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お客様導入事例 アイサンテクノロジー株式会社 様

請求書支払処理工数50%削減に成功、会計システムとの連携で経理業務を効率化

請求書入力の負荷削減と入力ミス削減、経理業務の省人化を低コストで実現。

「RICOH Cloud OCR for 請求書」は、紙やPDFの請求書を文字データ化するクラウド型の AI帳票認識 OCRソリューションです。リコー独自の帳票解析技術と画像処理技術を搭載したAIが、請求書に記載された請求金額、請求日、請求元名称などの情報を自動認識。データ化した情報は、CSVファイルにて会計システムや銀行支払いシステムと連携できます。
今回は昨年11月に「RICOH Cloud OCR for 請求書+BPOサービス」を導入された、アイサンテクノロジー株式会社 経営管理本部 財務会計部様に、導入の背景や導入の効果、今後の展望についてお聞きしました。

* BPOサービス(ビジネス・プロセス・アウトソーシング・サービス)OCR結果の確認・修正をリコーがサポートするアウトソーシングサービスです。

事業内容と部門の役割

経理業務の複雑化・細分化に対応することが急務に。

●はじめにアイサンテクノロジー様の会社概要と業務内容をお教えください。

曽我様 アイサンテクノロジー株式会社は、「測量」に関わるソフトウェアの開発を中心に、ハードウェアを組み合わせたソリューションを提供している会社です。1970年の設立で、今期が50期となります。創業当初はプログラミングできる関数電卓を販売していました。その中で、測量計算のプログラムを開発し、測量会社さんに使っていただいたところ、かなり高い評価をいただき、それが当社が測量設計・不動産登記の市場に参入したきっかけとなりました。

中村様 最近ではIoTの進化により3D計測が主流となってきており、当社でも本格的な3D対応に深化したソフトウェア開発とソリューションを提供しています。例えば、これまで地点の一点一点を測っていた作業を、GPSやカメラ、スキャナ搭載のクルマを走らせるだけで周辺を三次元測量できる「モービルマッピングシステム(MMS)」というものがあるのですが、これをベースに、自動車の自動運転技術の分野など新しい事業分野にもチャレンジしています。

アイサンテクノロジー株式会社 経営管理本部本部長 取締役 曽我 泰典様 経営管理本部財務会計部 経理課課長 中村 宙史様

アイサンテクノロジー株式会社
経営管理本部本部長 取締役 曽我 泰典様
経営管理本部財務会計部 課長 中村 宙史様

●経営管理本部財務会計部様の主な役割と人員構成をお聞かせください。

中村様 財務会計部の人員は4名です。業務内容は支払い請求書の管理と、売上の入出金の確認。あとは経営の数字上の管理。業績の報告や税金等々の計算も含めて、会社内の数字全体を管理する業務です。

曽我様 当初は開発したソフトウェアをパッケージ販売していたため、経理業務もシンプルだったのですが、事業が拡大していくにつれ、複雑になってきています。例えば、「地図を作る」という請負業務をやっているのですが、案件ごとにどれくらいの原価がかかり、いくら利益が出たかを追いかけていくため、煩雑化してますね。

導入の背景

1ヵ月に約200通の請求書を、2名が手入力でデータ化。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入する以前の業務手順をお教えください。

曽我様 財務会計部で各部門に届く紙の請求書をすべて手入力でデータ化して、その次に仕訳データを作っていました。

中村様 2名体制で、1ヵ月に約200通の請求書を入力していました。最終的には会計システムにインポートされるのですが、その前段階でExcelへの打ち込みと、入力内容のチェック作業をしていました。他にも業務はあるので、そこにばかり時間を取られるのも頭が痛かったですね。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入されるきっかけはどのようなことでしたか。

