電子帳簿保存法の概要と要件 / リコー教えて！電子帳簿保存法 / ソリューション

1.帳簿と取引書類は税務調査で提示

電子帳簿保存法は、正式には1998年に制定された、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

名前の通り、もともと税法で保存を義務づけられた、国税関係帳簿の電子保存を容認する法律です。
さらに、紙で授受した国税関係書類のスキャナ電子保存を容認する内容が追加され、電子取引においては、電子保存を義務づける法律でもあります。前述したように、令和3年までは帳簿電子保存、電子作成保存、スキャナ保存は税務署長による事前許可性でしたが、令和4年1月1日からは許可は不要となりました。業務改善と納税の公平性を保つために着目するべき法律です。

電子計算機を使用して作成する
国税関係帳簿書類の
保存方法等の特例に関する法律

1.国税関係帳簿の電子保存を容認: 【第四条の1】
保存義務者は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

2.国税関係書類の電子保存、スキャナ保存を容認

【第四条の2】
保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。

【第四条の3】
保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。

3.電子取引情報の電子保存を義務化: 【第七条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）】
所得税及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

電子帳簿保存法の対象文書

対象	Ⅰ.国税関係帳簿	国税関係書類
対象	Ⅰ.国税関係帳簿	Ⅱ.書類	Ⅲ.スキャナ保存	Ⅳ.電子取引
保存対象	自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成した帳簿データ	自己が一貫して電子計算機を使用して作成した書類データ	相手方から受け取った取引書類または自己が作成した取引書類写しのスキャニングデータ	取引情報の授受を電磁的方式により行った場合の当該取引情報に係る電磁的記録
対象例	売上帳仕入帳経費帳総勘定元帳仕訳帳他	決算関係書類取引書類控他	紙取引書類他	EDI メール添付インターネット取引ペーパーレスFAX 他
要件	帳簿電子保存	電子書類の保存	スキャナ保存	電子取引保存

以降それぞれの要件の内容です。

2.帳簿の電子保存における要件

帳簿電子保存

この制度共通で真実性と可視性
という要件が課されています。

真実性

真実性とは改ざん痕なく、改ざんできてしまう電子記録の改ざん・削除の抑止対策です。帳簿を訂正又は削除を行った場合、これらの事実及び訂正前の内容を確認できることが必要です。システム関係書類の備えつけも必要です。

可視性

可視性とは税務調査時に検索と明瞭な表示を求めています。売上帳と仕訳帳のような帳簿間において記録の相互関連性の確認が必要です。取引年月日、取引金額及び取引先を指定しての検索も必要です。日付、金額は範囲を指定して条件設定でき、これらのニつ以上の項目組み合わせで条件設定による検索で、結果は画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できることとされています。

真実性、可視性を満たすなら
電子保存して良いというのが電子帳簿保存法の基本です。

保存要件		国税関係帳簿
真実性	訂正削除履歴管理	国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること国税関係帳簿に係る電磁的記録の入力をその業務処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること
可視性改正要件	関係帳簿との関連性	国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係帳簿に関連する国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと
可視性改正要件	検索機能の確保	電磁的記録の記録事項（取引等の年月日、取引金額及び取引先）の検索をすることができ、かつ2つ以上の項目を組み合わせて検索できる機能および、年月日、金額は範囲指定で検索できる機能を確保しておくこと。保存義務者が国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとする場合にあっては、項目を組み合わせての検索や範囲指定での検索を不要とする。【ポイント】今回改正後は、国税庁職員に帳簿データをCSV などのレコードとして提出する場合は、通常帳簿として範囲指定及び項目を組み合わせて設定できる機能の確保を不要とされました。
真実性	システム関係書類の備付	システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等、システム関係書類を備え付けること
可視性	表示装置の備付	保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び、明瞭な状態で速やかに出力できること
改正要件	事前申請	優良帳簿の事前届出制
改正要件	インセンティブ	検索要件のすべてを満たして電磁的記録の保存等を行う者（届け出をあらかじめ提出したものに限る）のその電磁的記録に記録された事項に関し所得税、法人税又は消費税に係る修正申告又は更生があった場合には、過少申告加算税の額について、通常課される過少申告加算税の額から当該申告漏れに係る所得税、法人税又は消費税の5％に相当する金額を控除した金額とする。所得税の青色申告特別控除の控除額65万円の適用要件について、仕訳帳及び総勘定元帳につき国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度の要件を満たすこととする【ポイント】要件をすべて満たす優良帳簿を利用することを届け出ていた場合、所得税、法人税又は消費税に係る修正申告又は更生があった場合でも、過少申告加算税の額から申告漏れに係る税額の5％に相当する金額を控除するというインセンティブも制定されました。

3.電子書類保存における要件

電子書類の保存

保存対象は決算書類や、電子作成し紙で送付する取引書類控えです。可視性のための検索機能は取引年月日、その他の日付で検索できること。記録事項を画面・書面に整然とした形式及び、明瞭な状態で速やかに出力できること。真実性においては、システム関係書類の備え付けなど比較的要件が簡潔な内容となっています。

保存要件		決算関係書類・国税関係取引書類控
可視性	検索機能の確保	取引年月日、その他の日付で検索できること
真実性	システム関係書類の備付	システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等、システム関係書類を備え付けること
可視性	表示装置の備付	保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び、明瞭な状態で速やかに出力できること
改正要件	事前申請	不要

