オフィスコミュニケーションの活性化施策に最適なデジタルサイネージとは

オフィスコミュニケーションの活性化施策を行う際の
課題と成功のためのポイント

出社する機会が増えつつある今、改めてオフィスコミュニケーション活性化のための施策が注目されています。一方で、オフィスコミュニケーションの活性化施策を実施する際に以下のような課題がよくあげられます。

  • 伝えたい情報が伝わりきらない

    伝えたい情報が
    伝わりきらない

  • コミュニケーション手段の多様化

    コミュニケーション
    手段の多様化

  • コミュニケーションの継続性

    コミュニケーションの
    継続性

① 伝えたい情報が伝わりきらない

メールで情報発信する場合、大量にメールが届く中、すべての内容を確認している人は少なく、伝えたい情報を確認している・していない状況が発生するため、自然に情報が入ってくる状況を作ることが重要です。

② コミュニケーション手段の多様化

オフィス内でのコミュニケーション手段が多様化すると、従業員がどの手段を使ってコミュニケーションをとっていいのか迷う場合があるため、自然に情報が入ってくる状況をオフィス内に作ることも重要です。

③ コミュニケーションの継続性

オフィスコミュニケーションを改善するためには、一時的な施策ではなく、継続的な取り組みが必要ですが、継続性を確保することが難しい場合があるため、社内の協力体制を構築することが重要です。

オフィスコミュニケーションが重要な理由

オフィスコミュニケーションが重要な理由を3つご紹介します。

①組織の一体感を高める

一緒に働く仲間とのコミュニケーションがスムーズであれば、互いの理解が深まり、信頼関係が築かれるため、組織全体の生産性が向上し、ビジネスの成功につながります。

②問題解決に役立つ

問題が発生した際、オープンなコミュニケーションがあれば、各人の視点やアイデアを共有することが可能となり、より良い解決策を見つけることができます。

③従業員の満足度を高める

職場でのコミュニケーションが円滑であれば、従業員は自分の意見や感情を自由に表現でき、働きやすい環境が整います。

具体的なオフィスコミュニケーション活性化の施策とは

・コミュニケーションツールの導入

社内チャットやビデオ会議システムなどのコミュニケーションツールを導入し、オフィス内でのコミュニケーションを活性化することが可能です。

・コミュニケーションイベントの開催

社内の交流を促すために、ランチ会や飲み会、スポーツ大会などのコミュニケーションイベントを定期的に開催することで、部署や役職を超えた交流が生まれ、チームワークやコミュニケーション力が向上が見込めます。

・オフィスレイアウトの工夫

オフィスのレイアウトを見直しや社内情報を配信するようなツールを、オープンスペースやコミュニケーションスペースを設けることで、社員同士のコミュニケーションがスムーズになります。

・社内報の発行

社内報を定期的に発行し、社員の業務内容やプロジェクトの進捗状況、社内イベントの情報などを掲載することで、社員同士のコミュニケーションを活性化にもつながります。

オフィスコミュニケーションの活性化を目的に
ツール導入を検討する際のポイント

オフィスなどでの社内コミュニケーションの活性化には、職場内の情報共有の促進による生産性の向上など、さまざまなメリットがあげられます。一方で、効果的なコミュニケーションツールの導入が求められます。しかし、ただ導入するだけではなく、その選定と使用方法が重要です。

まず、社内の状況やニーズを把握し、それを施策に落とし込むことが重要です。全員が使いやすい、または必要な機能を持ったツールを選ぶことで、コミュニケーションの活性化を促進します。次に、ツールの使い方を全員が理解し、適切に使用できるようにすることです。

また、ツールの導入だけでなく、その使用を定着させるための環境づくりも重要です。社内でのコミュニケーション活性化を目指すなら、ツールの導入と運用に関する戦略をしっかりと立てることが求められます。

オフィスコミュニケーションの活性化に
デジタルサイネージを活用するメリット

オフィスコミュニケーションの活性化には上記のような課題がある中、それらを解決できる手段として、注目されているのが、デジタルサイネージです。
デジタルサイネージとは、ディスプレイやプロジェクターなどの映像表示装置を設置して情報を発信するシステムのことです。

デジタルサイネージは、情報発信と受信の効率化を実現します。従業員間での情報共有は、オフィスコミュニケーションの一部ですが、デジタルサイネージを活用することで、情報を一元的に管理・発信することが可能になります。これにより、情報の見落としや誤解を防ぎ、スムーズなコミュニケーションを促進します。

オフィスコミュニケーションの活性化にデジタルサイネージを活用するメリットとしては、会社のニュース、イベント、プロジェクトなどの情報をグラフやチャート、動画などを用いてすばやく共有することができます。これにより、従業員同士のコミュニケーションが改善され、また、従業員にとって重要な情報を共有することで、従業員のモチベーションが向上し、業務に取り組む意欲の向上にもつながります。

その他にも、オフィスの空間を有効活用することができるため、壁面や廊下など、これまで活用されていなかったスペースにデジタルサイネージを設置すれば、情報発信の場を増やすことができ、コミュニケーション機会の創出につながります。