曽我様 事業が拡大するなかで経理業務も煩雑化してしまったため、経理のシステムを全体的に見直そうということになりました。請求書は件数が多く、フォーマットも異なり、届くタイミングもバラつきがあるため、月初の2~3日は大変でしたね。そこを何とか自動化したいという思いがありました。仕訳作業などが複雑になってしまっていたので、経理担当者が異動した際にも、業務内容がブラックボックスにならない、汎用的なものにしたいという気持ちもありました。でも請求書をデータ化するのに、あまりコストもかけられない。そんな折にリコーからのメールマガジンが届き、「RICOH Cloud OCR for 請求書」のサービス開始案内が目に留まって。これだ!!と思い、すぐに連絡しました。

導入の効果

請求書入力作業の50%以上の削減効果を実感。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入されてからの印象はいかがでしたか。

曽我様 請求書入力やチェックの負荷削減という効果が、最も大きかったと感じています。「RICOH Cloud OCR for 請求書」に期待したのは、請求書入力の負荷削減と入力ミスの削減や経理業務の省人化などです。業務効率化を目的に導入しているため、できる限り省力化したいという思いがありましたので、BPO付きのプランにしました。

中村様 請求書入力の負荷としては、50%以上は削減できていると思います。現状は、日付、金額、部門名・部門コード、勘定科目名・科目コード、摘要内容などを抽出しています。また、OCRでデータ抽出をした後、取引先情報を手入力しているのですが、前月と同じ内容であれば、直近の取引情報がプリセットされるので、翌月以降はたいへんラクになりますね。前月情報が引き継がれるのは、異動で担当者が代わった際などに心強い点にもなります。

●導入はスムーズに進みましたでしょうか。その後の効果はいかがでしょうか。

中村様 最初に操作について説明を受け、そのまま稼働できました。その説明で理解できましたし、画面を見れば分かるるので、操作の難しい部分はありませんでした。

曽我様 消費税の税率が変わったタイミングで、税金関係の数字の設定でちょっと迷ったくらいでしょうか。トライアルの期間、検証ができたので大丈夫でした。

会計システムとの連携が、さらなる効率化へのカギ。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」にご要望はありますでしょうか。

中村様 仕訳データを直接、会計システムに取り込むのですが、いくつか項目がないものがあります。付加情報をつける作業が発生しているので、ここが連携することができれば、かなり助かりますね。

曽我様 いろいろなマスタと会計システムが繋がっていないので、それらを自動的に繋げられるようになると効率的ですね。

異なる請求書のフォーマットも複合機にセットして一括でスキャンすることで、記載された情報を自動的に抽出します。

今後の展望

AIで出来ることは、AIに任せて、人間は確認するだけが目標

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」の今後の展望などありましたらお教えください。

曽我様 ビジネスが拡大するなか、全社的にも業務効率化・汎用化が重要な課題となっています。これまで人にノウハウを蓄積していたものが、「RICOH Cloud OCR for 請求書」が代わりにそれを蓄積してくれると思うと、これからが楽しみです。また、将来はAIでできることはAIに任せて、人間は確認するだけというのが最終的な目標ですね。

RPAはRobotic Process Automationの略称です。

お客様プロフィールと導入製品

お客様情報

■お客様名称:アイサンテクノロジー株式会社様

■本社所在地:愛知県名古屋市中区錦三丁目7番14号 ATビル

■設立:1970年8月

■連結グループ従業員数:114名(男性91名 女性23名)(2020年3月31日現在)

■事業内容:1. 公共測量・登記測量・土木建設業向けCADシステムの設計・開発・販売及び保守業務
2. 世界座標化への解析ソフト・変換モジュールの受託開発業務
3. 高精度三次元地図整備のためのソフトウェア研究開発業務
4. 三次元計測及び高精度三次元地図データ作成の請負業務
5. モービルマッピングシステム販売事業
6. 自動運転に係る実証実験請負、自動運転システム販売事業

■URL:https://www.aisantec.co.jp/

アイサンテクノロジー株式会社様

導入ソリューション

■RICOH Cloud OCR for 請求書


  • 本ページに掲載されている情報は、2020年6月現在のものです。

「RICOH Cloud OCR for 請求書」導入検討ガイド

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