Zoomとは？Zoom Oneの基本機能や料金プラン、活用シーンを解説

リモートワークの普及によって、会議もオンライン上で行うことが当たり前になりつつある昨今、Web会議ツールを導入する企業が増えてきています。特に多くの企業で利用されているのがZoomです。当記事ではZoomの特徴や機能について解説します。有効な活用シーンやインストール方法も紹介しているので、Zoomの導入を検討しているという人は是非ご覧ください。

「Zoom」はアメリカのZoom Video Communications（ズームビデオコミュニケーションズ）が提供しているWeb会議ツールです。無料でも利用可能な他、より機能が充実した有料版も提供されています。

アプリをダウンロードすることでPCやスマホ、タブレットで利用可能な他、ブラウザ版も用意されており好きな方法で利用することが可能です。また、Web会議の幅を広げる様々な機能が搭載されています。Web会議ツールの中でも特にビジネス向けに特化されているのが特徴で、企業での採用率も高いです。

※本記事では、Web会議で利用されることの多い旧Zoom Meetings、現在の「Zoom One」を「Zoom」と記載しております。

Zoomではミーティングだけでなく、複数名でのオンラインビデオ通話機能はもちろん、他にも様々な機能を利用できます。Zoomの主な機能は以下の通りです。

ホワイトボードやブレイクアウトルームは活用できると会議の幅が広がります。また、画面共有は特に活用の機会が多いので、しっかりと把握しておきましょう。

まずはチャット機能です。Zoomのミーティングでは画面下部の「チャット」ボタンをクリックすることで、テキストでのコミュニケーションが可能です。会議の議題やメモしておきたいことを記入しておく他、特定の人とだけチャットすることもできるので、スピーカーミュートなどのトラブルの解決にも利用できます。

次に画面共有の機能です。Zoomのミーティングでは会議中に自分のパソコンの画面を共有できます。画面共有は画面下部の「共有」ボタンをクリックし、共有するデスクトップやブラウザ、ツールなどを選択することで可能です。

ただし、ホストが権限を開放していない場合、ホスト以外の参加者は画面共有をすることができません。ホスト以外の人が画面共有をする場合は、あらかじめホストに権限を開放してもらいましょう。

ホワイトボードは画面共有に内蔵されている機能です。画面共有で共有する場面を選ぶ際に、「ホワイトボード」を選択することで利用できます。ホワイトボードではまっさらな画面にペイントツールのように自由に書き込みが可能です。

文字情報を列挙する場合はチャット機能の方が便利なので、主に図を使った説明がしたいときに活用することをおすすめします。

リモートコントロールは、画面共有機能で共有している画面の操作権を他の参加者に与える機能です。リモートコントロールの権限を与えられた参加者は、共有されている画面をマウスやキーボードで操作できます。

ブレイクアウトルームは会議の参加者を任意のグループに分け、それぞれのグループで議論できるようにする機能です。参加者の振り分けは自動と手動のどちらでも可能で、グループワークやウェビナー終了後の個別相談会などに利用できます。

基本的にグループ間でコミュニケーションを取ることはできませんが、ホストは全グループにチャットを送ることが可能です。また、制限時間も設定できるので、特定のグループで議論が白熱して会議の進行に支障が出る心配もありません。

スポットライトビデオは特定の参加者をメインのアクティブスピーカーに設定できる機能です。プレゼンなどで1人の参加者が長時間発言する際に活用すれば、全参加者の画面に発表者が大きく映った状態にすることができます。

ZoomのWeb会議ではバーチャル背景を設定することができます。バーチャル背景を設定することで、オフィスや自室が映らなくなるため、社外秘の情報や個人情報流出の予防が可能です。また、画面に余計な情報が映らなくなるため、会議に集中しやすくなります。詳しくは以下の記事をご覧ください。

Zoomのミーティングでは外部ツールのカレンダーや連絡先などを連携できます。連携できるツールは以下の通りです。

カレンダーを連携することで、Zoom上で設定したミーティングがカレンダーにスケジュールされるようになります。また、連絡先を連携することも可能です。連携することで利用できる機能詳細や利用条件等は、以下のリンクをご覧ください。

Zoomを使用する際には、ぜひ自動文字起こしツール「toruno」の利用も検討してみてください。「toruno」を利用すれば、Zoomを使用した会議の内容を自動で文字起こしすることが可能です。招待されたZoomの会議でも文字起こしすることが可能です。文字起こしはリアルタイムなので、会議中の意見の整理にも活用できます。

また、Zoom以外のさまざまなWeb会議ツール、対面の会議、音声ファイルや動画ファイルの文字起こしも可能です。
文字起こし精度は高精度（※）なため、議事録作成の効率化にも利用できます。
※ 音質が重要となるため、イヤフォンマイク・スピーカーフォン等を併用してください。

「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

Zoomの主な機能が分かったところで、実際のZoomの活用シーンを紹介していきます。Zoomが活用できるのは以下のような場面です。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

まずはWeb会議やWebミーティングです。Zoomは特にビジネスに特化した機能を多く備えているので、様々な形式のWeb会議に活用できます。単純に会話によって情報を共有するだけでなく、画面共有機能やホワイトボードを利用することで言語化が難しいイメージの共有もしやすいです。

