電子帳簿保存法の改正で請求書の保存はどうなる？要件について解説

請求書などの国税関係の書類は、紙での保存が原則です。ただし電子帳簿保存法では、一定の要件のもとに電子保存も認めています。

ここでは、電子帳簿保存法の改正によって保存要件がどのように変わってきたのかを見ていきましょう。

電子帳簿保存法とは

まず電子帳簿保存法とはどのような法律か、簡単に紹介します。電子帳簿保存法とは1998年に制定された法律で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

それまで国税関係の書類の保存は紙で行われていたなか、要件を満たすことで電子保存も認めるという法律です。

請求書のデータ保存要件が緩和

電子帳簿保存法が制定されたあと、幾度かの改正が行われています。2005年にはスキャナで読み込み電子データ化して保存することが可能になり、2016年にはスマートフォン撮影の画像も認められるようになりました。2020年にはキャッシュレス決済に紙の領収書が不要になるなど、要件が緩和されています。

さらに2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、電子保存の要件のひとつである税務署に事前承認を申請する要件が廃止されました。

事前承認の要件とは、導入の3カ月前までに申請書を提出するほか、電子化する要件を決定したのちに半年〜1年程度の準備期間が必要というものです。

2022年の改正ではこの要件がなくなり、システムの準備や社内ルールの策定・周知等により、速やかな電子保存が可能になります。

タイムスタンプの要件も変更

タイムスタンプの要件も緩和の方向でこれまでに数度変更されています。タイムスタンプとは、その時刻に電子データが存在していたこと、およびその時刻以降に不正な改ざんなどがされていないことを証明するものです。

例えば、2020年の改正前には、タイムスタンプは請求書の発行者だけでなく受領者も付与する必要がありましたが、改正後は発行者のスタンプのみでよいという内容に変更されました。

2022年1月施行の改正では要件がさらに緩和され、3日以内にタイムスタンプを行うという要件が最長2カ月と概ね7営業日以内に延長されました。また、ユーザーが訂正削除できない、もしくは訂正削除の履歴が残るクラウドサービスで保存すればタイムスタンプは不要になりました。

電子取引の紙保存は廃止になる

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、電子取引後の紙での出力・保存をもって代えることができる措置が廃止されました。例えば、請求書のPDFファイルを電子メールで受け取り印刷して保存するという方法はできなくなります（ただし、2022年1月1日～2023年12月31日の期間に行われた電子取引については、所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めた場合には紙による印刷保存を認める宥恕措置が設けられています）。

改正以降、これらのデータの保存は電磁的記録、もしくは電子計算機出力マイクロフィルムで保存しなければなりません。そのため、電子帳簿保存法で求められている保存の要件を満たす必要があります。

請求書を電子保存する場合、発行する側にも受け取る側にもメリットがあります。発行側には発行業務を効率化でき、再発行や修正依頼にもすぐ対応できるのが利点です。

また受け取る側も郵送などのタイムラグがなく迅速に受け取れるなど、便利になる点が少なくありません。請求書を電子保存するメリットについて、両者それぞれの視点から紹介します。

発行する側のメリット

請求書を発行する側では、紙で作成する場合、パソコンの入力から印刷や発送など多くの単純作業を行わなければなりません。電子データであれば、これらの業務が効率化され、データを作成してシステムにアップロードすれば請求書を発行できます。

また、請求書を発行した後に誤りに気づいたり、先方から修正を依頼されたりしたとき、紙の場合は再度の発行作業が必要です。しかし、電子データであればどちらの処理も即座に対応できます。

受け取る側のメリット

請求書を受け取る側は、発行した当日に請求書を受け取れるというメリットがあります。請求処理の期日が迫っている場合に郵送では間に合わない場合でも、電子データであればすぐに送ってもらい、間に合わせることが可能です。

また過去の請求書データが必要なとき、紙で保管している場合は見つけるのに時間がかかります。しかし電子データは検索が容易にできるため、いつでも確認できるのもメリットです。

電子帳簿保存法の度重なる改正は、電子保存の要件を緩和して導入を推進することが目的です。実際に導入しているのがほとんど大手企業であるという現状で、中小企業でも広く電子保存に移行できるようにするため、導入手続きを簡素化しています。

このような状況のなか、リコーでは電子保存について世間の関心度はどの程度かアンケートを実施しました。その結果や、電子保存の課題を紹介します。

電子保存の関心度

リコーでは電子帳簿保存法を解説する資料「5分で読み解く！電子帳簿保存法よくある疑問を徹底解説」を無料で提供しており、資料をダウンロードしたユーザー約2,800人にアンケートを実施しています。回答者の約半数がITシステムの導入を承認・決裁する立場、もしくは導入や選定を検討・提案する立場にある方です。

アンケートでは、約7割が2022年の電子帳簿保存法改正の内容について部分的にでも把握していると回答しています。なかでも「電子取引の電子データでの保存義務化」は57％が知っていると回答しており、関心度の高さが伺えます。

「電子保存に関心がある」という回答は過半数の59%、そのうち「電子保存にすでに取り組んでいる」「自社での対応を具体的に検討している」という回答が25%という数字になりました。具体的な取り組みに動きを見せている割合はまだ1/4に留まり、「情報収集のみ」という回答が40％と最も多い状況です。アンケートを実施した2021年9～11月の時点では、これから電子帳簿保存法について勉強していくという段階にあるといえるでしょう。

電子保存の課題

アンケートでは、これから電子保存を行うに際して課題に思う点も聞いています。回答では「社内で法要件の理解が進んでいない」「自社に適したツールや方法がわからない」という内容がそれぞれ33％と最も多く、「社内調整が難しい」という回答も11%ありました。

電子帳簿保存法への関心度が高い方は「自社に適したツールや方法がわからない」の割合が比較的高い傾向がありました。全社的に対応するのか、一部の部署の一部の書類から段階的に対応するのかでツールや運用は異なるため、自社ではどう対応すべきか検討している企業が多いと考えられます。

まだ関心度が低い方は「社内で法要件の理解が進んでいない」という回答の割合が比較的高く、電子保存の必要性に対する認識が高まっていない状況と考えられます。