RICOH Contract Workflow Service 機能一覧
本サービスの基本的な機能、動作環境について
RICOH Contract Workflow Serviceの主な機能
『RICOH Contract Workflow Service』は、契約締結に向けた活動に伴う法務相談、契約書類の保管・借用などのプロセスにおいて、現場からの相談や各種申請の審査結果の履歴を記録、管理するサービスです。
| 分類 | 機能 | 内容 |
|---|---|---|
| 法務相談 | 法務相談機能 | 法務部門への相談の記録と進捗を管理します。 |
| 簡易審査機能 | 簡単な質問によって法務部門への相談の要否を判断することができます。 | |
| 関連部署相談機能 ※2023年7月リリース |
法務部門から関連部門（知財やコンプライアンス部門）等にも回答を依頼し、関連部門の回答を含めて正式回答を行うことができます。 | |
| 契約審査 | 審査承認機能 | 申請内容の審査、承認、否認、差し戻し、編集を行えます。 |
| 保管申請督促機能 | 承認後の原本保管未実施の督促ができます。 | |
| 電子契約 | 契約依頼 | 外部電子契約サービス(クラウドサイン、DocuSign)にデータ連携し、相手方との契約依頼ができます。電子契約締結後には自動的に契約管理に登録されます。 |
| 契約管理 | 原本保管機能 | 契約締結時の契約書について原本の保管依頼ができます。 相談内容、契約内容、PDFなどの添付ファイルを登録し、原本の保管場所を記録して管理します。 電子契約連携時は自動的に登録されます。 |
| 原本取出機能 | 契約書原本の借用申請、受付、返却までの一覧の処理を記録して管理します。 | |
| 処遇判断機能 | 契約情報の参照や変更、および削除依頼を行います。 契約満了前を通知するメールが届いたら、契約内容を確認し、契約の期間変更や内容変更、契約の終了などを判断します。 満了確認や期間変更を行わない場合は、契約の期間の種類によって自動的に契約期間の自動延長、または契約終了になります。 |
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| 担当変更機能 | 複数の契約管理文書の担当者（契約担当者、共同契約担当者、契約担当上司）の変更を一括で行います。 | |
| マスタ管理 (共通・組織ルール) |
システム設定 | 承認設定や回答期限などの基本設定ができます。 |
| 名称マスタ | 入力項目名、非表示、必須を設定できます。 ※共通設定のみ可能。組織ルールごとに設定はできません。 |
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| 選択肢マスタ | 選択肢リストを設定できます。 | |
| メールマスタ | 本サービスの各機能から送信されるメールの件名、本文の内容を設定できます。 | |
| 受付先情報マスタ | 原本保管の受付先情報を設定できます。 | |
| 保管先情報マスタ | 契約原本の保管先情報を設定できます。 | |
| 取引先管理マスタ | 契約締結をする取引先情報を設定できます。 | |
| 共通雛型管理マスタ | 契約締結で利用する書類のひな型を管理できます。 | |
| 相談ルート設定 | 法務相談の分類ごとに対応する法務担当者、法務担当上司を設定できます。 法務担当上司の担当割り当てを省略して、直接、法務担当者に割り当ての受諾確認を行う設定にすることもできます。 |
|
| アドレス帳 | ユーザー／組織／グループ情報の登録・管理、パスワードの変更・リセットなどの操作ができます。 |
| 機能 | バッチ | 内容 |
|---|---|---|
| 原本取出機能 | 返却期限超過通知 | 受領済み状態で返却期限を超過した借用申請文書があるかをチェックし、対象となる借用申請文書の契約担当者（CC：契約担当者上司、関係者）へ返却期限の超過を通知するメールを送信します。 |
| 処遇判断機能 | 契約終了一括更新 | 処遇判断が完了し契約終了期間を超過した原本保管文書があるかをチェックし、対象となる原本保管文書を契約終了状態へ更新します。 |
| 契約解除一括更新 | 契約解除日が処理日以前の原本保管文書があるかをチェックし、対象となる原本保管文書を契約解除状態へ更新します。 | |
| 有効期限満了通知 | システム設定で指定されている日数以内に有効期限満了を迎える契約の原本保管文書があるかをチェックし、対象となる原本保管文書の契約担当者へ有効期限満了を通知するメールを送信します。 | |
| 担当変更機能 | 担当者一括更新 | 変更待ち状態の担当変更文書があるかをチェックし、対象の担当変更文書で変更対象となっている原本保管文書を取得します。 取得した原本保管文書の契約担当者、契約担当者上司と関連する文書（法務相談文書、処遇判断文書、取得した原本保管文書に関連する原本保管文書）の参照権限を変更します。 |
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ブラウザー |
対応するブラウザーは以下のとおりです
|
RICOH Data Importer（データ登録支援ツール）
