①～③まではITを利用して真実性を確保し、④はマネジメントによって真実性確保する方法です。
電子取引の件数がそれほど多くなかったり、IT導入を躊躇する企業では④の方法を採用するケースが考えられます。
さて、④での訂正・削除の防止に関する事務処理規程の例は、国税庁の電子帳簿保存法　電子取引一問一答　問29に以下のように記載されています。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-6.pdf

この例文に準じて、電子取引の訂正削除を禁じた規程を制定したことで、電子取引の真実性確保対策ができたと安心されている企業が見受けられます。また、電子帳簿保存法に関するITベンダーや税理士の方々の説明において、「電子取引の真実性確保は訂正削除を禁じた事務処理規程の制定で良い」という論調が見受けられます。
しかし、要件をよく確認する必要があります。④で真実性を確保する方法は、「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う」であり、要件として、規程に沿った運用を伴う必要があるのです。「電子取引の真実性確保は訂正削除を禁じた事務処理規程の制定で良い」という説明は、この規定に沿った運用を行うという要件を見落としているのです。
そもそも、税法令における国税関係帳簿書類の保存は、税務調査時に税務官が証拠として確認するための制度です。税務調査時に、保存データに訂正削除が発覚すると、訂正削除の禁止規定を制定していると主張しても意味がなく、罰則の対象となりえます。要は、現実的な電子取引の真実性確保策（規程に沿った運用）が行えるかどうかが重要なのです。
ここで、規程に沿った運用とは次のようなものが予想できます。

• （ア）電子取引を行った社員がそのデータを訂正削除することを抑止する（取引者の上司が監視・統制する）。
• （イ）電子取引を行った社員が電子取引情報を会社（経理部門）へ漏れなく提出させる（取引者の上司が監視・統制する）。
• （ウ）経理部門員が、受領した電子取引情報を訂正削除することなく決まった場所に保存する（経理部門上司が監視・統制する）。
• （エ）保存された電子取引情報が法定期間訂正削除されないように維持する（経理部門員が監視・管理する）。
• （オ）上記業務に関与する社員に該当規程と業務手順を周知徹底する（人事部門が継続的に教育する）。

さて、文字にすることはたやすいのですが、どのような方法によって具体的に運用を実現すればいいでしょうか。
電子取引を扱う社員の上司（管理職）が常に目を光らせ、規程で禁じた業務処理を部下が行わないように、注意しておけばいいと考えるかもしれません。取引が発生してから経理部門へ提出するまでの作業範囲においては、従来の内部統制チェック時に、データの訂正削除が行われていないかの確認ができるかもしれません。
しかし、人による監視・管理には限界があります。経理部門員が電子取引情報の保存を開始してから、法定保存期間（7年から10年）を通してデータの訂正削除を発見するためには、保存情報の棚卸しを半年ごとに定期的に実施し続ける必要があるかもしれません。また、1か所の保存では訂正削除されてしまうと危険なため、電子取引情報を複数コピーして分散保存し続ける必要があるかもしれません。
これでは、電子取引の真実性確保のために、新たな業務工数が発生して、とても面倒になることが予想されます。
真実性確保を規程・運用で満たすというのは、簡単な方法ではないのです。
ですから、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用はなんらかの電子帳簿保存法対応支援のITツールを採用して、省人化を図るのが良い手立てです。
電子取引情報を添付して経理に提出できるワークフローや、一旦保存をすると法定保存期間訂正削除されないクラウドサービスなど、自社の業務運用に適した真実性確保のためのITツールを取捨選択しましょう。

※本文に掲載されている情報は、2024年1月現在のものです。