仕訳伝票はすべての伝票の基本！概要やその他の種類、作成方法を紹介

業務内で生じる金銭のやりとりは、仕訳のルールに従ってすべてを帳簿に記載しなければなりません。それらの勘定科目や金額などの取引内容を記載する伝票を「仕訳伝票」と呼びます。

伝票にはいくつかの種類が存在するため「複雑でわかりにくい」というイメージを持つ方も多いでしょう。ここでは仕訳伝票の概要を理解するために仕訳伝票の仕組みと請求書との違いについて紹介します。

仕訳伝票の仕組み

仕訳伝票はすべての伝票の基本となるものであり「振替伝票」ともいいます。この際、間違えやすいのが「仕訳帳」です。

仕訳帳は日付順にすべての取引を記録する帳簿を指します。一方、仕訳伝票は個々の取引単位で仕訳を記入した後に総勘定元帳へ転記します。仕訳伝票の記載例は、次のとおりです。

令和3年1月1日

一般的には「取引日」「取引内容を示す摘要欄」「借方の勘定科目と金額」「貸方の勘定科目と金額」の4項目に関する記入欄があります。勘定科目は、貸借対照表と損益計算書に準じて記入するのが基本です。

請求書との違いは発生タイミング

仕訳伝票の役割を理解するうえで、伝票と請求書の違いについて理解する必要があります。
両者の大きな違いは、発行する「タイミング」です。いずれも、取引内容や金額などを記録する点に変わりはありません。

伝票は入金や出金が発生した時に発行するものです。取引先からの入金や口座からの出金などが実施され、資産に増減が生じた際に起票します。会計上の取引が「いつ」「どのような取引が行われたのか」を誰でもわかるように整理した書類なのです。

一方で、 請求書は商品やサービスなどの納品後に発行する書類です。請求書は料金や代金の請求など、金銭のやり取りをすることが確定した時点で発行します。つまり請求書を発行した時点では必ずしも金銭のやりとりは発生しません。

伝票の作成は、法律上必ずしも必要ではありません。しかし経理処理の仕組みの1つに「伝票制」と呼ばれるものがあり、多くの企業で昔から取り入れられています。その理由は、伝票制を活用することで正確な記帳や業務の効率化につながるからです。

3つの種類に分かれる伝票制の概要や、その伝票制が向く企業についてみていきましょう。

伝票制とは何？

伝票制とは、伝票から総勘定元帳に転記する仕組みのことです。1つの帳簿に時系列にしたがって取引内容を記入する仕訳帳は、複数人での共同利用には向きません。一方、伝票制は個々での取引内容を伝票に記載することで仕訳帳の代わりとして利用できます。

伝票制を取り入れると仕訳帳は不要となり、それぞれが起票した伝票を総勘定元帳に転記するため、経理処理を効率化できるのです。また、仕訳帳の作成は経理部署が担当するケースが一般的ですが、伝票制であればその他の担当者でも記録を残せます。

伝票制における3つの種類

伝票制は扱う伝票の数によって次の3つに分かれます。

●1伝票制
●3伝票制
●5伝票制

日々の取引や現金の取り扱い状況は企業によって異なるため、状況に合わせて伝票制を取り入れなければなりません。たとえば飲食店などの現金取引が多い業種は、3伝票制が向いています。一方、取引の多くが掛け取引である企業には、5伝票制が向くのです。

では、それぞれの特徴や注意点をみていきましょう。

1.　仕訳伝票にすべてを記入する「1伝票制」

1伝票制は「仕訳伝票」1種類にすべての仕訳を起票して、総勘定元帳に転記します。伝票作成の手間はあるものの、仕訳帳のように1つの帳簿を共同利用する必要はありません。

ただし記載内容は仕訳帳と同じく「借方・貸方の勘定科目」「取引の内容と金額」を記載する必要があり、ミスを発生しやすい点が特徴です。

「会社の売上」「取引件数」「支払方法の種類」などが少ない企業に向く伝票制といえます。

2.　3種類の伝票を使って転記する「3伝票制」

3伝票制で利用する伝票の種類は次の3つです。

●入金伝票
●出金伝票
●仕訳伝票（振替伝票）

この3種類の伝票を使って総勘定元帳に転記します。現金のやり取りは入金伝票と出金伝票を使い、それ以外の取引には仕訳伝票（振替伝票）を使います。

3伝票制の特徴は、1伝票制とは異なり現金取引を区別できる点です。さらに入金伝票と出金伝票を使うことで、現金の流れを把握しやすくなります。特に現金でのやりとりが多い飲食業や小売業などに向く伝票制です。

3.　5種類の伝票を使って転記する「5伝票制」

5伝票制で利用する伝票の種類は次の5つです。

●入金伝票
●出金伝票
●仕訳伝票（振替伝票）
●仕入伝票
●売上伝票

この5種類の伝票を使って総勘定元帳に転記することで、お金の管理だけでなく、売上や仕入などの状況を把握しやすくなります。

ただし、5伝票制は売上伝票と仕入伝票の取引を全て掛け取引として起票しなければなりません。よって、売上や仕入を現金で取引したときには、売掛金や買掛金が決済されたとして入金伝票や出金伝票を起票する、取引の相殺作業が発生します。

相殺する際は、二重取引や誤差が生じないように入念にチェックしましょう。5伝票制は相殺の手間は生じるものの、掛け取引の多い企業では正確な記帳や業務の効率化につながるでしょう。

企業の取引内容に関する勘定科目や金額などの全てを記載する仕訳伝票は、複雑な会計処理を簡略化できます。そのため「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」といった伝票制を取り入れる企業が多いのです。

しかし「使用する伝票の種類が増える」「記入方法や作成方法を覚えなければならない」など、かえって業務が煩雑に可能性もあるでしょう。そこで仕訳伝票に関わる作業は、デジタル化で効率化を図ることをおすすめします。

取引先や仕入先との兼ね合いから、紙やPDFでの請求書の受領を必要とする場合はOCRによるデジタル化が向きます。手作業による伝票処理業務のデータ化だけでなく、入力ミスなどの人為的ミスを未然に防ぐことが可能です。

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