お客様導入事例　株式会社みずほ銀行 外為事務第二部 様 メガバンクの外為事務にRICOH Portable Monitorを導入。
‟紙が当たり前”の外為事務のペーパーレス化に貢献。

みずほ銀行における外為取引の貿易事務の中枢を担われている外為事務第二部様。個人のお客様から中小企業、大手企業まで、幅広いお客様の多様なニーズに対し、専門的な外為サービスを提供することで、円滑な貿易取引や海外取引におけるリスク軽減を支えられています。
貿易取引に伴う一部の書類のやり取りは、データではなく紙の原本で行うことが国際的な商慣習となっています。みずほ銀行 外為事務第二部様では、紙の原本をスキャンしモニター等に表示することでペーパーレス化を目指されていました。ただ、横型のモニターでは書類全体を表示しにくく、大型モニターでは目が疲れてしまうなど、かえって業務負荷が大きくなってしまうことが課題に。そこで、高精細でありながら目にはやさしく、しかも紙のような手軽さを備えたセカンドディスプレイとして、RICOH Portable Monitorを導入されました。RICOH Portable Monitorで書類全体を大きく表示し、手書きの文字まで鮮明に表示。スリムで軽量なため移動もらくらく。パソコンの横に置いたり、紙のように平置きにしたり、作業をしやすい場所におけるため生産性が向上。紙で行わざるを得ない外為事務をペーパーレス化し、業務効率アップを実現されています。

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  ペーパーレス化するため書類表示に最適なセカンドディスプレイを探していた。

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  長く紙の書類で作業をしていたため、紙からデータへの移行に不安があった。

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  目に有害なブルーライトが少ないディスプレイを探していた。

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  A4縦の書類全体を表示でき、手書きの文字まではっきり見えるので業務効率が向上している。

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  スリムで軽量なため移動しやすく、紙のように平置きもできるため、スムーズにペーパーレス化を実現できた。

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  ブルーライトを低減したディスプレイなので、目に対する負担を減らすことができた。

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  高精細で細かな文字までクリアに見える。

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  長時間作業をしても、目への負担が少なく感じる。

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  持ち運びやすいので汎用性が高い。

みずほ銀行の営業店は全国にありますが、お客様の貿易取引に伴う外為事務は全て、外為事務第一部・第二部で行っています。当行の特性上、お客様は個人から中小企業、大手企業まで幅広くニーズも様々です。お客様の多種多様な貿易取引に対して専門的な外為サービスを提供しております。

貿易取引においては、輸入者・輸出者間だけではなく、国内外の輸送業者や保険会社などと複数の契約を結び非常にたくさんの書類を交わす必要があります。何かアクションがある度に書類が増えるので、一つの貿易で外為関連書類が100枚以上というケースも少なくありません。しかも、これらの書類はデータではなく、紙の原本のまま受け渡しを行うことが国際的な商慣習となっています。
ですから、当行でもお客様からインボイス、B/L（船荷証券）、I/P（保険証券）をはじめ膨大な書類を紙でお預かりし処理することになります。工程別にチームを分け、書類の内容を確認した上でシステムへ入力していくのですが、紙ゆえに分業しにくいことが課題となっていました。原本を持ち回り工程順に入力していく方法では、前工程が終わるまで次工程に着手できず、どうしても待ち時間が生じてしまうのです。また、原本ですから取り扱いや保管に細心の注意が必要です。
業務効率化のためペーパーレス化を図りたいと思い、高速スキャナーを導入し、PDF化した書類を表示するツールとしてRICOH Portable Monitorに興味を持ちました。

はい。高速スキャナーを使って紙の書類をPDFにすることはできるのですが、パソコン1台の画面にPDFとシステムの入力画面の2つを表示するとどうしても文字が小さくなってしまいます。パソコンの横に大型モニターを並べてみたこともあるのですが、今度は圧迫感があるのと、目と首が疲れてしまって、こちらも業務に最適とは言えませんでした。紙ならではの良さがあったことを改めて感じる中、紙のような手軽さを備えたディスプレイとして興味を持ったのがRICOH Portable Monitorでした。

何よりも、小さな文字までクリアに見える鮮明さがあること、そして、長時間作業をしても目が疲れにくいことですね。また、書類はA4縦型のものが多いので、縦置きができ、紙の書類に近いサイズ感もポイントになりました。
それから、スリムで場所を取らないのも魅力を感じたところです。これなら、紙と同じような感覚で持ち歩いて、打ち合わせなどでも活用できるのではないかと思いました。

140台を導入し、主に法令点検の業務で使用しています。法令点検は、お客様からお預かりした書類を精査し、必要な項目をシステムへ入力していく業務となります。
お客様からお預かりした原本を高速スキャナーでPDF化し、サーバへアップ。各自がサーバ上のPDFをRICOH Portable Monitorに表示し作業をしています。

導入時は、パソコンの横に立てて固定で使うことを想定していたのですが、実際にはかなりフレキシブルに使っています。机に平置きにしたり、少しだけ角度をつけるなど、社員それぞれが作業しやすい形で使っていますし、打ち合わせに持参して資料の共有などに使うこともあります。

従来は、書類原本を元に作業していたため効率的な分業が困難だったのですが、データ化した書類をサーバ上で共有し、各自がRICOH Portable Monitorに表示して作業することで、各工程の作業を同時進行できるようになりました。画面が高精細で、小さな手書き文字まではっきりと見えるため、生産性が向上しています。また、ブルーライトが低減されているので、目が疲れにくいのも嬉しいですね。
書類原本を扱う緊張感や、後工程が待っているというプレッシャーが軽減され、作業に集中できるようになったという社員も多いです。
思い通りのペーパーレス化を実現することができました。

‟紙が当たり前”の業界なので不安はあったのですが、実際に導入してみると、スムーズに浸透していきました。RICOH Portable Monitorは紙のような手軽さも備えているので、社員も抵抗なく使うことができたのだと思います。

ドキュメントチェックや決済、さらにリモートワーク用のディスプレイとして貸し出すなど、活用範囲を広げていきたいと思っています。外為事務はとにかく書類が多いので、パソコン1台に対して、RICOH Portable Monitor 2台を用いることも検討中です。
今後も効率化、生産性向上を目指していきたいと思っていますので、リコー、リコージャパンには引き続き様々な提案をいただけることを期待しています。