受領請求書業務はどうすれば効率化できる？電子化による3つの方法を解説

受領請求書業務を電子化するにはどうすればいいのか？

このように電子化ニーズの高い受領請求書業務を電子化するには、大きく3つのパターンに分類できると考えられます。

1. ①受け取った紙やPDFの請求書を、OCR処理をかけてデータ化する
2. ②代行入力サービスを利用して、請求書を代行業者が受領しデータ化する
3. ③電子データ化された状態で取引を行う

ここからは、それぞれ特徴やメリットデメリットについて詳しく解説していきます。

代行入力サービスで
データ化

電子データ取引

①OCR処理でデータ化

「OCR」とはOptical Character Readerの略で、紙やPDFなどのテキスト部分を認識して文字データに変換する光学文字認識技術のことを指します。OCRによる一般的なデータ化フローとしては、まず紙をスキャナなどでPDF化し、OCR処理をかけて中身をデータ化します。その際、100％の精度でデータ化することは理論上不可能のため、最終的に人の目でデータを確認し必要に応じて修正するという流れとなります。

■OCRのメリット・デメリット

これまで手入力でデータ化していた業務をOCR処理に移行させることがメインとなるため、現状の運用フローからの変更が比較的少なくて済むこと、採用にあたっては請求書を送付する側には影響がない点などがあり、手軽にスタートできるのがメリットです。その反面、OCRは理論上は100％の精度で読み取ることができないため、必ず目で見て確認し必要に応じて修正する作業が発生する点はデメリットとなります。

②代行入力サービスでデータ化

取引先に請求書を送付してもらう際、請求書を代行業者の指定の住所に郵送してもらったり、WEB上のストレージにアップロードするなどして、代行業者の方で請求書を受け取って中身をデータ化するサービスです。主に請求書の受取やデータ化作業を効率化することが可能となります。

■代行入力サービスのメリット・デメリット

受取や入力などの業務を切り離すことができるため、効率化効果が大きく他業務に集中できること、また請求書の受取のために出社をする必要がなくなりテレワークを促進することが可能です。
一方で、費用が高額になりがちな点やリードタイムが発生する点はデメリットになります。また、請求書の受取先を代行業者に変更するため取引先へ宛先変更を依頼したり、業務を切り離すことから業務ノウハウがなくなり、将来的に電子取引が主流となった場合に自社に業務を戻したくても簡単に戻せなくなるリスクも想定されます。

③電子データ取引

一般的に取引先と一緒に同じシステムを使うことで、紙やPDFではなく電子データ化された状態で請求書などの帳票やり取りを行う取引方法です。データでやり取りするため帳票授受がスムーズになること、受領後の手入力や照合作業を効率化することが可能です。イメージしやすいところだとEDI取引や、弊社の企業間取引デジタル化ソリューション「RICOH Trade Automation」が該当します。

■電子データ取引のメリット・デメリット

受領請求書業務全体を効率化可能なため非常に効果が大きく、また電子データのため100％正しいデータで受領が可能で、OCRや代行入力業者などのようにデータ化後の確認は不要となります。さらに受取や入力のリードタイムもなく即座に受取ることができるため、締め日業務を圧迫することもありません。
一方で取引先からのシステム利用承諾が必要な点や、紙受領から電子データ取引への過渡期には一部で紙運用が残るため電子データ取引と紙取引が混在することがあります。ただし効率化効果が大きいため、実際に導入している企業様ではその点を割り切って運用されているところが多いようです。