【初心者必見】Teamsの使い方を徹底解説！基本的な使い方から、便利な機能までご紹介

Microsoft Teamsは一般的なコミュニケーション機能だけでなく、Microsoft 365ツールとの連携機能を備えているので、Microsoft 365ツールを利用している企業で利用すれば幅広い業務に活用できます。しかし、Teamsを使いはじめたばかりの人の中には「そもそも基本的な使い方が分からない」という人も多いでしょう。当記事ではTeamsを利用する前に必要な準備や、基本的な機能の使い方について解説します。

Teamsとは、マイクロソフトが提供しているコミュニケーションツールです。チャット機能やビデオ通話といった機能をはじめとして、ファイルの共有機能など、チーム内のコミュニケーションに必要な機能は一通り搭載しています。

また、最大の特徴として、Microsoft 365の各種ツールとの連携機能を搭載しているのが特徴です。TeamsとMicrosoft 365ツールを連携することで、各ツールの操作や閲覧をTeams内で行えるようになります。Microsoft 365ツールを利用している企業であれば、業務効率化の観点から導入を検討して損はないアプリです。

Teamsを利用するためには以下のような準備が必要になります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

まずはTeamsを使用するためのデバイスを用意しましょう。TeamsはPCだけでなく、スマホやタブレットでも利用できます。対応しているOSと、OSごとの対応バージョンは以下の通りです。

Teamsを利用する際には上記のOSを搭載したデバイスを用意しておきましょう。

Teamsのビデオ通話機能を利用する場合、マイクやカメラが必要です。用意したデバイスにマイクやカメラが内蔵されている場合は問題ありませんが、内蔵されていない場合は別途外付けのマイクやカメラを準備する必要があります。

ビデオ通話に最適なマイクについては以下の記事で紹介しているので、当記事に併せてご覧ください。

デバイスが用意出来たら、Teamsのアプリをダウンロードしましょう。Teamsはブラウザ上でも利用することができますが、背景変更やテスト通話などの一部機能が制限されているため、基本的にはアプリでの利用をおすすめします。

Teamsアプリのダウンロード、インストール方法については、以下の記事をご覧ください。

ブラウザ版アプリ版を問わず、Teamsの利用にはMicrosoftアカウントの作成が必要になります。Microsoftアカウントの作成は、Microsoft Teamsの公式サイトから可能です。以下の記事で詳しい方法を解説しているので、併せてご覧ください。

Teamsを利用する前の準備が整ったら、実際のTeamsを利用してみましょう。当記事では以下の基本的な使い方について解説していきます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

まずはチームの作成方法や使い方について解説していきます。チームとはTeamsにおけるグループの最大単位です。Teamsを利用する際は、チームにメンバーを招待していき、チームの中で業務内容やワークフローなどで細分化したチャネルを作成していくことになります。

チームの作成手順

まずはTeamsを起動し、画面左側にあるメニューから「チーム」をクリックします。

「チーム」をクリックするとチームのメニューが表示されるので、メニューの上部にある「＋」をクリックします。

続いて、メイン画面に表示される「チームを作成」をクリックします。

以上の操作でチームの作成は完了です。なお、チームを新規作成すると、作成したチーム内に自動で「一般」というチャネルが作成されます。

メンバー招待の手順

チームを作成したら、次にチームのメンバーを招待しましょう。メンバーの招待はチーム名の右にある「・・・」から、「メンバーを追加」をクリックすることで行えます。

チャンネル作成の手順

メンバーを追加したら、チャネルを作成しましょう。チャネルはチャットのグループのようなもので、業務内容や話題に応じて作成することが多いです。チャネルの作成はチーム名の右にある「・・・」から、「チャネルを追加」をクリックすることで行えます。

続いてチャットの使い方を解説します。チャットはチームチャットとダイレクトメッセージで使用方法が異なります。それぞれの使用方法について見ていきましょう。

チームチャットの使い方

まずはチームチャットの使い方です。チームチャットではチームやチャネル単位でチャットのやり取りができます。まずはチャットを利用するチームやチャネルを選択しましょう。

