RICOH Cloud OCR シリーズは、紙やPDFの請求書・納品書を文字データ化するクラウド型AI帳票認識OCRソリューションです。今回はRICOH Cloud OCR シリーズの活用メリットについて導入事例とともご紹介します。
「RICOH Cloud OCR シリーズ」は、紙やPDFの請求書・納品書をクラウドにアップロードするだけで、記載情報をAIがテキストデータ化するサービスです。リコー独自の帳票解析技術と画像処理技術を搭載したAIが、事前の帳票定義を必要とせず帳票に記載された情報を自動認識し一括データ化します。
帳票に記載されている情報だけでなく、業務システムのマスタ情報と連携することで、仕訳データ、支払データ、商品管理コードなども簡単に作成、出力できるので、会計システム、支払システム、仕入管理システムなどへの登録が簡単にできます。
クラウド型サービスなので、大きな初期投資は不要。月額15,000円(消費税別)からの低コストで利用できます。またどこからでもご利用いただけるので働く場所を選びません。業務効率化だけでなく、テレワークなどの働き方改革も実現できます。
納品書・請求書の2種類に対応したラインアップをご用意しています。
STEP1
帳票をアップロード
複合機やWebブラウザーから請求書/納品書をクラウドにアップロード。
STEP2
OCR処理
アップロードした帳票は、AIが自動認識し、一括データ化。
STEP3
帳票の修正・確定
お客様がOCR結果を確認・修正し、確定処理を実行。
STEP4
CSVダウンロード
データをCSVファイルに出力。
会計ソフト・仕入管理ソフト等の後方処理へ。
受け取った請求書や納品書を手入力でデータ化している入力業務を大幅に削減できます。システムごとに2重3重に何度も同じ情報を手入力していたり、登録時に必要な仕訳データや支払情報、商品管理コードを付ける作業にかかっていた時間が削減できます。
請求金額などの情報は間違いが許されません。大量のデータの手入力処理はミスが起こりやすく、入力・確認・登録の作業は時間がかかるだけでなく、精神的な負担も大きいです。RICOH Cloud OCRシリーズを使えばデータ化の際の間違いを削減することができます。
適切な経営判断を行うためにはリアルタイムでの業績把握や素早い決算が必要となります。そのためには取引先との仕入・請求情報をできるだけ早く・正確にデータ化して管理することが重要です。 RICOH Cloud OCRシリーズで請求書や納品書の情報を素早くデータ化することでリアルタイムでの業績把握や決算の早期化を実現できます。
データはクラウドで管理されるので在宅勤務などのテレワークでも業務を行うことができます。紙の請求書や納品書の情報がテキスト化されて電子保存されているので、必要な情報をテキストで検索してすぐに活用することもできます。
帳票の処理業務を特定の担当者が担当しているとノウハウが属人化してしまい、担当者が休めなかったり、異動の際の引継ぎにも時間がかかってしまいます。RICOH Cloud OCR シリーズを使うと業務システムのマスタデータなどの紐づけも自動でできるので、業務の属人化を解消することができます。
「RPA」とは、Robotic Process Automationの略で、従来人がパソコンなどで行っていた業務をソフトウェアロボットにより代行・代替することを表す言葉です。例えば、データの抽出やファイル作成、転記や受け渡しなどの業務をRPAが代行することが可能です。 RICOH Cloud OCR シリーズと組み合わせて使うことで紙の伝票の処理もRPAで処理することができるようになり、業務の自動化の幅が広がります。
株式会社 ビザスク 様は200年3月の東証マザーズ上場にともない業務が急増したため、業務効率化と担当者の負担軽減として、会計・支払業務を見直しを実施しました。他製品と比べ、初期費用が手頃なこと、無料トライアルで検証できたこと、迅速なサポート体制が決め手となりRICOH Cloud OCR for 請求書を導入いただきました。
RICOH Cloud OCR for 請求書を利用して、請求書の金額・日付・会社名を抽出してデータ化。エクスポートしたデータは手を加えることなく、そのまま会計システムへインポートしています。インポートの作業時間は6時間→3時間へと半減しました。振込業務についてはGAS(Google Apps Script)を連携させることでほぼ自動化し、作業時間は4時間→1時間にまで短縮できました。
お困りごとと解決
困りごと 1
会社全般のバックオフィス的業務の部署に、
事業拡大により、担当者の対応する業務がさらに増加。
並行して行う業務もあり、業務効率化を図りたかった。
解決 1
経理業務のほぼ自動化まで実現。
さらにリモートワークなどの柔軟な働き方が可能になった。
困りごと 2
送付される請求書は約50~60件/月。紙の請求書を
目視しながら、手入力で会計仕訳業務を行っていた。
解決 2
請求書に記載された項目や内容を、AIで自動抽出
してデータ化。手入力の手間や時間を大幅に削減できた。
困りごと 3
短期間で会計システムや銀行支払システムへの入力処理に
二重に入力する必要があり、入力やチェックの時間がかかっていた。
解決 3
複数のファイルやシステムに行き来することなく、
スムーズに処理。経費処理のスピードアップが実現した。
事例の詳細はこちら:株式会社 ビザスク 様 導入事例
株式会社鯉平 様では、請求書や納品書等の処理や決算書の作成など総務・経理部門の役割を担っている管理部門で「RICOH Cloud OCR for 納品書」を導入していただきました。従来、納品書は1週間ほど溜め込んでから、仕入管理システムの「PCA商管」に手入力されていたため、業績をリアルタイムに把握することが難しいという課題がありました。また、納品処理の業務が大変で、情報の整理や分析などの本来の業務に集中できていないという課題もありました。
RICOH Cloud OCR for 納品書を卸売部門の納品書管理で利用しており、これまで1週間ごとに処理していた納品書を、毎日RICOH Cloud OCR for 納品書に取り込んで、一日毎の利益管理がほぼリアルタイムで確認できるようになりました。
お困りごとと解決
困りごと 1
毎月500~600枚の大量の納品書を全て手入力していたため、時間もかかりミスも多かった。
解決 1
利用していた仕入管理システムとCloud OCRを連携。
納品書処理業務のほぼ自動化が実現し、ミスも削減。
困りごと 2
人的リソースを有効に活用できていなかった。
(納品書処理の業務が大変で、本来の業務に集中できなかった)
解決 2
納品書処理が効率化したことで、
担当者本来の業務に集中できる時間が増えた。
困りごと 3
週に1度、まとめて処理するため、
業績を週単位でしか把握できなかった。
解決 3
スピーディーな業績管理が可能になり、
利益が即日把握できるようになった。
事例の詳細はこちら:株式会社鯉平 様 導入事例
RICOH Cloud OCR シリーズは、請求書、納品書に特化した「AI OCR」です。業務に特化しているからこそ、事前の準備や学習が不要ですぐに使える、業務システムに連携できる仕訳データや支払データなどが作成できる、など、業務改革にすぐに、効果的に活用することができます。紙の帳票が残っていることで業務改革、デジタル化が進みにくいといわれている経理業務や仕入業務の働き方改革にリコーの「AI OCR」を活用されてはいかがでしょうか?
RICOH Cloud OCR シリーズの導入事例をまとめた事例集をご用意しています。ぜひご活用ください。
RICOH Cloud OCR の特長、メリット、業務改善例、製品詳細を
わかりやすくまとめた “「RICOH Cloud OCR for 請求書/納品書」導入検討ガイド” を
ご用意いたしました。ぜひご一読ください!
以下のような内容を掲載しています。
購入をご検討中のお客様へ
RICOH Cloud OCR for 請求書
RICOH Cloud OCR for 納品書