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  • 業務効率ツールとして注目!「OCR」とは

OCRは以前から使われている技術ですが、近年再び注目されるようになってきました。その理由は、紙帳票のデータ入力などの手入力が必要な業務の効率化や電子で保管した文書の検索性向上という点にあります。

「働き方改革」や「ペーパーレス化」、「電子化」が求められるいま、改めてOCRの技術や活用法について確認してみましょう。

OCRとは紙に書かれている文字を認識し、デジタル化する技術

OCRは、Optical Character Reader(またはRecognition)の略で、画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能のことを言います。具体的にいうと、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。
人間は、紙に書かれている文字を無意識に理解しますが、コンピューターは自動的に読み取ることができません。

そのため、紙に書かれた文字をデジタルデータとして活用するには、一度、人間が読み取って文字に変換する必要があります。これがデータ入力と呼ばれるものです。しかし、単に文字を入力するという作業は非常に効率が悪く時間がかかります。この作業を人間の代わりに行ってくれるのがOCRです。

OCRの利用法の主流は文書の管理とデータ入力

OCRが実際にどんなことに使われているのか、いまひとつ分からないという方もいるかもしれません。ここでは、主な利用用途をご紹介します。

1. データ入力作業の手間を大幅に削減

紙データの入力作業を人が手作業で行っている場合は、OCRの利用をお勧めします。こういった細かい作業は時間がかかるだけでなく、長時間続けているとどうしても入力ミスのリスクが高くなるため、二重のチェックをしなくてはいけないこともあります。皆さんの会社でも、月末月初に伝票入力作業が集中し、残業対応をしたことはありませんか?

OCRであれば、スキャンをすると同時に書類形式で文書が保存できるので、データ入力の手間が半減されます。

2. 保存データの検索性の向上

紙ベースの書類は、スキャナーで読み取ってデジタル化できます。しかし、通常のスキャナーは画像形式での保存となるため、どういった内容の書類かは見ないと分かりませんし、必要な書類を検索しようとしても、あらかじめ設定したファイル名を元に検索するしかありません。
OCRをかけておけば、テキストデータに変換されることで、キーワードによるデータの検索が可能になるため、書かれている内容のキーワードを検索すれば簡単に必要な書類を見つけたり、文章を引き出したりすることができます。また、OCRで画像データをテキスト化することで、文書ファイルのデータ容量を縮小することができるため、メモリー上の保管スペースを削減できるといったメリットもあります。

3. Wordなどの形式に変換することで、紙の書類修正を可能にする

OCR技術の活用法は、契約書などのビジネス文書を書類形式のデータにするというイメージがありますが、ただデータ化するだけではありません。WordやExcel®、PowerPoint®などのデータに変換できるので、書類の修正も手軽にできるようになります。

紙ベースの書類を修正するとなると、段落や表、グラフの配置などをすべて直さなくてはなりませんし、修正が終わった後はプリントアウトをして作り直す必要があるでしょう。しかし、デジタルデータであればピンポイントで修正が可能です。段落のずれは自動的に修正されますし、画像の位置も簡単に変えられるので、時間のかかる非効率的な作業を一気に効率化できます。

AIでさらに進化するOCR

業務効率や働き方改革のツールとして、再度注目されるようになった「OCR」。最近ではAI(人工知能)技術を取り入れた「AI OCR」も登場し、さらに進化を続けています。その名の通り、AIを搭載した「AI OCR」は、仮に最初の文字認識精度が低くても、利用するごとにAIが学習し、精度が上がっていくのが特徴です。さらにクラウドサービス化や業務システムとの連携など、「すぐに業務改革に使えるOCR」としても進化しています。
「AI OCR」の特長や効果については以下をご覧ください。

「AI OCR」とは~OCRとの違いと3つのメリット
AIでOCRを超える 「文字認識からデータ認識へ」:リコーのAI×OCR技術
事例で見る「RICOH Cloud OCR シリーズ」の活用メリット

まだまだ進化を続けるOCR技術。紙文書の電子化が進むいま、業務効率向上ツールとして取り入れてみるのはいかがでしょうか。

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