OCR導入で業務改善を～活用例4選をご紹介

1. 経理・会計業務を効率化

経理・会計業務の1つに請求書を始めとする伝票の処理があります。請求書などの伝票は月末月初に届くことが多く、業務が集中する中で、伝票入力に多くの時間を割かなければならないという経験をされた方も多いのではないでしょうか？また、人間が行う作業のためミスも発生しやすく、データのチェック作業に時間がかかるといった課題もあります。
OCRを導入することで、この入力作業が効率化されるため、時間やコストの削減、転記ミスの防止につながります。

2.紙や手書きの資料をデジタル化することで、保存データの検索性を向上

ビジネスで扱う資料は、パソコン上で管理できるものも増えてきましたが、紙の資料や手書き資料もまだまだ多いのが現状です。過去の書類を振り返りたい時に資料庫に何十冊もある重たいファイルをめくって探すのは気が遠くなる業務です。また、紙ベースの書類は、スキャナーで読み取ってデジタル化されているものも多くありますが、通常のスキャナーは画像形式での保存となるため、どういった内容の書類かは見ないと分かりませんし、必要な書類を検索しようとしても、あらかじめ設定したファイル名を元に検索するしかありません。
OCRをかけておけば、テキストデータに変換されることで、キーワードによるデータの検索が可能になるため、書かれている内容のキーワードを検索すれば簡単に必要な書類を見つけたり、文章を引き出したりすることができます。また、OCRで画像データをテキスト化することで、文書ファイルのデータ容量を縮小することができるため、メモリー上の保管スペースを削減できるといったメリットもあります。

3. 労働力不足の改善とコスト削減を

データの入力作業は、多くの時間がかかる作業です。2023年には労働力が限界を迎えると言われており、人材確保や社内の業務効率化がさらに重要になっていきます。その解決ツールの１つとして「OCR」があげられるのではないでしょうか。OCRを導入すれば、文書をスキャンするだけで、自動でデジタルデータへの変換が可能になり、パフォーマンス面も人の手による従来の方法よりも向上します。業務効率向上により労働力不足の改善とコスト削減が期待できます。

４. OCRとRPAの連携で業務効率改善を

「AI OCR」とは～OCRとの違いと3つのメリットの記事でも紹介しましたが、OCRは、RPAと連携することでのさらなら業務効率化が期待できます。

RPAとは

「RPA」とは、従来、人が行っていた業務をソフトウェアロボットにより代行・代替することを表す言葉です。例えば、データの抽出やファイル作成、データの転記や受け渡しなどの業務をRPAが代行することが可能です。

OCRとRPAを組み合わせて使うメリット

RPAはファイルやデータの処理はできるのですが、デジタルデータに変換する機能が搭載されていないことが課題となっていました。 そこで、RPAとOCRを連携させることで、パソコンを使った作業の自動化に加え、文字データを自動で読み取りデジタルデータ化することが可能になりました。OCRと組み合わせることで、紙帳票からデータを抽出し、データ入力、集計・加工、出力といった一連の業務を自動化することが可能となります。

OCRとRPAは、組み合わせて使うことで、単独で用いるときよりも効率よく事務作業を処理できるようになります。

そもそもRPA自体が事務作業を自動化するシステムなので、単独で活用しても業務を効率化することができます。しかし、RPAは、パソコン上で動くシステムであるので、パソコン内にあるデータしか扱えないというデメリットがあります。

ビジネスの現場で取り扱う各種書類は、必ずしもデジタルデータ、文書ファイルとしてパソコン上に保存されている訳ではありません。紙ベースで保管されている資料や画像ファイルとしてコンピュータ上に保存されているケースも少なくないでしょう。

このような文書に関しては、RPAで処理できません。しかし、RPAに加えOCRも活用することで、このRPAの弱点は克服できます。

OCRは、紙の書類や画像ファイルの文字などのコンピュータが認識できない文字を、認識可能なデジタルデータに変換する機能を有しています。つまり、OCRを使用すれば、RPA単独では処理しきれなかった紙ベースの資料や画像ファイルも処理できるようになります。

このように、OCRとRPAを併用すると、より広範囲な作業を自動化することが可能となり、単独で用いる場合よりも優れた業務改善が望めます。