どうする？経理部門のテレワーク～在宅勤務を阻む「紙の伝票」処理

経理部門の代表業務の「紙の請求書処理」。
テレワークが求められるいま、どう乗り越える？

経理部門で「紙の書類」を扱う代表業務の1つが、請求書処理（入力や仕訳）です。毎月の月末月初に業務が集中し、担当者が残業対応を強いられたり、他の業務に手が回らないことが課題でした。さらにテレワークへの対応や、出社メンバーの最小化が求められるいまは、紙の書類を扱うか故に、オフィスに出社して対応しなくてはならないことも悩みの１つです。

毎月発生する請求書
処理に関する悩み

• 請求書が郵送されるので、受け取りに出社が必要
• 紙の請求書を見ながらの入力なので、オフィスでしか作業ができない
• 入力内容の確認に複数メンバーが必要
• デジタル化の仕組みを作りたいが、構築準備やコストがかかる

請求書の入力作業は、工数がかかるうえ、チェック作業や複数システムへの入力が発生するため、出社メンバーが増えてしまうといった課題もあります。また、解決方法としてシステム導入を検討した場合も、構築準備やコストがかかるためすぐに対応できないといった問題があります。

紙の請求書処理をデジタル化し、出社を時間・人数を最小限に抑える

このような請求書処理の業務で、オフィスへの出社を最小限に抑えてリモートワークに対応できるようにするには、何から始めればよいのでしょうか。3つのポイントを紹介します。

これまで、オフィスで紙の請求書を見ながら行っていた処理も、請求書をPDF化し、クラウドツールを活用することで、自宅で作業を行うことが可能です。クラウドツールは、比較的低価格なものが多く、利用者側が個別にシステム構築をする必要がないため、導入の手間やコストがかからないことがメリットにあげられます。尚、支払い業務など基幹システムにアクセスする必要がある場合は、VPN接続か最小限のオフィス出社を実施します。

また、複数のメンバーで確認作業をしながら進めていた請求書入力処理はAI OCRを活用することで、各社が違うフォーマットで送ってくる請求書に記載されている情報をAIが自動で読み取り、データ化することができます。メンバーは、OCR結果を確認するだけなので作業負荷が大幅に削減され、入力ミスもなくなります。