そして、画面下部にあるメッセージの入力欄にメッセージを入力し、「投稿」ボタンをクリックしましょう。

以上でチームやチャネル単位でのメッセージのやり取りが可能です。特定の人物当てにメッセージを送りたい場合は、最初に＠（送りたい相手の名前）を入力することで、メッセージを当てた人物が分かりやすくなります。また、送信されたメッセージをクリックすれば、メッセージへの返信やピン止め、保存などが可能です。

ダイレクトメッセージの使い方

特定の人物と1対1でチャットをしたい場合は、ダイレクトメッセージを使用しましょう。ダイレクトメッセージを使用するには、まず画面左側のメニューから「チャット」を選択します。

チャットリストが表示されるので、チャットリスト上部の「新しいチャット」をクリックしましょう。

「新しいチャット」ウィンドウが立ち上がるので、チャットしたい人物を検索しましょう。

以上の操作で検索した人物とのチャットが作成されるので、チャット内でメッセージのやり取りをしましょう。なお、チャットしたい人物の検索欄右側にある「∨」をクリックし、「宛先」欄に複数の人物を追加すれば、グループチャットを行うことも可能です。

次にWeb会議の使い方を紹介します。Web会議は即時に開始する方法と、あらかじめスケジューリングして会議を行う方法があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

即時会議を始めたい場合

すぐに会議を始めたい場合は、画面左側のメニューから「カレンダー」を選択し、画面右上に表示される「今すぐ会議」をクリックします。

「今すぐ会議」をクリックすると以下のような画面が表示されるので、会議の名前を入力して「共有リンクを取得する」をクリックしましょう。

「共有リンクを取得する」をクリックすると会議のURLがコピーできるので、参加者にURLを共有した後に「会議の開始」をクリックします。

以上の操作で会議を開始できます。他の参加者は共有したURLをクリックするだけで会議に参加が可能です。

会議をスケジューリングする場合

会議をあらかじめスケジューリングしたい場合は、画面左側のメニューから「カレンダー」を選択し、「＋ 新しい会議」をクリックします。

会議の設定画面が開くので、出席者や日程など、必要な情報を入力していきましょう。最後に「保存」をクリックすれば、カレンダーに会議の予定がスケジュールされます。

会議に参加する際は、カレンダーにスケジュールされている会議の予定を選択し、リンクをクリックしましょう。なお、他の参加者には会議の予定をスケジュールした段階で通知が届きます。

最後にファイル共有機能についてです。ファイル共有機能とは、Teamsに参加しているメンバーにクラウド経由でファイルを共有できる機能になります。Teamsで共有されたファイルは共同編集できるので、業務の効率化が可能です。

ファイル共有はチャネル内のファイルタブにファイルをアップロードする方法と、チャット内に直接アップロードする方法があります。また、既にTeams内にアップロードされているファイルを共有することも可能です。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

Teamsの機能の中で特に利用する機会が多い機能がWeb会議ですが、録音や録画は有料版で自身が主催者側でないと使えません。無料版や招待された会議では、通常、記録を残すことができません。

無料版のTeamsや招待されたWeb会議で録音・録画をしたい場合は、「toruno」がおすすめです。「toruno」を利用すればWeb会議を録音するとともに、会議画面を30秒に1度の頻度で自動キャプチャできます。

また、自動文字起こし機能も搭載されているので、議事録作成にも活用可能です。「toruno」の詳細については、下記のページから確認できます。

Teamsの使い方について解説してきました。Teamsを利用するためには、あらかじめデバイスの準備やアカウントの作成などが必要です。TeamsではチャットやWeb会議の他、ファイルの共有なども可能なので、最大限に利用すればチームのコミュニケーションを円滑にすることができます。

Teamsの機能をさらに充実させたいのであれば、「toruno」の利用も検討してみてください。「toruno」を利用すれば、Web会議の内容を簡単に記録できるようになるため、議事録の作成や会議の振り返りが用意になります。無料トライアルも用意されているので、ぜひ利用してみてください。