【2024年最新】オフィスのコスト削減に効果的な10のアイデア｜よくある質問もご紹介します！

「オフィスの維持にかかるコストを削減したい」と思っている企業担当者の方は多いのではないでしょうか。

コストを削減するには、何にどれだけのコストがかかっているのか、正しく理解する必要があります。

そこで本記事では、オフィスの維持にかかる「4大コスト」の内容と、コストを削減する具体的なアイデアを紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。

オフィスの維持管理に発生するコストの中で、とくに大きいコストを「4大コスト」と呼びます。ここでは「4大コスト」の中身について解説します。

オフィスの運営にかかるコストの中でも、オフィス自体にかかる「賃料」は大きな部分を占めています。

オフィスの賃料は企業の規模や所在地により大きく変動しますが、一般的に売上の総利益に対して約10〜20%になっていることが多いようです。

賃料は経営者にとって、オフィス選びを考える際の重要な指標となります。

オフィスの業務を支えるためには、電気・水・ガスなどにかかる「エネルギーコスト」も必須となります。

とくに電気料金は、オフィスの水道光熱費の中でも大きな割合を占めるため、ムダな使用を抑えるなどの対策が重要です。

照明やエアコンの効率的な使用は、経費節減の鍵となるため、適切に管理することが大切です。

コンピュータやスマートフォンなどのハードウェア、セキュリティソフトの導入費やCRMシステムなどのサービス利用費といった「ITコスト」も、オフィス運営には必要です。

これらはビジネスの効率や安全性を保つために必要な投資にもなり得ます。

「オペレーションコスト」とは、企業が日々の業務活動を継続的に実行するために必要な費用を指します。このコストは、業務をサポートする多様な要素から成り立っています。

たとえば、従業員給与などの人件費やインターネット接続料金、電話の通信費などもオペレーションコストの一部です。

これらのコストは、企業のサービスや商品の提供をスムーズに行うための基盤となるものであり、適切な管理と節減が求められます。

ここからは、オフィスのコスト削減に効果のあるアイデアを具体的に紹介します。

オフィス経費のなかで、賃料は大きな部分を占めています。この賃料の削減は経営の安定にかかせません。

最近では、リモートワークの普及で出社する従業員が減少しているため、オフィスの移転や規模縮小を検討することが効果的です。

また、オフィスの縮小を進めるには、ABWの導入が効果があります。ABWの導入によって、従業員は業務内容にあわせて、オフィス内や自宅、外出先などの適した場所での就業を選択できます。

このように働く場所をオフィスに限定しないことで、必要なスペースが縮小でき、結果として、オフィスの利用に必要な光熱費や賃料をおさえられるのです。

オフィス賃料は通常、売上に対する利益の1〜2割程度に当たるとされています。このコストを削減するためには、賃料の交渉も検討したほうがよいでしょう。

管理会社や物件オーナーとの価格交渉を進める際、不動産市場の閑散期である4月から5月を狙うと、賃料が下げられる可能性が増加するといわれています。

現代のオフィスでは、まだ紙ベースの文書が多用されていますが、ペーパーレスへの移行はコスト削減に大きく寄与するでしょう。

紙の使用は、紙の購入費や印刷にかかる費用、モノの運搬にかかる人件費など、多くの経費に関連します。とくに大手企業では、機密情報を含む文書の廃棄にもコストがかかります。これらの文書をデジタル化することで、経費の大幅な削減が期待できるでしょう。

また、フリーアドレス制度を導入して、従業員が自由に座席を選べるようにすることも有効です。フリーアドレス制度は、従業員同士の交流やコラボレーションを促進し、仕事の効率やクオリティを向上させます。

エネルギーコストの削減策として「電力サービスの見直し」も効果があります。電力自由化の進行により、現在では多数の電力供給サービスが市場に出現しています。

これらの中には、とくに大量の電力を消費する法人を対象としたサービスもあるため、適切に選択することでエネルギーコストの大きな削減が期待できるのです。

電力サービスの契約内容は定期的に見直しをおこない、最適なプランを選ぶことが企業にとって重要です。

新しい働き方として注目されるリモートワークやハイブリッドワークも、コスト削減手段として有効です。

オフィスの人員が減少することで、エネルギーコストを節約できます。また、オフィスでの物理的な作業時間が短縮されることで、オフィス用品や消耗品の使用が減少することもコスト削減につながります。

