お客様導入事例　株式会社オーバル様低コストで請求書の仕訳入力を自動化！インボイス制度＆電子帳簿保存法に即対応

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2023.11.13

1.概要
2.課題と効果
3.導入の背景：請求処理の簡素化・一本化へ
4.導入の経緯：効率化とコストを重視して導入
5.導入の効果：遠隔地の経費処理の時短も可能 / 請求書受領の電子化のメリット / 読み取り精度とサービスの進化
6.お客様プロフィールと導入製品

概要

「RICOH 受領請求書サービス」は、受領した紙の請求書を自動でデジタル化し管理するクラウド型帳票認識OCRソリューションです。リコー独自のAI（人工知能）が請求書を画像処理して帳票を解析し、入力・仕訳の作業を自動化します。今回は「RICOH 受領請求書サービス」を導入し、経理業務を効率化された流体計測機器のリーディングカンパニーである株式会社オーバル様に導入経緯を伺いました。

課題と効果

導入の背景
請求処理の簡素化・一本化へ

株式会社オーバルの管理部次長土方麻子様は「RICOH 受領請求書サービス」の導入のきっかけについて振り返ります。「会計システムがクラウドサービスに変わる際、各部署の入力者が多く、経理担当者が確認すると間違いもあり、修正作業も出て時間のロスもありました。また、経理に伝票が届いてから承認までの日数もかかったので、経理がまとめて処理する形にしました」

株式会社オーバル

管理部次長
土方麻子様

導入の経緯
効率化とコストを重視して導入

「経理で処理することにしたものの、郵送で請求書が届いてからの入力では月末の締め切りに間に合いません。インボイス制度以前に電子化の話題もあったので、何かよいサービスがないかという話になりました。他社サービスも紹介されましたがコスト高だった中、導入コストが見合うサービスを探しました」。その時にリコージャパンから紹介されたのが「RICOH 受領請求書サービス」でした。「『RICOH 受領請求書サービス』は利用枚数に合わせて料金設定されており、コストパフォーマンスも良く、経費の観点も考えて導入しました」

導入の効果
1.遠隔地の経費処理の時短も可能

管理部では毎月400枚以上の紙の請求書と伝票を全国各地から受け取り、データと突き合せて確認していました。さらに同社は円滑な取引のために毎月15日締め月末支払いを実施しているので、業務集中による経理担当者の残業が常態化していました。
「約50箇所に点在する部署から届く伝票と請求書を処理しています。『RICOH 受領請求書サービス』の導入後は、本社内外の各部署が請求書をスキャンするだけで経理担当者が処理を始められ、すぐに経費計上ができるようになりました。今までかかっていた時間を一気に圧縮でき、担当者の残業も無くなりました」
以前は各部署に入力者と承認者がいて伝票や押印の作業もしていましたが、全社で100名以上の入力や承認の作業の負荷軽減を実現できたため、全体の処理にかかる工数は半分に短縮されたイメージだそうです。

2.請求書受領の電子化のメリット

導入後には新たなメリットも感じられています。「検索機能が便利です。日付や名前で請求書を簡単に検索できるようになり、それまで紙の請求書を探していたのは何だったのだろうと思いました。従来は紙をファイリングして保存し、さらに棚や箱にしまっていたので、それらの中からわざわざ請求書を探していました。導入後は問い合わせを受けたその場で答えられるようになりました」

3.読み取り精度とサービスの進化

同社の仕入れ先は約800社あり、さまざまな様式の請求書を受領しています。実際の読み取り精度はどのようなものでしょうか。
「以前は手書きの文字が読めませんでしたが、今は少し崩れた感じの文字も読んでくれるのでかなり楽です。ヒアリングの際に要望を差し上げると改善のお知らせが届き、システム自体が常に賢くなっているようです。税法が変わってもルールに合わせてシステムが変わってくれるので、クラウドだからこその便利な面があります。さまざまな場所に小さく書かれたインボイス制度の登録番号も探してくれて、国税庁のサイトと自動照合をしてくれます」
導入時のポイントを伺うと、導入当初の半年から1年でこまめにAIに学習させることが大切で、その後はほぼ自動的に処理されて最終確認だけで済み、楽になるそうです。管理部ではさまざまな作業へのRPA^＊の導入も進めており、業務改善の積極的な推進を続けられています。

＊Robotic Process Automation