ファクス受信文書の「電子帳簿保存法」対応ソリューション

RICOH 証憑電子保存サービス
カンタンファクス仕分けコネクト

ファクス受信文書を電子帳簿保存法の要件に沿ってクラウドストレージに保存し、経理業務を効率化します。

ペーパーレスファクスで受信した証憑は、電子帳簿保存法に準拠した形での保存が必要で、検索要件の入力作業(可視性の確保)や改竄防止(真実性の確保)が大変。でも、紙での保管には様々な負担がかかる。そんなお悩みをリコーのクラウドサービスが一挙に解決します。
ペーパーレスファクスで受信・仕分けした文書のうち、必要な証憑を電子帳簿保存法の要件に沿って簡単に保存できます。お客様の時間と労力を大幅に削減し、経理業務の電子化と効率化を推進します。

画像:ファクス受信文書を電子帳簿保存法の要件に沿ってクラウドストレージに保存し、経理業務を効率化します。

お取引先との取引関係書類を電子帳簿保存法の要件に基づき保存するには、RICOH 証憑電子保存サービスを利用します。「RICOH 証憑電子保存サービス カンタンファクス仕分けコネクト」は、このうちペーパーレスファクスで受信した証憑(注文書や見積書)のアップロードをより簡単にするためのシステムです。RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudで自動仕分けされた文書であれば、取引名・取引日が自動的に入力されます。

※別途「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」「RICOH 証憑電子保存サービス」のご契約が必要です。

動画で早わかり! RICOH 証憑電子保存サービス カンタンファクス仕分けコネクト

特長

ファクス受信文書を、電子帳簿保存法の要件に沿って簡単に保存できます。

画像:業務の大幅変更や大きな投資不要

業務の大幅変更や大きな投資不要

ファクスで届く注文書・見積書などの取引書類をペーパーレスで処理しているお客様は、これまでの業務を大きく変えることなく追加コストを抑えながら、電子帳簿保存法に準拠した形での書類の保存と業務運用が可能です。

画像:証憑をコピーするだけで自動アップロード

証憑をコピーするだけで自動アップロード

保存が必要な証憑のファイルを「アップロード用フォルダー」にコピーするだけで、「RICOH 証憑電子保存サービス」に自動アップロードします。電子メールで受け取った書類など、ファクス受信文書以外の証憑でも、まったく同じ操作でアップロードできます。​

画像:電子帳簿保存法の要件となる検索項目を自動入力

電子帳簿保存法の要件となる検索項目を自動入力

証憑種別・事業年度・授受形式は「アップロード用フォルダー」のフォルダー名から、取引先名・取引日は証憑のファイル名から取得され、自動で入力されます。

画像:電子帳簿保存法の要件となる検索項目を自動入力

ペーパーレスファクスで受信した証憑を、電子帳簿保存法の要件に沿って保存

ペーパーレスファクスで受信した証憑を電子帳簿保存法の要件に沿ってクラウドストレージに保存し、必要時に他の各種証憑と同様に簡単に検索できます。

課題解決例

ファクス受信業務の効率化と電子帳簿保存法対応の、様々な課題を解決します。

お取引先により、証憑を電子とファクス(紙)で受領するケース

〈 機械工具製造業 A社様 〉

Before

注文書をメールとファクスで受領し、電子と紙で保存。

画像:注文書をメールとファクスで受領し、電子と紙で保存。

電子化文書の電子帳簿保存法対応への負担 紙保管の手間 文書検索に苦労

After

ファクス受信した注文書も電子化し電子帳簿保存法対応。様々な業務を効率化。

画像:ファクス受信した注文書も電子化し電子帳簿保存法対応。様々な業務を効率化。

作業負担を大幅に軽減しながら、電子帳簿保存法対応を実現ペーパーレス化による手間削減検索性向上

ファクス受領証憑を紙原本として保存しているケース

〈 空調設備工事業 B社様 〉

Before

「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」により電子化していたが…

画像:「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」により電子化していたが…

紙出力・ファイリング作業の手間 紙文書の保管・処理コスト

After

簡単に電子帳簿保存法に対応でき、やむを得ない紙保管が不要に。

画像:簡単に電子帳簿保存法に対応でき、やむを得ない紙保管が不要に。

紙出力・ファイリング作業が不要にペーパーレス化によるコスト削減

ファクス受領証憑は電子化しているが、電子保存に手間がかかっているケース

〈 LPガス小売業 C社様 〉

Before

「RICOH 証憑電子保存サービス」により電子帳簿保存法に対応したが…

画像:「RICOH 証憑電子保存サービス」により電子帳簿保存法に対応したが…

注文書の見逃しのリスク ファクス受信文書の電子帳簿保存法対応に必要な、入力作業の負担

After

注文書を確実に確認し対応、クラウド保存時の検索要件入力作業が簡単に。

画像:注文書を確実に確認し対応、クラウド保存時の検索要件入力作業が簡単に。

注文書の見逃し防止検索要件入力作業の負担を軽減し、ファクス受信文書を電子帳簿保存法の要件に沿って簡単に保存

主な仕様

リコー複合機対応機種

「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」の対象機種は、以下のwebページをご覧ください。

証憑保存仕様

アップロード用フォルダー対応ストレージ RICOH Drive、Box®、OneDrive for Business
アップロード可能な証憑種別 注文書(受)、見積書(受)、その他、RICOH 証憑電子保存サービスが扱うすべての証憑種別​
ファイル形式 Adobe PDF
自動設定項目 ファイル名から:取引先名、取引日
フォルダー名から:証憑種別、事業年度、授受形式、入力代行有無
  • 証憑の保存期間は、「RICOH 証憑電子保存サービス」に準拠します。

価格

年額契約

商品名 標準価格(消費税別)
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/契約
RICOH 証憑電子保存サービス カンタンファクス仕分けコネクト 年額* 18,000円/契約
  • ご利用には、「RICOH 証憑電子保存サービス」「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」(取引先、取引日の自動入力のため)の契約が必要です。

  • 受信文書を保存するクラウドストレージのご契約が必要です。

月額契約

商品名 標準価格(消費税別)
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/契約
RICOH 証憑電子保存サービス カンタンファクス仕分けコネクト 月額* 1,500円/契約
  • ご利用には、「RICOH 証憑電子保存サービス」「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」(取引先、取引日の自動入力のため)の契約が必要です。

  • 受信文書を保存するクラウドストレージのご契約が必要です。

ダウンロードコンテンツ

アップロード用フォルダサンプル

一つのサンプルに、複数個のフォルダーが含まれています。
クラウドストレージ上の起点フォルダーとして設定したフォルダー直下に、これらのフォルダ―をアップロードします。
「はじめにお読みください」をご確認の上、お客様の運用に適したフォルダーを選択してご利用ください。

動作環境確認用ファイル(TestCheck.pdf)

TestCheck.pdf は、運用開始の前に、指定した設定で正しく動作するかどうかを確認するためのファイルです。
実際に「RICOH 証憑電子保存サービス」に登録することなく、動作検証を行うことができます。
ファイル名は変更せずにご利用ください。ファイル名を変更したファイルをアップロードファルダーに配置すると、「RICOH 証憑電子保存サービス」に登録されてしまう可能性があります。ご注意ください。

サポート

ご利用中のお客様への情報提供

  • ※macOSを使用したデバイスからダウンロードした場合、ファイル名が文字化けすることがあります。

お問い合わせ

RICOH 証憑電子保存サービス カンタンファクス仕分けコネクトに関するお問い合わせを受け付けております。