電子取引保存の宥恕措置と猶予措置とは
電子取引の電子保存義務に対する宥恕措置と猶予措置を説明します。
1.電子取引保存要件の罰則宥恕について
令和4年1月以降に授受した電子取引データは出力書面等の保存を持って当該電磁的記録に代えることは禁止。ただし、準備が間に合わない企業の事情を考慮し令和4年1月1日～令和5年12月31日まで一定の条件に限り、宥恕（ゆうじょ：罰則の猶予）措置が追加されました。
令和4年1月1日より、電子で送受信した請求書や領収書、注文書など電子取引情報の電子保存が義務化され、紙での出力・保存が認められなくなりました。電子取引には、EDIやWebサイトからのダウンロードでの受領、電子メールやペーパーレスFAXで送受信した取引情報が含まれます。令和4年1月から5年12月に限り、やむを得ない事情が税務署長に認められれば、従来通り電子取引情報を印刷して保存することが容認されます。
2.どのような場合に宥恕措置が認められるか
令和5年12月末までの宥恕に関して、国税庁のホームページに公開されている一問一答の記述では、やむを得ない事情とは、電子取引の保存におけるシステム、社内整備や準備を整えることが困難である場合とされています。その事情は事前に申請するのではなく、税務署長が税務調査時に判断することとなります。さらに条件として、従来通り紙で印刷して保存していた取引情報を税務調査時には、整然とした形式及び明瞭な状態で提示できることとされています。
やむを得ない事情が認められる
- 電子取引の保存におけるシステム、社内整備や準備を整えることが困難である場合に適用
- 税務署長が判断（事前申請不要）
紙印刷して保存している
- 税務調査等の際に電磁的記録を出力することにより作成した書面の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているとき
- 整然とした形式 及び明瞭な状態で出力されたものに限る
電子取引要件を守れていない保存や電子取引データを
紙印刷しての保存も許容される余地がある
3.宥恕措置の終了と猶予措置
この宥恕措置は令和5年12月31日をもって廃止され、令和6年1月1日以降の電子取引情報の電子保存は必須義務です。
令和6年1月1日以降に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存については、電子取引要件に従って保存するための対応が間に合わない事業者の実情に配意した猶予措置が適用されます。
※令和5年12月31日までにやり取りした電子取引データを「宥恕措置」を適用して印刷保存しているものは、令和6年1月1日以後も保存期間が満了するまで、書面を保存し続け、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば問題ありません。
4.令和6年1月1日以降の改定内容
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度が改定されました。
| 1 |
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件について、次の措置を講ずる。 保存義務者が国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には検索要件の全てを不要とする措置について、対象者を次のとおりとする。 |
|---|---|
| 2 |
電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由がある保存義務者に対する猶予措置として、申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引につき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録のダウンロードの求め及び当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする。 |
| 3 |
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存への円滑な移行のための宥恕措置は、適用期限の到来をもって廃止する。 |
5.猶予措置の内容
宥恕措置の延長ではありません。
次の2つの要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができます。
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要件.1
保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要）
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要件.2
税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合
令和5年12月までの宥恕措置では、電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じる必要はありませんでしたが、令和5年度改正での新たな猶予措置では、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに加え、電子取引データについても「ダウンロードの求め（提出）」にも応じる必要があります。
6.猶予措置における相当の理由とは
令和5年度の税制改正において創設された新たな猶予措置の「相当の理由」とは、
例えば、「その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情」も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境が整うまでは、そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。
ただし、「システム等や社内のワークフローの整備が整っており、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存時に満たすべき要件に従って保存できるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の理由がなく、そうした要件に従って電磁的記録を保存していない場合」には、この猶予措置の適用は受けられないことになります。
