【2024年最新】グループアドレスとは？導入するメリットや手順、成功させるポイントを徹底解説！

グループアドレスとは、部署やチームごとに導入できるものですが、導入方法やメリットなどが気になるものです。また、基本的な概念や注意点など知っておく必要があります。

そこで本記事では、グループアドレスとフリーアドレスの違いや、導入を成功させるポイントなども紹介します。

グループアドレスとは、特定の部署やチームごとに設定されたエリア内でのフリーアドレスのことです。フリーアドレスとは、従業員が固定の席を持たず、自由に席を選んで働くワークスタイルを指します。

グループアドレスは、部署やチームごとでエリアが定められています。従業員の固定席がないので、資料や私物を専用のロッカーに保管するのが一般的です。

新型コロナウイルスの影響で、リモートワークの普及とともに多くの企業がオフィススペースを縮小しており、スペースの有効活用を目指してグループアドレスの導入が進められています。

グループアドレスとフリーアドレスの違いは、対象になる席の範囲です。

フリーアドレスは社員全員を対象に、社員が席を自由に選択できます。目的や気分に応じて自由に席を選べるので、生産性の向上が期待できます。しかし、部署やチームなど決まったメンバー同士の直接的なコミュニケーションが必要な場面では、効率の悪さが目立つのがデメリットです。

一方、グループアドレスは部署やチームごとに指定されたエリア内で、好きな席に座れます。部署でエリアを固定したうえで席だけ自由に座れるタイプと、部署単位でエリアを移動しながら席も選択できる2種類から選べます。

つまりグループアドレスは、フリーアドレスの弱点となる「チーム内でのコミュニケーションが取りづらい」という点を補う一方で、働く社員のマンネリ化を防ぐという利点があるのです。

フリーアドレスの詳しい内容は次のページで解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

グループアドレスを導入するメリットは、下記の通りです。

順番に紹介していきます。

従来のオフィスでは、席が離れている人との交流は限られてしまうといった傾向があります。そこでフリーアドレスを導入すれば、隣に座る人が毎日変わるため、多くの人との会話ができるようになり、人間関係の円滑化や業務効率の向上が期待できるようになります。

社員は先輩や上司に気軽に相談しやすくなることで安心感を得られ、上司にとっても部下の業務状況を把握しやすくなる効果も期待できるでしょう。そのため、社員のモチベーションの向上やより高い業務パフォーマンスを発揮できるようになるのです。

グループアドレスは、完全なフリーアドレスと比べると導入しやすいことが特長です。

従来のオフィスに近いスタイルで、固定席に慣れている社員や、環境変化を苦手とする社員にとっても受け入れやすい方法と言えます。そのため、大幅な環境変化を避けつつ、部署単位でのフリーアドレスの導入や試験的な運用をしたい場合にメリットとなります。

全社一括でのフリーアドレス導入のハードルを感じる場合、グループアドレスからスタートすると効果的でしょう。

グループアドレスでは、各デスクに個人書類を保管できず、個人用ロッカーでの保管が必要です。結果として、必要書類のデータ化が促進され、安全な情報保管を実現させるためのIT化を加速させます。

その結果として、グループアドレスの導入は業務効率化や生産性の向上、コスト削減などにもつながります。

グループアドレスを導入することで、部署・チームごとのまとまりが生まれます。また、管理職は部下の進捗や勤怠管理・業務内容・業務量を直感的に把握できるのです。.0として再び注目が集まっているのです。

フリーアドレスのオフィスでは、チームメンバーがどこにいるのかすぐに把握しにくいという課題が生じる場合があります。とくに広いオフィスでは、部下のミスや遅刻などを速やかに察知するのが難しくなるなど、スムーズなマネジメントが困難になることも。

グループアドレスは、チームマネジメントの効率化を促進し、部下のフォローも容易におこなえるため、全体の働きやすさや離職率の低下も見込めます。

オフィスの省スペース化も、フリーアドレスやグループアドレスの導入によって実現されるメリットの1つです。とくに、メンバーの外出が頻繁な部署では、全員分のデスクを常備する必要が薄れ、最小限の家具配置で対応できます。