『RICOH Data Importer』は、RICOH Contract Workflow Service専用のデータ登録支援ツールです。「他システム、Excelからのデータ移行」や「他システムとの連携」のためのデータ登録支援ツール（インポーター）を提供しています。
| データ | 内容 |
|---|---|
| 取引先 | 取引先管理マスタへの新規／更新／削除ができます。 |
| 共通雛型 | 共通雛型管理マスタへの新規／更新ができます。 |
| 契約書情報 | 原本保管されている契約書情報の新規／更新ができます。 |
| 法務相談 | 法務相談の記録情報の新規／更新ができます。 |
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対応OS | Microsoft® Windows® 推奨：64bitのWindows OS |
| CPU | 推奨：Intel® Core™ i7 CPUあるいは同等以上のCPU性能のプロセッサ |
| メインメモリー | 推奨：8GB以上 |
| ネットワーク環境 | 本サービスに接続できる環境（有線LAN推奨） |
| インストールが必要なアプリケーション | .NET Framework 4.5.2以上 |
Address Book Agent（アドレス帳インポートツール）
『Address Book Agent』（アドレス帳インポートツール）は、RICOH Contract Workflow Service専用のデータ登録支援ツールです。「他システム、Excelからのデータ移行」や「他システムとの連携」のためのデータ登録支援ツール（インポーター）を提供しています。
| データ | 内容 |
|---|---|
| アドレス帳 | ユーザー、グループ、組織、ロール、プロフィールの新規／更新／削除ができます。 |
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対応OS | Microsoft® Windows® macOS Linux 推奨：64bitのWindows OS |
| CPU | 推奨：Intel® Core™ i7 CPUあるいは同等以上のCPU性能のプロセッサ |
| メインメモリー | 推奨：8GB以上 |
| ネットワーク環境 | 本サービスに接続できる環境（有線LAN推奨） |
| インストールが必要なアプリケーション | Javaランタイム：OpenJDK Amazon Corretto 8 |
法務相談機能
STEP 1 相談
システムから誰でも簡単に法務部門へ相談を行うことができます。
相談項目の設計や、よくある相談を解決できる「簡易審査機能」を備えています。
- いつでも法務部への相談が可能
- 相談者は、回答の進捗状態を把握
- よくある相談は『簡易審査』機能で解決
STEP 2 回答
納期に合わせて計画的に回答業務を行うことができます。俗人化を防ぐ「担当割当機能」や「相談検索機能」を備えています。
- マネージャーによる担当の割り当てが可能
- 『回答希望日&予定日』で計画的に対応
- 再相談機能で案件クローズまで何度でも相談可能
- 相談履歴は法務部員間で共有可能
-
添付ファイル*の全文検索も可能
* Microsoft Offieフォーマットファイル、およびテキスト付PDFファイル
契約審査機能
締結する契約書面の審査、承認を行うことができます。承認記録を残すことができます。
押印依頼などの簡易なワークフローとしても利用できます。
- 簡易なワークフロー機能で、審査・承認が可能
- 相談履歴との紐づけで契約審査が簡略可能
- 承認済み案件は、アラート機能でチェック可能
電子契約機能（外部サービス連携）
法務相談が完了したもの、または契約審査が完了した契約は、電子契約機能で契約相手先との電子署名とタイムスタンプによる合意が可能です。
- 在宅、出張先でも合意可能
- 電子契約で締結した契約書は自動的に契約管理へ
※ ご利用頂ける電子契約サービス
・クラウドサイン
・DocuSign
契約管理機能
契約情報や契約書PDFファイルの登録や、期限管理を行うことができます。
契約情報には、相談や審査情報を紐付けすることできます。
-
法務部員は全ての情報を閲覧可能
※ 閲覧権限は文書ごとに、ユーザー、組織、グループなどで設定可能 - 関係部門で常に最新情報を共有可能
- 締結経緯や相談履歴は、契約情報から確認が可能
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添付ファイル*の全文検索も可能
* Microsoft Offieフォーマットファイル、およびテキスト付PDFファイル
「RICOH Contract Workflow Service」導入検討ガイド
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以下のような内容を掲載しています。
- RICOH Contract Workflow Serviceとは
- RICOH Contract Workflow Serviceの特長
- 導入メリット
- 機能詳細 など
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