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RICOH コンテンツ活用&業務効率化サービス 機能/特長

RICOH コンテンツ活用&業務効率化サービスの
機能/特長

コンテンツ取り込み

様々な種類のコンテンツを取り込み、一元管理・共有

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ドラッグ&ドロップ

各ユーザーのコンテンツ保管スペース「文書トレイ」には、Windows® Explorerなどから必要なファイルをドラッグ&ドロップで取り込めます。

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フォルダ監視

指定したフォルダを監視し、フォルダに保存されたファイルを自動で「文書トレイ」に取り込めます。

ここに注目!
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[Outlook®連携]eメールを自動取り込み

Microsoft® Outlook®の送受信メールと添付ファイルを、送信者名メールアドレスのインデックスを付けて、自動/手動で「文書キャビネット」または「文書トレイ」に取り込めます。

ここに注目!
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[Webフォーム登録]ブラウザーへの入力データを自動取り込み

帳票・アンケートなどのフォームを作成し、Webで公開。入力済みデータはワンクリックで送信され、PDFで「文書キャビネット」に保存されます。

ここに注目!
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[Smart Connect]外部アプリケーションから直接コンテンツを検索・活用

外部アプリケーションに「文書キャビネット」へのアクセスボタンを追加できます。
利用者は、いちいちアプリケーションを切り替えることなく、今作業中のアプリケーションから、直接コンテンツを検索して活用できます。

ここに注目!
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[複合機連携]複合機の簡単操作で紙文書のデジタル一元化

リコーの複合機と連携。複合機のタッチパネルの簡単操作で、紙文書をスキャンして「⽂書トレイ」にPDFで保管し、デジタルコンテンツとして活用できます。

■RICOH カンタンストレージ活用シリーズ

画像:「Scan」または「My Scan」を選択

「Scan」または「My Scan」を選択

画像:保存先を選択

保存先を選択

画像:ファイル名を指定して「スタート」

ファイル名を指定して「スタート」

「RICOH カンタンストレージ活用シリーズ」の機能です >詳しくはこちら

■RICOH カンタン文書活用 タイプZ

画像:業務ボタンを選択

業務ボタンを選択

画像:”保存先はDocuWareの文書トレイ”を事前に設定

保存先は”DocuWareの文書トレイ”を事前に設定

画像:ファイル名を指定して「スタート」

ファイル名を指定して「スタート」

「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」の機能です >詳しくはこちら

一元管理・活用

コンテンツ情報をインデックス化し、簡単に検索・活用

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OCR処理

取り込まれた紙文書/画像データは、PDF化と同時に自動で全文OCR処理が行なわれ、テキストデータとして保管されて、様々な活用が可能になります。

ここに注目!
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[Intelligent Indexing機能(学習機能付きOCR)]インデックス抽出をサポート

OCR処理時には、システム上で⽂書の種類・書式を学習し、あらかじめ定義されたインデックス情報を⾃動的に抽出。
利⽤者が修正を⾏なう度に、学習を積み重ねて精度が向上します。

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インデックス検索/全文検索

作成されたインデックス情報、またはOCR処理による全テキストから検索して、必要なコンテンツを見つけられます。「文書キャビネット」では使用頻度の高い検索条件を保存し、検索作業の省力化が可能です。

ワークフロー自動化

ワークフローをデジタル化し、運用を大幅に効率化

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スピーディー・スムーズなワークフローを実現

上司や関連部門の承認が必要な業務処理も、定義された審査承認フローに従い、スピーディー・スムーズにワークフローを回せます。

ここに注目!
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[モバイルアプリ]どこでもすぐにワークフローに対応

スマートフォンなど(Android/iOS対応)で、ワークフローのタスク操作やコンテンツ検索・閲覧が可能な、モバイルアプリを利用できます。場所を選ばず、いつでも業務を遂行できます。

データ連携

業務システムとスムーズに連携

ここに注目!
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[API連携]APIを利用して様々なシステムと連携

Web APIによる外部システムとの連携が可能。
DocuWareに取り込んだコンテンツ情報を連携することで、再入力作業を不要とします。
※ご利用には、技術者による対応が必要となります。

ここに注目!
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[データベース連携]
外部データベース(商品マスタ、顧客マスタなど)から、インデックスデータとして取り込み可能

既存で利用しているデータベースに接続し、インデックス作成時に情報を取り込むことできるので、入力効率を向上できます。

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CSV連携

インデックス化した情報をCSV形式で取り出せます。

タイムスタンプ連携

タイムスタンプによる「存在証明」と「完全性証明」により、「電子帳簿保存法」の真実性の確保要件に対応

ここに注目!
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[タイムスタンプ機能]

タイムスタンプ付与

文書を登録すると自動的にタイムスタンプ付与対象の文書にタイムスタンプが付与されます。
利用者は特別な操作をする必要はありません。
※タイムスタンプの付与対象となるファイル形式は、ISO準拠のPDFのみとなります。

一括検証機能

タイムスタンプが付与された日時以降、そのデータが改ざんされていないか確認できます。

電子契約連携

組織内承認~電子契約~文書管理のデジタル化により、契約業務を効率化

ここに注目!
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[電子契約サービス連携]スピーディー・スムーズに契約処理/契約書管理

ワークフロー機能による組織内承認後、ペーパーレスのまま相手先と契約締結から
契約書データの保管が可能となり、スピーディーに契約業務を進められます。
必要時には、全文OCRや書誌情報による検索機能で、簡単に契約内容を確認できます。

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