4.スキャナ保存における要件

スキャナ保存

		重要書類	一般書類
真実性改正要件	入力期間の制限	通常の業務処理に要する期間（2か月以内）【ポイント】重要書類のスキャニングには入力期限があります。作成又は受領後通常の月次業務処理に要する期間に余裕をもたせ、2か月以内でのスキャニング保存が必要です。これらは電子化前に紙を改ざん紛失するリスクのある期間を限定することを意図しています。	3. 適時に入力（期間制限なし、過去分も可） ※事務手続きを明らかにした書類の備え付けが必要
	読取り	解像度が200dpi以上 RGB各色256階調以上（24bitカラー）【ポイント】この設定では、契約の裏書約款などに記載された小さな4ポイントサイズ文字の完全再現と、修正液などでの修正痕を確認できることを狙っています。	解像度が200dpi以上グレースケール
	読取情報の保存	解像度、階調及び書類の大きさに関する情報を保存。受領者等が読み取る場合、A4以下は大きさ情報の保存は不要。	大きさ情報の保存は不要
	タイムスタンプの付与	一の入力単位ごとに、総務省が認定するタイムスタンプを付与保存期間を通じて、変更されていない事が確認できる課税期間内の任意の期間を指定して、一括で検証できる電磁的記録について訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム（訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。）において、その電磁的記録の保存を行うことをもって、タイムスタンプの付与に代えることができることとする。【ポイント】取引書類毎での改ざんの有無を確認。保存した時刻を変更できず、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができたり、そもそも訂正や削除ができないクラウドシステムにおいて、その記録の保存を行う場合には、タイムスタンプの付与に代えることができるようにもなりました。
	タイムスタンプの付与	受領者等が読み取る場合は、受領等後、署名は必要なく、タイムスタンプ期限は2か月以内。
	バージョン管理	訂正または削除を行った場合には、これらの事実と内容を確認できる事【ポイント】旧版を残し、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができること
真実性改正要件	入力者情報	入力を行う者、またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと【ポイント】真実性の確保のため、入力を行う者またはその者を直接監督する者など最後に紙とイメージが相違ないことを確認した人が誰なのかが必要です。これは、税務調査時に不審なイメージデータがあった場合には、電子化の過程をその者から聴取することを意図しています。
真実性改正要件	適正事務処理要件	不要	不要【ポイント】不備データの電子化過程を聴取する相手
可視性改正要件	帳簿との相互関連性	帳簿と取引書類相互にその関連性を確認できること
	見読装置	カラーディスプレイ、カラープリンタと説明書 4ポイントの文字を認識できること速やかな出力ができること	グレースケール保存の場合は、カラー対応不要
	システム関連書類	システム概要を記載した書類、開発に際して作成した書類、操作説明書、システムの備え付けや保存に関する事務手続きを明らかにした書類
	検索機能	電磁的記録の記録事項（取引等の年月日、取引金額及び取引先）の検索をすることができ、かつ2つ以上の項目を組み合わせて検索できる年月日、金額は範囲指定検索できる機能を確保しておくこと。保存義務者が国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとする場合にあっては、項目を組み合わせての検索範囲指定での検索を不要とする。【ポイント】検索機能は税務調査時に効率的にこのように探せることを求めていると理解してください。
改正要件	事前申請	不要
改正要件	ペナルティ	スキャナ保存が行われた国税関係書類の保存義務者はその電磁的記録に記録された事項に関し、隠遁し、又は仮装された事実に基づき期限後申告若しくは修正申告又は更生若しくは決定等があった場合には、その記録された事項に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税の額については、通常課される重加算税の額に当該申告漏れ等に係る本税の10%に相当する金額を加算した金額とする。
改正要件		スキャナ保存が行われた国税関係書類の保存義務者は、上記の要件を含めた保存要件を満たさない電磁的記録についても保存しなければならないこととする。（紙廃棄している場合）

【ポイント】
事前にスキャナ保存の方法を許可していた制度から、
罰則の強化によって、自主的に管理させる方向に
舵きりされたと考えてください。

5.電子取引保存要件

電子取引保存

保存要件		令和4年1月1日から
改正要件	保存期間の制限	タイムスタンプ付与の場合2か月以内【ポイント】帳簿の電子保存、スキャナ保存は任意でありスタートする時期を強制されませんが、電子取引の電子保存はすでに令和4年1月1日から義務化され、印刷保存は禁止されました。これに関しての2年間の罰則猶予があります。
真実性改正要件	改ざん防止（いずれか）	タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う取引情報の授受後、速やかに又はその業務の処理に係る通常の期間を経過したのち速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う
真実性改正要件	保存方法特例	申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者が行う当該電磁的記録の出力書面等の保存を持って当該電磁的記録に代えることは禁止
可視性改正要件	検索機能の確保	電磁的記録の記録事項（取引等の年月日、取引金額及び取引先）の検索をすることができ、かつ2つ以上の項目を組み合わせて検索できる年月日、金額は範囲指定検索できる機能を確保しておくこと。保存義務者が国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとする場合にあっては、項目を組み合わせての検索や範囲指定での検索を不要とする。判定期間における売上高が1,000万円以下である保存義務者が上記の求めに応じることとする場合にあっては、検索要件の全てを不要とする。
可視性改正要件	見読可能装置の備付	必要
統制	関係書類の備付	システム関係書類の備付
他	税務署長の承認	不要
改正要件	ペナルティ	申告所得税、法人税及び消費税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者のその電磁的記録に記録された事項に関し、隠遁し、又は仮装された事実に基づき期限後申告若しくは修正申告又は更生若しくは決定等があった場合には、その記録された事項に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税の額については、通常課される重加算税の額に当該申告漏れ等に係る本税の10%に相当する金額を加算した金額とする。

電子帳簿保存法の概要と要件