【担当者必見】フリーアドレス化の効果は6つ｜注意点やよくある質問もわかりやすく解説します！

フリーアドレスで得られる効果は、社員の主体性を高めるだけでなく組織変更にも柔軟な対応ができます。しかし運用の実態や導入すべきか気になる人も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、フリーアドレス化の効果や注意点などを紹介します。

仕事面でフリーアドレス化すると、下記のような効果があります。

それぞれのメリットを含めて順番に紹介していきます。

フリーアドレス化すると、社員の主体性や行動力が高まります。なぜなら、日々の出社で「どういうスケジュールで仕事をするか」「どの人とコミュニケーションを取るのか」など、思考をする必要が生まれるからです。

従来のオフィスであれば決められた席で業務が始まりますが、フリーアドレスの場合は席を選ぶところから業務が始まります。日々の業務でプランニングをするので、仕事をコントロールする力が培えます。

自分で仕事をプラン立てすれば、業務の効率化させるスキルが身につく効果があります。

フリーアドレス化すると、部署内やチーム内のコミュニケーションを活性化させます。従来のオフィスのように決められた席の場合、業務中のコミュニケーションが偏るというデメリットがあります。

フリーアドレス化すれば、部署やチームの垣根を越えてコミュニケーションが取れます。また、柔軟性があり、隣に座る社員が日々変わっていきます。

仮に他部署の社員と打ち合わせがあったとしても、人数分空いている席を確保できれば、その日に座っている席で打ち合わせができるのでスムーズです。

コミュニケーションの活性化は、業務での判断を効率化できる可能性があります。

フリーアドレス化すると、新しいアイデアを創出できます。前述の通り、部署やチームの垣根を越えられるフリーアドレスは、コミュニケーションを活性化させるだけではありません。

従来のオフィスとは異なり、近くに座る社員が変わってくるので、自部署では創出できなかったアイデアが生まれる可能性を秘めています。

お互いの業務について知る機会にもつながり、新たな視点から思いがけない意見やアドバイスもできます。また、状況や課題を共有できるので、一歩踏み込んだ関係を築ける効果があります。

環境面でフリーアドレス化すると、下記のような効果があります。

それぞれのメリットを含めて順番に紹介していきます。

フリーアドレス化すると、在席率に応じてオフィスのスペースを効率的に活用できます。在宅ワークや外回り営業の社員など、常に席を確保しておく必要がない社員用のスペースを有効活用できるためです。

在席率に応じた施策ができるので、フレックスタイム制の導入やパートタイムの人がいる企業は、メリットがあるといえます。

フリーアドレス化すると、オフィス環境のクリーン化にもつながります。従来のオフィスであれば、個々のデスクが用意されていますが、フリーアドレス化すると、デスクが社員全員の共有物になります。

デスク周りが散らかっている社員がいても、フリーアドレス化であれば「離席時や退社時はデスクを綺麗にしてから席を離れる」という社内ルールを設けることができます。

フリーアドレス化すると、急な組織内の変更があっても柔軟に対応できます。前述の通りフリーアドレス化は、空いている席に座るため、組織変更によってレイアウトの見直しをする必要がありません。

従来のオフィスの場合は、人員増減に伴ってレイアウトを見直し、席の移動などを行う必要がありました。

しかし、フリーアドレス化であればレイアウト変更も自由自在です。人員増加や新しく部署を立ち上げる見込みがある場合、導入しておきたいワークスタイルといえます。

前述のような効果があるフリーアドレスですが、導入する際に押さえておきたい注意点があります。
今回紹介するものは、下記の4つです。

それぞれ対策を含めて紹介していきます。

フリーアドレス化は、社員のモチベーションを低下させてしまう可能性があるので注意が必要です。「この会社に属している」「このチームメンバーの1人」などの帰属意識の低下を招くおそれがあります。

帰属意識は、日々同じ社員と顔を合わせてデスクを共有していく中で育まれていく側面もあります。そのため、席が変わることで一体感が希薄化してしまい、社員によっては「居場所がなくなった」と感じてしまう恐れもあります。最悪の場合、離職につながらないように、社員とのコミュニケーションを大事にしなければなりません。

フリーアドレス化は、社員のマネジメントが難しくなるため注意が必要です。

従来のオフィスであれば、どの席に誰が座っているのかを把握することができました。しかし、フリーアドレスはお互いどの席に座っているのか把握が難しくなってしまいます。上手く運用できればコミュニケーションの活性化につながりますが、反対に連携しにくくなる可能性もあります。

特に新人教育の場面では注意が必要です。部下の管理ができず生産性が落ちてしまったり、新入社員や部下が上司に相談しにくかったりします。
そこで、それぞれ社員がどの席に座っているのか、お互い把握できるようなシステムを導入すると解決できます。

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フリーアドレスは、従来のオフィスで発生しなかったコストがかかります。事前に金額を把握することが必須です。社員に支給する備品やシステム構築にかかる費用などが該当します。

たとえば、下記のようなコストが発生します。

導入や運用などの初期費用はかかってしまいますが、長期的に見ればコスト削減が見込めます。またペーパーレス化にもつながります。

フリーアドレスは、従来のオフィスと異なりデスクを含めて共有物になるので、離席する度に荷物を管理する必要があります。管理するのは、それぞれの社員になるので、社員によっては負担に感じてしまいます。

打ち合わせや外回り営業などで一時的に離席する場合、デスク周りを綺麗にして荷物を持って移動するので負担がかかってしまうのです。

そこで、少しでも負担を軽減させるように、以下のような対策を検討しましょう。

ここからは、フリーアドレス化して得られる効果を踏まえ、よくある質問を紹介します。
今回取り上げるのは、下記の3つです。

それぞれ疑問点を回答しながら紹介していきます。

フリーアドレス導入時に考えるべきオフィスの役割は、主にコミュニケーション不足の解消です。昨今は新型コロナウイルスの影響から働き方改革が推進され、在宅ワークが増えてきました。

しかし、Web会議やチャットツールなどの間接的なコミュニケーションばかりになってしまい、メンバー間のコミュニケーションが不足してしまった企業もあります。

「在宅ワークを好む社員」や「オフィスで集中して仕事したい社員」もいます。大きな打ち合わせやプロジェクトが始動する際は出社を促すような施策が必要です。

メンバー間の信頼関係や結束力を高めていく場として、オフィスの意義も大事にしましょう。

フリーアドレスを導入する際、下記のようなステップを踏んでいくとスムーズです。

効果的なフリーアドレス運用につながるよう、全体像を理解しておきましょう。

フリーアドレスの導入に失敗しやすい企業の特徴は、下記の点が挙げられます。

たとえば、固定電話でやりとりをする部署やデスクトップパソコンで仕事をする場合、フリーアドレスは不向きです。また、流動的に席が変わるので個人情報の取り扱いがある場合も、情報漏洩の観点からフリーアドレスの導入を避けるべきです。

今回はフリーアドレスの効果について、導入して得られる効果や注意点など紹介しました。フリーアドレスは仕事面・環境面の両方において効果があり、働き方改革や業務の効率化に向けたメリットがあります。

すでにフリーアドレスを導入している企業も、今回紹介した効果が得られていなかったり、ポイントを押さえられていなかったりする場合は、自社にあった対策を検証していきましょう。

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