リモートワークの増加や大規模プロジェクトの開始に合わせて、デスクの数を柔軟に調整できるなど、オフィス機能の向上を実現します。また、次に席を使用する人に向けて私物を片づける必要があるので、整理整頓が自然と促進される点も良い点と言えるでしょう。

フリーアドレスでは、新人の従業員が取り残される危険性がありますが、グループアドレスでは同じ部署のメンバーが近くにまとまります。そのため、新入社員とのコミュニケーションもとりやすくなり、人材育成も効率的におこなえます。

多くの企業が人材不足に苦しんでいる中、グループアドレスの導入は、効果的な人材育成方法が実現できるので、従業員の成長と組織の発展には不可欠と言えるでしょう。

グループアドレス導入の手順は、下記の通りです。

順番に紹介していきます。

まず導入の目的を明確にし、社員に共有します。グループアドレスの導入は、多くの場合で自社のMVV（ミッション・ビジョン・バリュー）に寄与することを目指すため、MVVから逆算して必要なオフィス形態を検討することが重要です。

しかし、経営陣の思い描く理想だけで導入すると、かえって社員にとって負担や不満を生むリスクがあります。具体的な目標を掲げつつ、「仕事の相談がしやすくなる」や「業務効率が上がる」といったメリットを強調し、共感を得られる方法を模索しなければなりません。

一例として、アンケートの実施がオススメです。社員の意見やニーズを反映させるアプローチを採用していき、導入に対する納得感や協力意識を高められます。

部署の業務内容や特性によって、グループアドレスの向き不向きがあります。たとえば、営業部のような在席率の低い部署では、グループアドレスの導入が効果的です。

一方経理のように、固定された場所にある書類や備品を取り扱うことが多い部署では、席を移動する効果が薄いため、グループアドレスには不向きといえます。対象部署を明確にするためには、前述のアンケート結果や部署の特性を分析し、どの部署がグループアドレスに向いているか先に洗い出しましょう。

グループアドレスの形式を導入する際は、チームメンバーが利用するための大きなデスクやロッカーを配置する必要があるため、オフィスレイアウトの見直しも欠かせません。

座席数や業務内容に応じて、キャスター付きのデスクやロングランデスクを採用すると、柔軟にレイアウト変更が可能になります。また、個人で使用するブースやWebミーティング専用のブース設置といった、日々の業務効率を考慮した工夫も凝らしましょう。

さらに、業種や部署の特性に合わせて最適なレイアウトを模索し、経験豊富な専門業者に相談するのも効果的なアプローチです。最終的には、効率的な作業環境を追求しつつ、必要なオフィス家具やツールを選定・導入してみてください。

オフィス家具の購入やレイアウトを決めたら、具体的な運用ルールを細かく設定しましょう。特定のシステムやツールを導入する場合は、その理由や導入の目的を明確に伝えることで、社員から理解と協力が得られます。

曖昧な運用ルールはかえって混乱の原因になり、業務に支障をきたす可能性があります。オフィスの利用方法や管理ツールの使用方法など、詳細を明確にマニュアル化して共有し、必要に応じて説明会を開くのが重要です。

全社員が運用ルールとその目的を理解したうえで、新しいシステムやツールの導入を始めると、より効果的な運用が期待できます。そして、定期的な見直しを行い、働きやすい環境を継続的に保つのを忘れずに取り組んでいきましょう。

グループアドレスの運用を成功させるポイントは、次の通りです。

順番に紹介していきます。

グループアドレスを導入する際、導入の目的やメリットを全社員に明確に共有するのが重要です。導入の背景には、コスト削減や生産性の向上があると伝えると、社員からの納得感を得られやすくなります。

ただし、共有する際は単に導入目的だけでなく、仕事がスムーズに進んだり気軽に質問できたりするなどの具体的なメリットも伝えておきましょう。社員それぞれが自分事としてグループアドレスの導入に積極的に協力する動機につながります。

