ウェビナーとは？初めてでも失敗しない開催時のポイントをご紹介

ウェビナーとは

ウェビナーとは、オンラインセミナーのことです。
「Web」と「Seminar（セミナー）」を合わせた造語であり、インターネットで配信するセミナーや講演会、講義、研修などを指します。

会場型セミナーとの違い

ウェビナーは従来の会場で行うセミナーと比べて、次のような違いがあります。

ウェビナーの種類

ウェビナーの種類には大きく分けて「ライブ配信」「擬似ライブ配信 」「アーカイブ配信」の3種類があります。それぞれの特徴は下記の通りです。

開催内容や目的、運営体制によって選ぶことが大切です。

ウェビナーのメリット・デメリット

ウェビナー開催は、オンラインで開催が出来ることから、オフライン開催の場合に必要だった、大規模な会場やスタッフも不要となり、費用面や工数面を削減することができ、実施に向けたハードルを大きく下げることができます。また参加者の視点からも、移動にかかる交通費や、会場までの移動時間を削減することができる為、双方にとって大きなメリットがあります。

一方でデメリットとして、インターネット環境さえあれば、スマホやパソコンひとつでどこでも気軽に参加できるがゆえに、画面の向こうの参加者の反応がわかりにくく、一方的な講義形式のような配信に陥ってしまったり、オフラインでは行うことができた、講師と参加者または、参加者同士の交流が難しい点があげられます。

また、主催者にとって、インターネット回線などの配信環境に左右されたり、機材のトラブルなど、予測しないリスクがあるため、配信には一定の知識と経験が必要になるでしょう。

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ウェビナーの開催方法

ウェビナーの開催方法を検討し、効率的に満足度の高いウェビナーを開催する為にも、しっかりと手順を把握してから取り掛かることがおすすめです。本コラムでは、ウェビナー集客から開催後のフォローまでの一連の流れについて理解していただくことを目的としておりますが、開催前に検討すべき手順とポイントについて、下記コラムでご紹介しておりますので、こちらも併せて是非ご覧ください。

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ウェビナーの開催方法とは？手順とポイントを解説！

ウェビナー開催の流れ① ～集客～

ウェビナーを成功させるためには、集客、開催準備、当日、開催後の対応のそれぞれにおいて、しっかりと対応していくことが必要です。ここで、それぞれの流れと共に、実施すべきことを見ていきましょう。

まず、ウェビナー参加者を集めるには、申し込みフォームを作成し、そこから参加者を募集します。その申し込みフォームへの集客方法は「メール配信」「自社サイト」「Web広告・SNS広告」「SNSでの情報発信」「セミナー情報ページへの掲載」「オフライン集客」などがあります。適した方法を選びましょう。

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メール配信

個別にメールを送るか、メルマガで一斉配信する方法です。個別メールは興味関心を示してもらいやすく、メルマガも同様の効果が期待できるほか、一斉送信できるので、手間が軽減される点もメリットです。

自社サイト

自社サイトのニュースリリースなどに開催告知を掲載します。この方法だけでは開催を広く周知しにくいため、別途、外部に向けて発信する方法を合わせて取ることが求められます。

Web広告・SNS広告

WebやSNSでの広告は、広く見込み顧客の集客も可能です。幅広く募集できる一方で、ターゲットにうまく訴求しなければ成果が見込めません。

SNSでの情報発信

自社の公式SNSアカウント上で情報発信する方法です。フォロワーに周知できます。

セミナー情報サイトへの掲載

外部のセミナー情報サイトに掲載する方法もあります。ウェビナーに参加したい人が集まるため、より集客につながりやすいといえます。

オフライン集客

展示会や営業の際などに、対面した方にウェビナー開催を告知するのも一つの方法です。周知できる人数に限りがあるため、他の方法と組み合わせましょう。

成功しているウェビナー集客のポイントは、1か月前に告知し、さらにウェビナーの前日や1時間前、15分前などにメールを送ってリマインドすることです。これにより、参加申し込みをした人を確実に誘導できるほか、まだ参加登録していない人も、時間の都合が合えば参加してもらえるかもしれません。そして事前に資料を送付したり、無料レポートなどの参加特典を付けて興味関心を引くこともポイントです。

