RICOH コンテンツ活用＆業務効率化サービス 機能/特長
RICOH コンテンツ活用&業務効率化サービスの
機能/特長
コンテンツ取り込み
様々な種類のコンテンツを取り込み、一元管理・共有
こんな課題にお応え
- コンテンツの種類の違い（電子データ/紙/ファクス）による業務の分断
- ソフトウェアやシステムの違い（ファイル形式）による再入力の手間
- 部署・個人ごとに情報が偏在し活用できない
業務と情報をシームレスに！
- コンテンツを一元的にデジタル化し、様々な業務をつなげる
- 使い慣れたソフトウェア・システムを有効活用でき再入力不要
- 企業内の情報を集約・有効活用
ドラッグ&ドロップ
各ユーザーのコンテンツ保管スペース「文書トレイ」には、Windows® Explorerなどから必要なファイルをドラッグ&ドロップで取り込めます。
フォルダ監視
指定したフォルダを監視し、フォルダに保存されたファイルを自動で「文書トレイ」に取り込めます。
［Outlook®連携］eメールを自動取り込み
Microsoft® Outlook®の送受信メールと添付ファイルを、送信者名メールアドレスのインデックスを付けて、自動/手動で「文書キャビネット」または「文書トレイ」に取り込めます。
［Webフォーム登録］ブラウザーへの入力データを自動取り込み
帳票・アンケートなどのフォームを作成し、Webで公開。入力済みデータはワンクリックで送信され、PDFで「文書キャビネット」に保存されます。
［Smart Connect］外部アプリケーションから直接コンテンツを検索・活用
外部アプリケーションに「文書キャビネット」へのアクセスボタンを追加できます。
利用者は、いちいちアプリケーションを切り替えることなく、今作業中のアプリケーションから、直接コンテンツを検索して活用できます。
［複合機連携］複合機の簡単操作で紙文書のデジタル一元化
リコーの複合機と連携。複合機のタッチパネルの簡単操作で、紙文書をスキャンして「⽂書トレイ」にPDFで保管し、デジタルコンテンツとして活用できます。
■RICOH カンタンストレージ活用シリーズ
「Scan」または「My Scan」を選択
保存先を選択
ファイル名を指定して「スタート」
「RICOH カンタンストレージ活用シリーズ」の機能です ＞詳しくはこちら
■RICOH カンタン文書活用 タイプZ
業務ボタンを選択
保存先は”DocuWareの文書トレイ”を事前に設定
ファイル名を指定して「スタート」
「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」の機能です ＞詳しくはこちら
一元管理・活用
コンテンツ情報をインデックス化し、簡単に検索・活用
こんな課題にお応え
- 電子化保管時には必要情報を手作業で入力
- 入力ミスがあると検索・活用が困難
保管・検索・活用を効率化!
- 帳票の種類をシステムが学習しインデックス情報を自動抽出
- 入力作業軽減、入力ミス防止、コンテンツ保管・検索・活用の生産性向上
OCR処理
取り込まれた紙文書/画像データは、PDF化と同時に自動で全文OCR処理が行なわれ、テキストデータとして保管されて、様々な活用が可能になります。
［Intelligent Indexing機能（学習機能付きOCR）］インデックス抽出をサポート
OCR処理時には、システム上で⽂書の種類・書式を学習し、あらかじめ定義されたインデックス情報を⾃動的に抽出。
利⽤者が修正を⾏なう度に、学習を積み重ねて精度が向上します。
インデックス検索/全文検索
作成されたインデックス情報、またはOCR処理による全テキストから検索して、必要なコンテンツを見つけられます。「文書キャビネット」では使用頻度の高い検索条件を保存し、検索作業の省力化が可能です。
手書き・微細字対応
手書き文字や微細な文字等の読み取りにより、幅広い業務での効率化・自動化を実現
こんな課題にお応え
- 明細行など細かい文字がある
- スキャンしたデータのため、文字が潰れている
- 手書きの文字がある
視認性の低い文字入力の手間と時間を削減！
- 細かい文字情報をデータ化可能
- 掠れたり、潰れた文字をデータ化可能
- 手書きの文字をデータ化可能
［OCR連携］OCRの読み取り精度を向上
これまでのOCR機能では取り込めなかった文字情報を取得することが可能になり、データ入力などの業務負荷軽減に役立ちます。また、DocuWareの強みであるIntelligent Indexing機能（学習機能付きOCR）を有効に活用できます。
※ ご利用には、DocuWare連携オプション for OCR plus が必要です。
ワークフロー自動化
ワークフローをデジタル化し、運用を大幅に効率化
こんな課題にお応え
- 紙による回覧・承認業務に多くの人手・時間がかかる
- 担当者不在時には業務が停滞
確認・決裁を大幅に効率化!
