I-02 間接材購買のDX活動

間接材購買業務において業務見直しによるムリ・ムダ・ムラの低減を行うと同時に、デジタルツールを活用した業務効率化を行い、より付加価値の高い業務へシフトしていくために、間接材購買のDX活動を実施しています。

取り組みの背景

間接材購買のDX活動を始める前は、品目別のコストダウン活動を推進してきた中で、個々の業務が属人化され、業務効率化という観点で組織的な取り組みができていませんでした。
また、従来の間接材購買システムは物品中心であったため、役務・サービス領域の購買に対するガバナンスやコンプライアンスが担保されていない部分もあり、コンプライアンス上のリスク回避、支払/調達実績情報の可視化と一元管理、関連書面の電子化を目的として、間接材購買システムの刷新に向けた活動を進める必要がありました。

取り組み内容

組織全体で活動した業務効率化

  • 組織全体の業務構造と工数を可視化し、効率化のポテンシャルがある業務の洗い出しを実施しています。
  • 組織としてテーマ化し、目標値を設定した上で取り組んでいます。
  • 横串組織としてDX委員会を設立、委員会メンバーが困っている仲間をサポートし組織のDX化を推進しています。(風土づくり)

サービス材を含めた間接材購買システムの導入

従来の物品中心に展開していた購買システムを見直し、役務サービスも含めた間接材購買システムへ刷新しました。

<サービス材領域例>

  • 開発業務委託/販売業務委託/広告販促/IT業務委託/建築工事

戦略立案

案件創出

見積交渉
(ソーシング)

契約・発注
(パーチェシング)

管理活動

  • 見積交渉(ソーシング)
  • 業務可視化

  • BIツールによる大量な入札結果の分析・利活用

  • 見積明細ごとの最安値抽出の自動化

  • 契約・発注(パーチェシング)
  • 発注・検収遅れの督促自動化

  • ナビゲーションツール導入による購買システムのユーザビリティ向上

  • 管理活動
  • 案件進捗管理表の自動更新

  • コストダウン集計の自動化

  • 出張手配・経費精算ルール可視化業務効率化

効果

業務効率化の取り組みにより、年間で791時間の削減を実現しました。
オフィスワークの3M業務(面倒・マンネリ・ミスできない)をなくすことにより、メンバーのモチベーションアップにもつながっています。

h = 時間

BIツールによる建築入札データの利活用 105h→0h(▲100%) 2023年
見積明細ごとの最安値抽出の自動化 518h→460h(▲12%) 2022年
発注・検収遅れの督促自動化 270h→108h (▲60%) 2022年
リモートワーク併用での勤務実績報告の改善 249h→45h(▲82%) 2023年
コストダウン集計の自動化 211h→39h (▲82%) 2021年
サプライヤーMAPによる選定効率化 60h→30h (▲50%) 2020年
BIツールによる「出張手配・経費精算ルール遵守率の可視化業務」の効率化 72h→12h (▲83%) 2022年

また、一気通貫の購買プロセスを標準化できるサービス材を含めた購買システムの導入は、帳票類(郵送/ファクス)の電子化はもちろんのこと、コスト情報の一元管理や自動マッチングによるコンプライアンス向上にもつながっています。

  • 散在していた約113DB(データベース)をひとつに統合
  • 上流工程である取引基本契約書の一元化:13品目 193社締結済み*
  • 自動マッチングによるコンプライアンス向上:約9,209件/年*
  • *2018年リコー調べ

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