ウェビナー開催の流れ② ～事前準備～

ウェビナー開催前の事前準備としては次のことが挙げられます。

配信方法を決定する

ライブ配信、擬似ライブ配信、アーカイブ配信のいずれかを決めます。

会場準備や機材・ツールの選定・準備を行う

ウェビナーを開催する場所や機材、ツールといった必要な道具の選定を行い、手配します。大きな会場でオフラインセミナーを中継しながら実施する場合もありますので、その場合は会場を手配する必要があります。また、配信するウェビナーツールには、一般的な「Web会議システム」と「ウェビナー配信専用ツール」の2種類があります。最適なツールを選びましょう。

構成やスライド資料・動画の決定

ウェビナー全体の構成や資料や動画を使用する場合にはそれらの準備を行います。

運営スタッフの業務フローを作成する

当日の運営をスムーズに行うために、業務フローなどを決めておき、必要に応じて台本も準備します。

リハーサルを行う

リハーサルは必ず実施して、構成や業務フローに改善点がないか、検証を行います。

ウェビナー開催の流れ③ ～ウェビナー当日～

ウェビナー当日は、次の項目に留意しましょう。

ウェビナー開催前の最終確認

ウェビナー開催前には、再度機材や音声チェックを行い、予定通り実施できるか最終確認を行うと安心です。

参加者の出欠確認

当日、事前に申し込みのあった参加者の出欠確認を行います。

終了後にアンケートを実施する場合は参加者に送付する

必要に応じて、ウェビナーの内容や自社の商品・サービスに関するアンケートのURLを参加者に送付します。多くの人からアンケートの回答をもらえるように、アンケートに答えてくれた方に、当日の資料や追加コンテンツのプレゼントなどの特典を用意しておくと効果的です。

ウェビナー開催の流れ④ ～ウェビナー開催後のフォロー～

ウェビナー開催後は、アフターフォローを行います。

フォローメールの送付

参加者には開催後にフォローメールとして御礼メールを送りましょう。将来的に商談につながる可能性があります。また、自社商品の紹介や関連セミナーへの誘導文を加えることで、さらに次のつながりを作っていくことができます。

アンケート結果に応じたアプローチを実践する

アンケートに回答してくれた参加者には、その回答に応じて最適なアプローチを取ります。次のアクションを希望している場合はもちろん、御礼メールから自社サイトへのアクセスがあったなどのホットリードに対しては、特に直接アプローチを行うと効果的です。

コールドリードにも継続的なフォローを行う

アンケート未回答や「興味なし」の回答のあったコールドリードの場合にも、フォローをまったく行わないのではなく、定期的にメールを配信するなどして、継続的なフォローを行いましょう。将来、関係が発展する可能性もあります。

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ウェビナーは代行も可能

ここまでウェビナーを開催するまでの一連の流れを見てきましたが、初めてウェビナーを企画される方や、本番での失敗リスクを心配される方は、その道のプロフェッショナルが運営を代行するウェビナー運営代行サービスを活用することも一つの手段です。

ウェビナーの運営代行業者とは、ウェビナーなどの配信を請け負う事業者のことであり、近年では配信だけでなく、企画や集客、事務局運営、アーカイブ動画の配信等お客様の要望に沿って多岐にわたって請け負うケースも増えています。

機材トラブルなどの不安や、ウェビナー準備にかかる負担を減らし、プレゼンテーションの内容や企画に集中できるため、一つの選択肢としてこちらもぜひご検討ください。

【関連コラム】
ウェビナー配信の運営代行を活用するコツ

まとめ

ウェビナーの基本や一般的な流れ、準備・実施方法についてご紹介してきました。ウェビナーと一口に言っても、目的に応じてさまざまな形態や内容が考えられます。ぜひ最適な方法を選択し、しっかりと準備・事後フォローを行った上で、有意義なウェビナーを開催しましょう。

初めてのウェビナー開催で不安が大きい、人手・ノウハウ不足、より充実した質の高いウェビナーを開催したいなど課題をお持ちの方は、ぜひリコーの「ウェビナー運営支援サービス」をお役立てください。事前準備～セミナー後のフォローまで一気通貫でウェビナーをサポートいたします。

また、ウェビナー参加者の満足度を上げる開催中のリアクションや質疑応答などの双方向のコミュニケーションを実現する機能もご用意しております。よりウェビナーの成果を高めたい場合におすすめです。

詳細については、ぜひサービスページをご覧ください。
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