- 直感的ワークフロー操作でスピーディー・スムーズに回覧・承認
- 外出先・在宅ワークからでも、ワークフローを回せる
スピーディー・スムーズなワークフローを実現
上司や関連部門の承認が必要な業務処理も、定義された審査承認フローに従い、スピーディー・スムーズにワークフローを回せます。
［モバイルアプリ］どこでもすぐにワークフローに対応
スマートフォンなど（Android™/iOS対応）で、ワークフローのタスク操作やコンテンツ検索・閲覧が可能な、モバイルアプリを利用できます。場所を選ばず、いつでも業務を遂行できます。
データ連携
業務システムとスムーズに連携
こんな課題にお応え
- 外部システムへの入力作業に人手・時間がかかる
- 外部システムへの入力ミスが発生する
- 業務処理が遅れる
人手をかけずスムーズに連携!
- 外部システムへの入力作業不要
- 外部システムへの入力ミス削減
- 業務処理を大幅に迅速化
［API連携］APIを利用して様々なシステムと連携
Web
APIによる外部システムとの連携が可能。
DocuWareに取り込んだコンテンツ情報を連携することで、再入力作業を不要とします。
※ご利用には、技術者による対応が必要となります。
［データベース連携］
外部データベース（商品マスタ、顧客マスタなど）から、インデックスデータとして取り込み可能
既存で利用しているデータベースに接続し、インデックス作成時に情報を取り込むことできるので、入力効率を向上できます。
CSV連携
インデックス化した情報をCSV形式で取り出せます。
タイムスタンプ連携
タイムスタンプによる「存在証明」と「完全性証明」により、「電子帳簿保存法」の真実性の確保要件に対応
こんな課題にお応え
- 電子取引データ保存において真実性要件の確保をしたいが事務処理規定で定めた運用が守れるか不安
- スキャナ保存の真実性要件の確保にはタイムスタンプで対応したい
電子帳簿保存法対応の運用業務を簡略化！
- 真実性の確保に関わる運用負荷を低減
- 各利用者は文書にタイムスタンプを意識せず付与できる
［タイムスタンプ機能］
タイムスタンプ付与
文書を登録すると自動的にタイムスタンプ付与対象の文書にタイムスタンプが付与されます。
利用者は特別な操作をする必要はありません。
※タイムスタンプの付与対象となるファイル形式は、ISO準拠のPDFのみとなります。
一括検証機能
タイムスタンプが付与された日時以降、そのデータが改ざんされていないか確認できます。
電子契約連携
組織内承認~電子契約~文書管理のデジタル化により、契約業務を効率化
こんな課題にお応え
- 紙による契約書の組織内承認〜相手先との契約締結に時間がかかる
- 必要時に、紙の契約書の内容確認に手間どる
契約書管理の手間・時間削減！
- 相手先との契約締結までスピーディーにペーパーレス化し、契約業務の時間短縮
- 全文OCRと書誌情報など多彩な検索で契約内容の確認も簡単
［電子契約サービス連携］スピーディー・スムーズに契約処理/契約書管理
ワークフロー機能による組織内承認後、ペーパーレスのまま相手先と契約締結から
契約書データの保管が可能となり、スピーディーに契約業務を進められます。
必要時には、全文OCRや書誌情報による検索機能で、簡単に契約内容を確認できます。
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