お客様導入事例　アイサンテクノロジー株式会社 様

●経営管理本部財務会計部様の主な役割と人員構成をお聞かせください。

中村様 財務会計部の人員は4名です。業務内容は支払い請求書の管理と、売上の入出金の確認。あとは経営の数字上の管理。業績の報告や税金等々の計算も含めて、会社内の数字全体を管理する業務です。

曽我様 当初は開発したソフトウェアをパッケージ販売していたため、経理業務もシンプルだったのですが、事業が拡大していくにつれ、複雑になってきています。例えば、「地図を作る」という請負業務をやっているのですが、案件ごとにどれくらいの原価がかかり、いくら利益が出たかを追いかけていくため、煩雑化してますね。

導入の背景

1ヵ月に約200通の請求書を、2名が手入力でデータ化。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入する以前の業務手順をお教えください。

曽我様 財務会計部で各部門に届く紙の請求書をすべて手入力でデータ化して、その次に仕訳データを作っていました。

中村様 2名体制で、1ヵ月に約200通の請求書を入力していました。最終的には会計システムにインポートされるのですが、その前段階でExcelへの打ち込みと、入力内容のチェック作業をしていました。他にも業務はあるので、そこにばかり時間を取られるのも頭が痛かったですね。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入されるきっかけはどのようなことでしたか。

曽我様 事業が拡大するなかで経理業務も煩雑化してしまったため、経理のシステムを全体的に見直そうということになりました。請求書は件数が多く、フォーマットも異なり、届くタイミングもバラつきがあるため、月初の2～3日は大変でしたね。そこを何とか自動化したいという思いがありました。仕訳作業などが複雑になってしまっていたので、経理担当者が異動した際にも、業務内容がブラックボックスにならない、汎用的なものにしたいという気持ちもありました。でも請求書をデータ化するのに、あまりコストもかけられない。そんな折にリコーからのメールマガジンが届き、「RICOH Cloud OCR for 請求書」のサービス開始案内が目に留まって。これだ！！と思い、すぐに連絡しました。

導入の効果

請求書入力作業の50％以上の削減効果を実感。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入されてからの印象はいかがでしたか。

曽我様 請求書入力やチェックの負荷削減という効果が、最も大きかったと感じています。「RICOH Cloud OCR for 請求書」に期待したのは、請求書入力の負荷削減と入力ミスの削減や経理業務の省人化などです。業務効率化を目的に導入しているため、できる限り省力化したいという思いがありましたので、BPO付きのプランにしました。

中村様 請求書入力の負荷としては、50%以上は削減できていると思います。現状は、日付、金額、部門名・部門コード、勘定科目名・科目コード、摘要内容などを抽出しています。また、OCRでデータ抽出をした後、取引先情報を手入力しているのですが、前月と同じ内容であれば、直近の取引情報がプリセットされるので、翌月以降はたいへんラクになりますね。前月情報が引き継がれるのは、異動で担当者が代わった際などに心強い点にもなります。

●導入はスムーズに進みましたでしょうか。その後の効果はいかがでしょうか。

中村様 最初に操作について説明を受け、そのまま稼働できました。その説明で理解できましたし、画面を見れば分かるるので、操作の難しい部分はありませんでした。

曽我様 消費税の税率が変わったタイミングで、税金関係の数字の設定でちょっと迷ったくらいでしょうか。トライアルの期間、検証ができたので大丈夫でした。

会計システムとの連携が、さらなる効率化へのカギ。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」にご要望はありますでしょうか。

中村様 仕訳データを直接、会計システムに取り込むのですが、いくつか項目がないものがあります。付加情報をつける作業が発生しているので、ここが連携することができれば、かなり助かりますね。

曽我様 いろいろなマスタと会計システムが繋がっていないので、それらを自動的に繋げられるようになると効率的ですね。

今後の展望

AIで出来ることは、AIに任せて、人間は確認するだけが目標

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」の今後の展望などありましたらお教えください。

曽我様 ビジネスが拡大するなか、全社的にも業務効率化・汎用化が重要な課題となっています。これまで人にノウハウを蓄積していたものが、「RICOH Cloud OCR for 請求書」が代わりにそれを蓄積してくれると思うと、これからが楽しみです。また、将来はAIでできることはAIに任せて、人間は確認するだけというのが最終的な目標ですね。

RPAはRobotic Process Automationの略称です。