コラボフロー　機能

〔ポイント〕経路設計の柔軟性

稟議書は、稟議案件によって、可否を判断すべきメンバーの決定が難しく、社内の文化、状況によって柔軟な対応が求められます。そのため、「フロー途中でのメンバー選択機能」を使って、「総務受付」の段階で稟議メンバーを自由に選択する運用を実施される事が多く見受けられます。

〔ポイント〕「議決」機能で意見表明型のフローに対応

稟議書では、稟議メンバーのうち誰か一人が「承認」「却下」すると、たちまち稟議書がOK、NGになるのではなく、複数のメンバーによる意見表明を参考に、「議決」する運用も行われます。コラボフローの「議決承認」機能を使って、意見表明型のワークフローを簡単に構築できます。

〔ポイント〕アカウント発行の手続きを自動記録

情報システム部が発行したアカウント情報を、申請書に追記して残す事ができます。発行されたアカウントは「リストビュー機能」一覧を作成。Excel等にアカウント情報を転記して管理する必要がなくなります。

〔ポイント〕通知の自動化で作業を効率化

「メール送信」経路アイテムを使って、発行されたアカウント情報を申請者に自動通達。アカウント情報を通達する作業が必要なくなります。

〔ポイント〕PC購入情報の記録

PC購入に関する承認が降りると、購買担当はPC購買の手配を行います。また、手配時に確定した納期等の情報を「データ収集機能」を利用して、申請書に追記します。

〔ポイント〕PC管理の記録

情報システム部は納品されたPCに対して、PC管理No.とIPアドレスなどを割り振ります。割り振った情報は、PC購買申請書に「データ収集機能」を利用して追記しておく事で、後日PC管理No.を使って情報を検索する事ができます。

〔ポイント〕本人による確認

コラボフローは、ワークフロー流れに「申請者本人」を組み込むことができます。そのため、設定済みのPCが申請者本人に届けられた後の「設置確認」を、本人自身で行う事ができます。

〔ポイント〕情報の再利用

設置完了したPCの情報は、「CSV出力機能」で自動的にCSV形式のデータとして出力できます。資産購入時の申請や、故障時の申請、廃棄時の申請からCSVを出力し、データを各種の「資産管理ツール」にインポートする事で、資産管理のライフサイクルを一元的に管理し、業務効率をUPする事が可能となります。

〔ポイント〕技術情報の収集

技術調査の段階では、技術調査の結果を、調査メンバーがクレーム報告書に追記します。

〔ポイント〕調査結果による対応の変更

技術調査結果が「重要」であった場合は、コラボフローの「リアルタイム条件分岐」を使って、その後のルートが自動的に切り替わり、役員による確認が実施されます。その後、文書は重要情報の共有のため、「文書公開機能」を使って、定められた部署に対して自動的に公開されます。

〔ポイント〕改善提案を起票

クレーム報告を元に、そのクレームに対する改善提案を実施する事も可能です。「転記機能」を使えば、クレーム報告書の内容を自動的に改善提案書に転記して、改善提案を提出する事ができます。

〔ポイント〕情報の再利用

設置完了したPCの情報は、「CSV出力機能」で自動的にCSV形式のデータとして出力できます。資産購入時の申請や、故障時の申請、廃棄時の申請からCSVを出力し、データを各種の「資産管理ツール」にインポートする事で、資産管理のライフサイクルを一元的に管理し、業務効率をUPする事が可能となります。