ただしハイブリッドワークは、出勤状況の有無や出勤人数の把握がしづらいというデメリットがあるため、導入する場合は座席予約システムを活用するのがオススメです。

RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスは、フリーアドレスのオフィスにおいて、座席や備品の予約や利用状況の管理ができるクラウド型ソリューションです。⇒RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス

業務効率化を図るITサービスの導入は、オフィスのコストを削減するための強力な手段です。初期費用や利用料はかかりますが、中長期で見るとコストを上回る効果が期待できます。

ITツールの活用で業務効率化が進むことによって、従業員の残業時間が減少でき、結果的に人件費の節約につながります。固定電話やコピー機などにかかっていたような運用コストも、慣習的な業務フローのデジタル化によって削減できるのです。

アウトソーシングによるコスト削減も手段のひとつです。とくに、専門知識が求められるITやDXの業務は外部事業者に委託することで、運用の効率化が実現します。

ただアウトソーシングの場合、外部依存が増えることで、社内にノウハウが蓄積しないデメリットもあるため、バランスを見て検討する必要があります。

OA機器などのリース・レンタルを活用することで、オフィス経費を節約できます。購入ではなくリースやレンタルを利用することで、初期投資の削減だけでなく、最新機器が利用できることや、運営元のサポートを受けられるといったメリットも享受できます。

リースやレンタルは、業務ニーズが変動する場合でも柔軟に機器を調整できるため、不必要に維持費が生じてしまわないよう調整しながらの利用が可能です。ただ、長期使用する場合は、購入時のコストと比較し、適切に選択することが求められます。

福利厚生は社員のモチベーション向上に不可欠な要素ですが、見直しを図ることでコスト削減が可能です。とくに、法定福利費の中身を詳細に見直すことから始めるとよいでしょう。

社員が選択でき選べる制度を導入することで、実際に利用される福利厚生を絞り込むことも可能となります。
また、未利用の施設の廃止や寮・社宅の賃料の見直しも有効です。

オフィスの電話代も、利用状況の見直しを図り、必要以上の電話回線を減らすことで大きくコスト削減できます。
また、複数回線の一括請求サービスを使って、1つにまとめることで、月々の請求処理の手間や請求書代が削減されます。

さらに、企業向けの携帯電話の料金も定期的に見直しを行い、最新の割引サービスやビジネスプランに合わせて変更することでも削減効果は大きいです。

ここからは、オフィスのコスト削減についてよくある質問を3つ紹介します。

コスト削減は、企業の利益を継続的に生み出すための恒常的な取り組みであり、単なる局所的な改善ではありません。以下は、その取り組みを効率よく進めるための手順です。

コスト削減を進めるには、継続的な取り組みを要求し、全従業員の協力と意識向上が重要です。

オフィスのコスト削減を成功させるためのポイントは以下の通りです。

成功するためには現状の詳細な把握から始め、リスクを考慮しながら全社を巻き込んで継続的に取り組むことが重要です。

コスト削減の取り組みで活用可能な補助金・助成金の概要について紹介します。補助金・助成金は、以下の通りです。

対象・条件：ソフトウェア、クラウドサービス等のITツールの導入

（概要）

対象・条件：業務効率化目的の設備投資

（概要）

対象・条件：雇用の維持を図るための費用助成

（概要）

コスト削減を目指す際には、各種補助金や助成金の活用が考えられます。それぞれの補助金・助成金には固有の条件や特徴があるため、申請する前に公式情報の確認をしてみてください。

本記事では、オフィスの維持にかかる「4大コスト」の詳細と、オフィスのコストを削減する具体的なアイデアについて紹介しました。

オフィスコストの削減は、経営の持続性と競争力向上のために不可欠な要素であり、定期的な見直しと改善が求められるものです。また、一部の従業員の努力だけでは、大きな成果を生み出すことはできません。

そのため、従業員にとってわかりやすい取り組みを行うことが求められます。なかでも、リモートワーク・ハイブリッドワークの導入は、すでに導入している企業も多く、従業員の動機付けがしやすい傾向にあるといえます。

導入に向けてはいくつかの課題があるため、ぜひ課題をクリアして、オフィスの移転や縮小にチャレンジしてみてください。

RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスは、フリーアドレスのオフィスにおいて、座席や備品の予約や利用状況の管理ができるクラウド型ソリューションです。⇒RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス