お客様導入事例　エム・エム ブリッジ株式会社 様 電帳法対応を機に、購買業務のデジタル化をRICOH コンテンツ活用＆業務効率化サービス（DocuWare）で実現。DX基盤を構築

橋梁事業をはじめとする鋼構造製品の総合エンジニアリング会社であるエム・エム ブリッジ株式会社。
そのルーツはわが国初の鉄の橋｢くろがね橋｣（1868年）を建設した長崎製鉄所に遡り、本州四国連絡橋や横浜ベイブリッジ、東京ゲートブリッジなど、名だたる長大橋を始めとして、数多くの橋梁や鋼構造物の設計、施工、保全を一貫して手掛けています。

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同社では橋梁や港湾などで使われる鋼構造物の設計・製造から施工、保全までを手掛けることから、これらの材料・部材などの調達にあたり、工場や全国各地にある現場から要求に従い、資材部が一括して見積・発注などの購買業務を行っています。

改正電子帳簿保存法の電子取引データの電子保存義務化にあたり、購買部門で取扱う見積書、発注書、納品書などの証憑類も対象になることから、電子帳簿保存法対応に迫られました。

同社資材部部長の菱木孝浩様は「当初は法対応優先で、証憑類の電子保存だけシステム化することを検討していました。その後、電子取引データ保存の宥恕期間（2年間）が設定され、時間的猶予ができたこともあり、DX（デジタル・トランスフォーメーション）を意識して購買業務のワークフローそのものの電子化を図ろうと考え始めました。背景にはコロナ禍による『紙書類と押印』問題で、購買部が出社を余儀なくされたこと。さらには、単純に電子取引保存のみ対応すると、紙書類と電子書類の二重管理を強いられることも予想されたことがあります」と語ります。

そこで、資材部でシステムの要件をまとめた上で複数のベンダーに提示し、提案を募ることにしました。「一番の条件は、現在の社内の業務フローを変えることなく、システム化することでした。その理由は100名以上のユーザーが、現在の紙ベースの業務フローから混乱することなく移行する必要があったからです」（菱木様）。

リコージャパンを含む7社ほどから提案を受けましたが、要件を満たす提案は少なかったと菱木様はいいます。「多くの会社は当社が望んでいない業務フローをシステムに寄せる提案でした。ワークフローシステムは後回しにして電子保存対応を、という提案をする会社もありました。そのような中で、唯一、当社が提示した要件を読み込んで提案してくれたのがリコージャパンでした。その提案は現状のワークフローを踏まえており、また、DocuWareと既存の会計システムやメールシステムとの連携によって効率よく業務が進められるようになっていました」。

「特に、メール添付のPDFや紙書類など、取引先から届くさまざまな媒体の書類を、ユーザーが悩むことなく例外なく処理方法を1本化できるのはDocuWareだけでした。さらに試行導入の希望に対しても躊躇せず承諾してもらえたので、総合的に判断してDocuWareを導入することに決定しました」（菱木様）。

導入決定後、6ヶ月間のPoC（proof of concept、試行導入）を経て2023年10月から本稼働に入りました。

資材部で主に建設部門の資材を担当する佐藤智尋様は「導入当初は各ユーザーからの質問も多かったのですが、3ヶ月が経過し、問い合わせもかなり少なくなりました。また入力の間違いによる差し戻しもほぼなくなりつつあります。慣れもありますが、使い勝手の良さもあると思います」と語ります。

「現場によっては、山の中など郵便を出すのにかなり車で移動しなくてはいけないところもあり、現場から本社まで紙書類が届くまで数日かかっていました。しかし、今ではDocuWareのワークフローで承認含めて数時間で資材部まで届くようになり、迅速な処理が可能になりました。このデジタル化により、月末に集中しがちだった書類が、かなり分散して発行されるという変化もでてきました」。

「資材部側でもDocuWareと会計システムが連携したことで、部内のワークフローも工数が減り、全体的で効率化、そして大幅な時間短縮を図ることが出来ました。現場の担当者からも処理が早くなったという声が出るようになってきました」（佐藤様）。

電子保存によるペーパーレスの効果も出始めているといいます。菱木様は「請求書だけでも月に1000枚以上、見積書や納品書などを含めると月間数千枚、年間では少なく見積もって5万枚以上の紙書類を資材部で保管しています。これらの証憑類は直近のものは資材部に、古いものは別の事業所の倉庫に置いていますが、用紙コスト、保管コストを合わせると相当な額になります。今後は、DocuWare内に保管することで、原紙は廃棄できるようになったので、それらのコストは確実に削減できると言えます。それ以外にも確実に業務効率化の効果は出てくると考えています。まだ改善の余地はありますが、導入したいと思っていたシステムが導入できたと思っています」と語ります。

今後の展望について伺うと、菱木様は「社内の購買関連書類はペーパーレス化できましたが、社外へ発行している証憑類はまだ紙でやり取りしているので、これからは社外向け証憑類の電子化も進めていきたい」と語ります。

また、今回のDocuWare導入含め、各部門を支援しつつ、社内の情報システムを推進する立場にある総務部情報システムグループ長の長尾英知様は「DocuWareはコンテンツ・サービス・プラットフォームとして高い機能を持っていると認識しています。今回も周辺基幹システムデータ接続等、狙い通りの様々なことが実現できています。今回は電子帳簿保存法メインで導入していますが、それだけではもったいないと思っています。今後はDocuWareのポテンシャルを活かして、各部門とも連携しながら、活用を進めていきたいと考えています」と語ってくださいました。