コミュニケーション活性化を目的とした
デジタルサイネージの導入事例

SBS三愛ロジスティクス株式会社様では、適格な注意事項伝達や、情報伝達、コミュニケーション活性化のツールとして、ドライバーや、社員向けにデジタルサイネージを導入いたしました。

今まで紙で手渡していた注意事項の紹介は、動画をサイネージにUPして配信することでインパクトも大きく、また、荷物の積載方法においても画像で表示することにより、誰でもがより理解しやすくなりました。
ドライバーの顔写真入りの紹介画像を配信することでセンター内のコミュニケーション活性化にも役立っています。

お客様事例 SBS三愛ロジスティクス株式会社 様

画像:お客様事例 SBS三愛ロジスティクス株式会社 様

株式会社センチュリー21・ジャパン様は、フランチャイズ契約1,000店舗という中期経営計画を掲げ、その達成に向けて社内のコミュニケーションの活性化・情報共有を目的に、全国5拠点にデジタルサイネージを導入しました。

デジタルサイネージの導入により、全国の拠点で新規加盟店情報などをリアルタイムに共有でき、支店間や部門間の一体感が生まれました。また、各支店への配布資料を本社主導で一括配信でき、手間とコストの削減も実現しました。

今後はフランチャイズ全店舗へのデジタルサイネージの導入、ブランド管理と加盟店へのサービス向上を目指しています。また、物件をお探しのお客様に対して、魅力あるコンテンツを発信していくことも計画しています。

お客様事例 株式会社センチュリー21・ジャパン 様

画像:お客様事例 株式会社センチュリー21・ジャパン 様

リコージャパン株式会社の晴海トリトン事業所では、IWB(RICOH Interactive Whiteboard)とデジタルサイネージを中心に、ICTツールを効果的に組み合わせて働きやすい環境を作り出しています。
事業所のフロアはフリーアドレス形式で、大小のミーティングスペースが設けられ、それぞれにIWBが設置されています。また、デジタルサイネージを日常業務の導線上に設置し、最新情報が自然と浸透しやすい環境を作っています。

事業所移転を機に、会議スタイルや情報共有の方法を見直し、コミュニケーションの活性化と情報共有の強化を図りました。 IWBは手書きをしながら打ち合わせをすることで議論が活発になり、議事録の作成が不要になるなど、利便性が高いと評価されています。ミーティングに使用していない時はデジタルサイネージのモニターとして活用しています。

社内実践事例 リコージャパン株式会社 晴海トリトン事業所

画像:社内実践事例 リコージャパン株式会社 晴海トリトン事業所

本田技研工業の熊本製作所では、広大な敷地内の情報共有とコミュニケーション活性化のためにデジタルサイネージを導入しました。

デジタルサイネージを各部門の休憩所や食堂など43箇所に設置し、健康促進やレクリエーション活動、食堂メニューなど多様な情報を配信しました。集合型のイベントが困難な時期でも、工場全体にタイムリーな情報を届けることができ、導入後のアンケートでは、多くの従業員がコミュニケーションの活性化を感じ、デジタルサイネージが情報共有ツールとして広く活用されています。

今後は各部門が自身のデジタルサイネージを運用する仕組みを作り、よりニーズに沿った情報を提供する予定です。

お客様事例 本田技研工業株式会社 熊本製作所 様

お客様事例 本田技研工業株式会社 熊本製作所 様

日本全薬工業株式会社様では、全国に広がる拠点に対して、より効果的に情報発信を行う方法、既存のイントラネットや社内報との相乗効果で、これまで以上にコミュニケーションを活性化するツールを検討しており、デジタルサイネージを導入しました。

デジタルサイネージの導入後、本社・拠点間の情報交流に加え、全国に広がる拠点間の横のつながりも育まれ、「動く社内報」として、訴求力の高いアプローチが可能となりました。
またイベントの開催や、各種情報の発信により、社員間の交流の場が増え、コミュニケーションの活性化、情報発信の効率化やコミュニケーションの質の向上など、多岐にわたる効果が生まれました。

お客様事例 日本全薬工業株式会社 様

お客様事例 日本全薬工業株式会社 様

株式会社ホームロジスティクス様では、社員やパート、短期アルバイト従業員、運送会社のドライバーなど多くの人々への情報伝達や教育が課題となっていました。そこでデジタルサイネージを導入し、本部からの情報を各拠点にタイムリーに配信することで、コミュニケーションの活性化と教育負荷の軽減を実現しました。

デジタルサイネージは、パソコンを持たない従業員への情報伝達や、社長の挨拶などを遠隔地に配信できるため、情報提供やコミュニケーションが円滑になりました。

また繁忙期には、社員が個々に説明を行っていた作業説明を、デジタルサイネージを活用した動画視聴に変更することで、説明業務の負荷が軽減され、内容品質が統一され、伝え漏れもなくなり、教育時間も大幅に削減されました。

今後もデジタルサイネージを活用し、作業効率化やコミュニケーションの活性化・モチベーション向上に努めるとしています。

お客様事例 株式会社ホームロジスティクス 様

お客様事例 株式会社ホームロジスティクス 様