一方で、目的意識が共有されなければ、不安を抱く社員も出てきてしまいます。不満や誤解が生じないよう、説明会を実施したりマニュアルを配布したり、具体的な方法で情報共有を図ったりしてみてください。さらに、一方的な情報提供だけでなく、ヒアリングやアンケートを通じて社員の声の収集も忘れずに実施しましょう。

グループアドレスは好きな席を選べる分、仲のいい社員で席が固定化される恐れがあります。あくまで従業員同士のコミュニケーションを活性化させるものなので、毎日抽選でランダムに席が自動振り分けされるシステムの利用がオススメです。

システムをうまく活用することで、各メンバーが常に同じ席に留まることなく、新鮮な気持ちで業務に臨めるようになります。その結果として、モチベーション向上はもちろんのこと、業務の効率化やマンネリ化も防げます。レイアウトや運用方法の工夫を通じて、活気あふれる職場環境を実現しましょう。

グループアドレスの導入によって「移動する度に大量の書類を持ち運ぶのは不便だ」と感じる社員の増加が予想できます。従来の席が固定されたオフィスでは、資料を自席で管理できるため、持ち運びの手間は発生しません。

そこで、ペーパーレス化を推進していき、書類の紛失リスクや情報流出の危険を減少できるメリットを強調しましょう。ペーパーレス化の推進は、結果として新しい働き方のサポートにもつながります。

グループアドレスの導入を検討する際、部署ごとの業務内容とグループアドレスとの相性を前述のように確認することが重要です。「向き・不向き」の判断を正確に行い、運用方法を考える必要があります。

一律の運用方法をすべての部署に強制するのではなく、部署ごとにもっとも適した方法を探るのが理想的です。たとえば、部署によってはグループアドレスを導入しないほうが効果的と判断される場合も考えられます。

運用の際、細かいルールや使い方は各部署に委ねて、柔軟性を持たせた方法を採用すると効果的です。

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ここでは、グループアドレスについて、よくある質問を紹介します。

それぞれの疑問について順に回答していきます。

グループアドレスを導入する際には、注意すべき点が2つあります。それぞれ順番に紹介します。

グループアドレスを導入する際、社員が目的を理解しないまま進められると、なかなか社内に浸透しません。社員からは「手間がかかる」「面倒だ」などデメリットの声が上がりがちです。事前に説明会を開催したり、マニュアルを配布したりするなど、全社員に導入の目的とメリットを伝えることが重要です。

グループアドレスの導入後、仲の良いメンバー同士で固定の席を作っていたり、特定の席を好んで選んだりするケースが見受けられます。社員によってはオフィスの環境や社員の習慣が原因となり、結果的に特定の場所が埋まってしまう恐れがあるのです。

このままでは、実質的に従来のオフィスと変わらず、グループアドレスの導入意義が失われます。席を毎回ランダムに決定するシステムの導入や、どこに座っても仕事に集中できるようなオフィス環境の整備が必要です。

「ABW」とは「Activity Based Working」の略で、活動ごとに合った場所を選べる働き方です。従来の考え方では、フリーアドレスやグループアドレスは、オフィス内の座席配置に限定されていました。

しかし、ABWの考え方では、カフェや自宅なども働く場所として選べます。ABWの取り組みを本格的に進めるには、フリーアドレスの導入だけでなく、個人ブースやミーティングスペースなど、さまざまな活動に適したエリアの提供が求められます。つまり、時代に合わせた柔軟性の高い働き方を追求する企業や組織にとって、新たな選択肢としての導入を検討する価値があるのです。

グループアドレス導入でオススメな設備やツールは次の4つです。

次のページでは、オススメの設備やツールとして「座席管理システム」をご紹介しています。ぜひこちらも参考にしてみてください。

ここまでグループアドレスを導入するメリットや手順など紹介しました。フリーアドレスよりも導入しやすいもので、チームマネジメントの効率化などのメリットが挙げられます。

また、いくら導入しやすいと言えど、明確な目的や社内ルールが必須です。グループアドレスの導入にあたって、社員への共有や部署ごとの適した方法を探る方法など、お困りの際はぜひお気軽に弊社までお問い合わせください。

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