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電子帳簿保存法 理解への1歩

法律の目的

税法で保存を義務づけられた、証拠書類である、
帳簿および書類の電子保存要件を定めた法律です。

  • 税法を遵守して事業を行っていることを立証するためには、取引内容を明らかにする証拠書類を保存する必要があります。
  • 納税の公平性を保ちながら、経済社会のデジタル化に対応するために、正しい取引の記録を電子的に残す方法が定められています。
  • 具体的には、税務調査時に説明責任を果たすための帳簿、ならびに取引書類の電子保存方法です。

制定、改正の経緯

令和3年改正(令和4年1月1日施行)より、
電子保存の要件が大幅に緩和されました。

  • 平成10年(1998年)に、電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の電子保存の特例に関する法律)が制定、施行され、厳格な要件による帳簿の電子保存が可能になりました。
  • その後、紙で授受した国税関係書類のスキャナ電子保存を容認する(平成27年)等の改正が行われました。
  • 今回の、令和3年改正(令和4年1月1日施行)より、帳簿、スキャナ保存要件が大幅に緩和され、電子保存へのハードルが大きく下がるとともに、電子取引の電子保存義務は厳しくなりました。

対象書類と保存方法

対象となる証拠ごとに、
その電子保存の要件が定められています。

帳簿
帳簿
書類
書類
スキャナ保存
スキャナ保存
電子取引
電子取引
自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成した帳簿 自己が一貫して電子計算機を使用して作成した書類
決算書類、取引書類 他
相手方から受け取った取引書類または自己が作成した取引書類写し
紙により授受した取引書類
取引情報の授受を電磁的方式により行った電磁的記録
EDI*、電子メール、Webサイト、ペーパーレスFAX
・売上帳
・仕入帳
・経費帳
・総勘定元帳
・仕訳帳 他
・貸借対照表
・損益計算書
・棚卸表
・請求書控
・納品書控
・注文書控 他
・領収書
・見積書
・請求書
・納品書
・注文書
・契約書 他
・見積書
・請求書
・納品書
・注文書
・契約書 他
保存方法
保存方法
保存方法
電子保存作成データをそのまま保存
電子保存 作成データをそのまま保存
スキャナ保存紙文書をスキャンして保存
スキャナ保存 紙文書をスキャンして保存
電子取引保存電子取引データを保存
電子取引保存 電子取引データを保存
  • *Electronic Data Interchange。電子データ交換。企業間における契約書や、受発注をはじめとした商取引に関する文書をネットワークを通じてやり取りする仕組みのこと。

基本的な電子保存要件

「真実性」と「可視性」の要件を
満たすことが求められます。

  • 改ざんなどがなされていないことを証明するために、帳簿や取引書類を訂正もしくは削除したら、その事実と以前の状態を確認できる必要があります。
  • 税務調査時における、スムーズな検索と明瞭な表示が求められます。
    ・帳簿間や、取引書類と帳簿記録の相互関連性が確認できる。
    ・「取引年月日」「取引金額」「取引先」を指定して検索できる。
    ・年月日、金額は範囲指定および2 つ以上の項目を組み合わせて検索できる。
     等

令和4年(2022年)1月1日施行の主な改正ポイント

大幅な要件緩和とともに、
注意点もあります。

  • 国税関係帳簿保存およびスキャナ保存による電子保存を開始する際に、税務署長の事前承認が不要になりました。
  • スキャナ保存では、適正処理事務要件(運用管理体制の構築)が不要になりました。
  • 真実性の確保において、タイムスタンプの付与に代えられるクラウドサービスの利用が可能となりました。
  • 可視性要件として検索のための項目が、「取引年月日」「取引金額」「取引先」に限定されました。
  • 〈注意〉電子取引データの保存義務において、印刷保存が原則禁止されました。

スムーズな対応に向けて

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要件が緩和されたとはいえ、電帳簿保存法への対応には様々な業務負荷があります。 要件が緩和されたとはいえ、電帳簿保存法への対応には様々な業務負荷があります。
  • 法令要件の正しい理解
  • 帳簿や取引書類の長期電子保存
  • 紙取引書類の解像度・階調を満たしたスキャニング作業
  • 可視性を満たすための検索項目入力(取引年月日・取引金額・取引先)
  • 真実性を満たすための訂正削除の抑止
  • 要件を満たすための業務標準やルールの徹底
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