同社取締役　経営管理本部　本部長の曽我泰典氏は「当社では、これらの取り扱いを効率化するために、ペーパーレス化に取り組んできました。その一環として、2019年には紙請求書の入力を自動化できるRICOH 受領請求書サービス（旧：RICOH Cloud OCR for 請求書）を導入し、業務負荷を50%以上削減できるなど成果を上げています」と語ります。

その一方で、電子帳簿保存法への対応も迫られつつありました。同社で主に請求書処理を担当する、経営管理本部　財務会計部　課長の中村宙史氏は「以前はスキャナ保存などの要件が厳しかったため着手できていませんでしたが、2022年１月の改正電子帳簿保存法施行で、要件が緩和され対応のハードルが下がってきたため、本格的な対応を決めました」と話します。

同社では電子帳簿保存法対応にあたり、 「業務負荷を増やさないこと」（曽我氏）を前提として、ワークフローを徹底的に見直し、電子帳簿保存法対応しつつ業務効率化するための方法や手段を検討していきました。「電子化するもの、紙保存のままとするもの、現在は紙保存だが将来的には電子化するものなどを明確化し、それぞれの業務ごとにソリューションを当てはめていきました」（曽我氏）。

その頃、リコージャパンから紹介があったのが、サービスを開始して間もないRICOH 証憑電子保存サービスでした。「リコー複合機から直接アップロードできるようになることや、入力を代行する『検索項目入力代行サービス』が提供されることなど、業務負荷を最小限に抑えたいという当社のニーズにぴったりはまると感じました。さらにRICOH 受領請求書サービスとユーザーインターフェースが似ている点、連携の予定もあるとのことで、さらなる効率化も期待できることから導入を決めました」（曽我氏）。改正電子帳簿保存法の施行にあわせて2022年1月にサービスの利用を開始しました。

実際に業務を担当する中村氏は「現在、請求書や納品書をあわせて月に300件ほどあり、処理は月初に集中することもあって、手間のかかる検索項目入力の代行は助かります」といいます。「入力が正確で、プレビュー画面も確認が必要な情報はだいたい同じ位置に表示されるので、チェックもとても楽です」。

曽我氏は「まだ、税務調査の場での利用がないので、検索についてはまだそれほどの実感はありませんが、過去の取引に関する請求書、納品書が同じ画面で検索できるようになったので、業務効率化にも効果があると考えています」といいます。

RICOH 証憑電子保存サービスとRICOH 受領請求書サービスの連携サービスが始まり、同社でも使用を始めています。中村氏は「本格的な利用はこれからですが、これまでRICOH 受領請求書サービスとRICOH 証憑電子保存サービスそれぞれにアップロードが必要でしたが、今後は処理した請求書がそのまま証憑電子保存サービスに保存されるので、一段と効率よく業務が進められると期待しています」と語ります。

同社では2023年春を目処に、電子帳簿保存法対応、インボイス制度対応を進めています。

今後の取り組みとして曽我氏は「納品書に関しては、各部門での対応が必要であり、まだ電子保存に対応できていない部門もあります。これに対しては各部門で担当者を決めて電子化を進めていきます。また、請求書処理業務はRICOH 受領請求書サービスで効率化できたがゆえに、今のところ（中村氏）一人の業務となっているので、今後は業務を可視化、標準化して他の担当者でもできるようにして行きたいと考えています」と語ります。

最後に、曽我氏に電子帳簿保存法、インボイス対応のポイントをお伺いしたところ、「先ほどもお話したように、当社では業務フローや顧客との書類のやり取りの状況などを踏まえ、適材適所のソリューションを採用しています。受領する領収書や納品書はRICOH 証憑電子保存サービスを導入しましたが、当社が発行する請求書等は会計システム側での対応を進めています。また契約書も別のシステムがあるのでそちらで管理しています」。

「電子帳簿保存法対応の本質としては、税務調査において必要とされる書類を、求められた際にすばやく検索して取り出せるか、ということだと思います。当社の場合であれば、どのシステムにどの書類が保存されているのかが明確になっており、逆に統合的に保存してしまうと、検索などで混乱を招くと予想されるのであえてシステムを分けています。このあたりは会社の規模や業務フローによっても異なると思いますので、ソリューションありきではなく、まずは目的やアプローチ方法を明確にして進めていくのがいいのではないでしょうか」と語ってくださいました。

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