OCR×RPAで入力業務を効率化～3つの活用例のご紹介

OCR×RPAで入力業務を効率化～3つの活用例のご紹介

昨今、導入する企業が増えている「RPA」。定型業務をロボットが代行することで、業務効率化を図ることができ、企業を悩ます人手不足の解決方法の一つとして、注目を浴びています。今回は、そんなRPAの効果をより高めるOCRとの連携メリットや活用例について、ご紹介します。

業務効率化に貢献する「RPA」と「OCR」

まずは、「RPA」と「OCR」の違いを改めてみていきましょう。どちらの言葉も「業務効率化」を考えるときによく耳にすると思います。

「RPA」とは、Robotic Process Automationの略で従来、人がパソコンなどで行っていた業務をソフトウェアロボットにより代行・代替することを表す言葉です。例えば、データの抽出やファイル作成、転記や受け渡しなどの業務をRPAが代行することが可能です。

一方の「OCR」はOptical Character Reader（またはRecognition）の略で、画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能のことを言います。具体的にいうと、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。

なぜRPA活用にOCRが有効なのか

「RPA」と「OCR」は、組み合わせることにより効果が高まります。RPAは業務の自動化を実現する有効な手段ではありますが、「人がパソコンなどで行っていた業務＝パソコン内にあるデジタルデータ」しか扱えないことがデメリットとなります。そこで、紙帳票からデータを抽出しデジタル化するOCRを組み合わせることで、データ入力、集計・加工、出力といった一連の業務を自動化することが可能となります。

RPAとOCRの連携でできること

では実際にOCRとRPAの連携よって、どのような事ができるようになるのでしょうか。今回は3つの例を紹介します。

1.経理部門での請求書処理の自動化

経理部門の業務の一つである、請求書処理。これまでは、担当者（人）が紙の請求書を１枚ずつ確認しながら、会計システムや支払いシステムに請求書の宛名や価格、商品名などを入力して、会計仕訳や支払い処理をしていました。OCRとRPAを連携することにより、請求書をスキャンするだけで、請求書の記載情報をデータ化し、RPAがそのデータを処理するといった業務の自動化を実現できます。

2.購買部門での納品書データと在庫データの照合

納品書に記載されている商品名や数量の情報をデータ化し、RPAで在庫データと照合することで、在庫数の確認や商品の売れ行きを確認することができます。特に在庫管理が重要となる小売業では、非常に重要な統計データを効率的にまとめられるという大きなメリットがあります。

3.販売部門でのダイレクトメールの送信

これまで、お客様の名刺情報をシステムに入力し、ダイレクトメールの配信を行っていた場合も、OCRとRPAの連携によって、業務が自動化されます。OCRを活用することで名刺や顧客名簿からテキストデータを収集し、RPAを活用して自動でダイレクトメールを配信することができます。

OCR×RPAで、業務効率を向上！

2020年4月から、働き方改革関連法の時間外労働規制のルールが中小企業に対しても適用されることもあり、今後も働き方改革に関する関心は高まっていくでしょう。働き方改革が推進され、残業規制も厳しくなるいま、業務効率化や見直しは多くの企業で課題となっています。RPAやOCRを活用することで、定型業務の自動化や見直しを考えてみませんか？