議事録の作成を効率化する方法5選！おすすめの自動作成ツールもご紹介！

会議を行なった後に作成が必要になる議事録は、時間がかかるものであり、手間だと感じている人も多いでしょう。議事録作成の時間を効率化することが必要とされますが、どのような方法で効率化すればよいのでしょうか。
ここでは、議事録作成の効率化が必要な理由や効率化をするための方法やおすすめの議事録作成ツールを紹介していきます。
議事録作成を効率化したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

そもそも議事録は会議内容をまとめ、情報共有のために必要になります。また、議事録は会議の遅くとも翌日には関係者に共有することが求められます。
議事録の作成に時間がかかると、参加者への共有が遅れて、他の業務も遅延してしまう可能性があります。また、素早く作成しても内容に誤りがあったり、読みづらいものだと意味がありません。
そのためにも、正確かつ素早い議事録の作成のために、効率化することが必要になります。

議事録作成を効率化するには、いくつかのコツがあります。具体的な効率化の方法は下記の通りです。

これらについて詳細を解説していきます。

議事録作成ツールとは、会議内容を文字起こししてくれたり、文字起こしした内容を議事録にまとめてくれるツールです。
参加者の発言を一言一句、テキストに起こしてくれるため、手動で入力する手間が省け、聞き逃しも防げます。
文字起こししてくれるだけでなく、ある程度決まった形で議事録にまとめてくれるツールもあるため、議事録作成の効率化が可能です。
また、このようなツールは作成した議事録を簡単に共有できるよう、URLの発行も可能なツールも多いのが利点だと言えます。

Wordなどのドキュメント作成ツールには、文章校正機能が備わっています。
文章を作成すると、誤字脱字や文法の間違いは必ずというほどあるものです。自分ではなかなか気づかないものであり、修正自体も時間がかかります。
文章校正機能を活用することで、ミスを簡単にチェックすることが可能です。
ただし、文章校正機能は文章の内容や文脈を理解した校正をしていないため、改めて自身で確認するようにしましょう。

複数人で共同作業を行ない議事録を作成する場合、文字起こしをする人や誤字脱字などのチェックを行なう人など、作業を分担して行なうことで効率化することも可能です。
それぞれが担当する箇所のみを作業することで、各々の負担を減らして効率化することができます。

会議の内容がある程度決まっているのであれば、議事録のテンプレートを作成し、記入ができる部分は事前に記入しておくのも効率化の方法です。
テンプレートを作成することで、その会議以降でも活用できます。議事録のテンプレートがないという方はこの際に作成しておくと良いでしょう。

議事録のテンプレートについては別の記事で詳しく解説しているため、ぜひこちらも合わせてご覧ください。

議事録の書き方を把握しておくことで、議事録の作成時間などを短縮することができます。
具体的に挙げると下記の通りです。

これらの点以外でも、様々な書き方のコツがあります。下記のページではより具体的にコツをご紹介しているので、こちらもぜひご覧ください。

議事録作成の効率化に最適なのが議事録作成ツールですが、どのように選べば良いのでしょうか。
ここからは議事録作成ツールの選び方について、下記の観点から具体的に解説していきます。

まずは文字起こしの精度の高さを考慮して選ぶことが大切です。
文字起こし機能の精度が低く、手直しが多く必要になってしまうと導入しても効率化は難しいでしょう。
ツールの公式ホームページを確認したり、ネットで評判を見るなど、文字起こし精度が高いのかを確認すると良いでしょう。
お試し機能のある議事録作成ツールも多いので、試してみてから本格的に導入するのもおすすめです。

ツールの操作が簡単かを確認するのも選ぶポイントです。
会社として導入する場合、利用者が自分1人ではない場合も多いでしょう。他者が利用する際に、使いこなせる人がわざわざ設定をするのは手間がかかってしまいます。誰が使っても簡単に操作できて使いこなせるツールを選ぶ必要があります。

ツールで作成した議事録に対して、後で手直しや追加次項を記入したいことも出てくるでしょう。そのような場合に、作成した議事録の編集が行いやすいかも選び方の1つです。
ツールを起動してすぐに修正できるか、共同編集が可能かどうかなど、議事録をどのように作成するかを考慮し、ツールに必要な機能があるかを確認すると良いでしょう。

議事録作成ツールを導入する際、気になるのが費用面ではないでしょうか。
会議の頻度が少ない場合は、議事録作成ツールに費用をかけられない場合もあります。
どれくらいの頻度で会議を行うかを考えて、回数が少ない場合にはまずは無料の議事録作成ツールを使用してみるのもおすすめです。
会議の頻度が多い場合は、機能が充実した有料のツールがおすすめです。

Web会議効率化をする場合におすすめなのが、議事録作成ツールの「toruno」です。
torunoは1クリックで立ち上がり、リアルタイムでWeb会議をまるごと録画が可能です。
会議を録音してくれるだけではなく、録音した会議の内容をその後、文字起こし作業まで行なってくれるので、議事録作成の負担を軽減し作業効率がUPします。
録音した音声再生スピードも変更可能なので、自分で議事録を作成する場合も自分のスピードで慌てず作成が可能です。
Web会議の途中であっても、聞き逃した発言をすぐに読み返せるので、聞き逃しがあっても安心です。

下記のページではtorunoの詳細について解説しています。ぜひこちらもご覧ください。

議事録作成におすすめな議事録作成ツールを導入する際のポイントやおすすめの議事録作成ツールを紹介しました。
実際に議事録作成ツールを使う人が使いやすいツールを選ぶことが大切です。議事録作成の効率化の方法の1つとして、ぜひtorunoのような議事録作成ツールの利用を検討してみてください。