また、Web会議の内容は録画してローカル保存することも可能なので、会議の振り返りが簡単に行える他、会議に欠席者が出た際の情報の補完にも活用できます。カメラ機能やマイク機能も高品質なので、ストレスを感じることも少ないでしょう。

Zoomはオンラインの研修や勉強会でも活用できます。画面共有機能を利用すれば資料の共有が可能な他、ホワイトボードでイメージの共有もしやすいので、オフラインと同様のクオリティで研修や勉強会を行うことが可能です。

また、ブレイクアウトルームを利用すれば、少人数でのグループワークも可能です。研修や勉強会の途中にグループワークを挟みたい場合は、ブレイクアウトルームを有効に活用しましょう。

加えて、Zoomで研修や勉強会を行えば、内容を録画して保存しておくことが可能です。研修や勉強会の内容を保存しておけば、以降の新入社員に対する資料として活用したり、内容の見直しに活用できます。

Zoomを利用すればオンラインセミナーを開催することもできます。Zoom One単体にはオンラインセミナーの機能はありませんが、別途有料契約して「Zoom Webinars」という機能を利用することで、オンラインセミナーを開催できるようになります。

「Zoom Webinars」を利用すれば最大5万人規模のウェビナーを開催できます。通常のZoomでのミーティングとは異なり、ホストとパネリストしか参加者を確認できないようになっているため、参加者のプライバシーの面でも安心です。他にも有料セミナーを開催するための機能など、オンラインセミナーに特化した機能が備わっています。

Zoom（Zoom One）には無料版だけでなく、有料版も存在します。無料版でもほとんどの機能が利用できますが、有料版では無料版の機能に加え、関連サービスとの連携やAPIの利用などが可能です。リコージャパンでお取り使いしている有料版の料金プランは以下のようになっています。

Zoom Oneの無料版と有料版の違いについては、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

ビジネスでZoomを利用するのであれば、有料版を利用することをおすすめします。
Zoomの無料版には、会議時間が40分に制限されるデメリットがあります。

制限時間が来るたびに会議を立て直すことで無料版でも継続的な会議が可能ですが、効率的とはいえません。また、他社や顧客との会議中に接続が切れるとトラブルになる恐れがあります。

社外でWeb会議をする機会がある場合や、長時間の会議をすることが多い場合は、有料版の利用を検討したほうが良いでしょう。

最後にZoomアプリのインストール方法について紹介します。Zoomアプリのインストール方法はWindowsとMacで異なるので、自身のデバイスにあったインストール方法をしっかりと確認しておきましょう。

まずはWindowsでZoomアプリをインストールする方法を紹介します。はじめにZoomの公式ページからインストーラーをダウンロードしましょう。公式ページのグローバルメニューにある「ダウンロード」またはフッター部分の「ミーティングクライアント」をクリックし、ダウンロードセンターのページを開きます。

次にダウンロードセンターの一番上にある「Zoom デスクトップ クライアント」の「ダウンロード」ボタンをクリックしましょう。ただし、「ダウンロード」ボタンからダウンロードできるのは64ビット版になります。32ビット版が必要な場合は、ボタン下部の「32ビット クライアントをダウンロード」からインストーラーをダウンロード可能です。

最後にインストーラーを起動すれば、自動でZoomアプリがインストールされます。

続いてMacの場合です。Macの場合もインストーラーのダウンロード方法はWindowsの場合と同様です。ただし、Macの場合はインストール時に権限の設定が必要になります。インストーラーをダウンロードできたら、デスクトップ左上のロゴからアップルメニューを開き、「システム設定」をクリックしましょう。

次に「セキュリティとプライバシー」をクリックし、下にスクロールします。
「セキュリティ」の欄にある「ダウンロードしたアプリケーションの実行許可」を「App Storeと確認済みの開発元からのアプリケーションを許可」に変更しましょう。

変更するラジオボタンをクリックするとTouch ID認証か管理者のパスワードを要求されるので、好きな方法で認証を行います。

以上の操作でZoomアプリのインストールが可能になるので、続けてダウンロードしておいたインストーラーを起動しましょう。インストーラーを起動したら、以下のような画面が開くので、右下の「続ける」をクリックします。

次にインストール先の設定画面に移るので、インストール先を変更する場合は「インストール先の変更」からファイルを指定しましょう。最後に「インストール」をクリックすれば、インストールZoomアプリのインストールは完了です。

なお、インストール先を設定する際に、「このコンピュータのすべてのユーザー用にインストール」をインストール先に指定している場合は、Touch ID認証か管理者のパスワードの入力が必要なので注意しましょう。

上記の他、Zoomはスマホでも利用可能です。詳しくは以下の記事をご覧ください。

Zoomの特徴や機能について解説してきました。Zoomには画面共有やホワイトボードなど、Web会議に活用できる機能が多数内蔵されています。また、有料版にすることで大規模なウェビナーの開催も可能です。チーム内や社内のコミュニケーションだけでなく、研修や勉強会にも利用できるので、是非利用を検討してみてください。

Zoomで文字起こしをしたいのであれば、自動文字起こしツールの「toruno」が便利です。「toruno」を利用すれば高精度な文字起こしが可能なので、議事録の作成が容易になります。また、リアルタイムで文字起こしが行われるので、会議中の振り返りにも活用可能です。無料トライアルも用意されているので、ぜひ利用してみてください。