OCRで「請求書」の
入力業務を大幅削減
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支払い処理の問題は山積み！解決方法やデータ化のメリットを紹介
支払いの処理では請求書の受け取りから保管まで、多くの問題が発生します。紙ベースでの処理は働き方も制約されるもの。データ化で業務を効率的にするなど対策が必要です。
本記事では、支払い処理で起こる7つの問題や解決方法、データ化することによるメリットについて紹介します。
支払い処理を行う流れ
請求書を受け取ってから支払いまでの処理には、多くの工程が必要です。受領から経理への回覧、請求内容の確認、仕訳とデータ入力、振込データの作成など、手間と時間のかかる作業を行なわなければなりません。
紙の請求書は保存期間があり、あとから確認しやすいようにファイリングして保管するという作業もあります。ここでは、支払い処理の流れについて確認していきましょう。
請求書の受け取りと管理
支払い処理の業務は、請求書を受け取って注文書の内容と間違いがないか確認するところから始まります。届いた請求書について、経理では仕入れた商品と請求書に記載されている金額に間違いがないかチェックを行い、支払期日・支払い方法などを確認します。
請求書の形式は郵送やメールなど取引先によりさまざまで、印刷やダウンロードなどの作業が必要です。
仕訳や入力
請求書の確認ができたら、仕訳を行います。さらに、銀行振込や会計システム等に連携するデータの作成が必要です。請求書に記載された取引先名や金額、支払日、支払い口座などを確認しながら、ひとつひとつ入力していきます。
手作業による入力はミスが起こりやすいため、複数名によるチェック作業を慎重に行わなければなりません。
ファイリング
支払い処理が終わったら、請求書をファイリングします。紙の請求書を保存する場合、会社では7年間の保管が必要です。あとから確認できるように分別しなければならず、保管場所も確保しなければなりません。
紙による請求書の処理やファイリングの作業があるため、テレワークが進む企業でも経理の仕事は出社が必要になります。
支払い処理で発生する問題7つ
経理における支払いの処理では、解決すべき問題が少なくありません。期日までに請求書が集まらない場合は催促が必要です。送られてくる請求書の形式が異なる点も大きな負担となり、処理には手間がかかります。また、手作業で行う仕訳や振込データの作成などには、多くの時間が必要です。
ここでは、請求書の支払い処理で発生する7つの問題について紹介します。
1. 期日までに請求書が集まらない
請求書を処理して翌月の支払いに間に合わせるためには、期日までに振込データを銀行に届けなければなりません。しかし、請求書が届くタイミングはそれぞれ異なり、必要な期日までに請求書が集まらないという問題も起こります。
期日までに届けてもらうためにリマインドが必要ですが、取引先が多い場合には大きな負担です。
また、請求書は届いていても、経理に届くまでに時間がかかるというケースもあります。請求書を受け取った各営業担当者は上長の承認を経てから経理へ回しますが、不在のために承認が得られない場合、回覧が遅れてしまうでしょう。
2. 処理に手間と時間を要する
請求書の作成に特別な決まりはなく、届けられる請求書の形式はさまざまです。紙で郵送されるものやメールでPDFが添付されるもの、システムからダウンロードする形式もあります。
印刷やスキャンなどそれぞれに対応しなければならず、数が多ければ多くの時間やコストが割かれるでしょう。支払い処理前の段階で、すでに多くの労力を強いられているのが現状です。
また、紙で郵送される場合、必ず出社して処理しなければならず、テレワークの導入も難しくなります。
3. 手入力でミスが起こりやすい
請求書の内容を入力する作業はすべて手作業のため、時間がかかります。作業工数の多さにミスも発生しやすくなるでしょう。それぞれ形式の異なる請求書の内容を把握しながら行う作業が煩雑であることも、ミスを誘発する原因です。
ダブルチェックが必ず必要になり、請求書を1件1件確認する作業にさらに多くの時間が割かれます。毎月同じような作業に、多くの時間と労力が費やされているのです。
4. ファイリングに時間がかかる
支払い処理を終えたあとのファイリングも、時間がかかる作業です。手作業で分別し、ラベリングなどを行う作業は容易ではありません。
いつでも確認できるよう、整理方法も工夫が必要です。取引先別、月別など整理方法のパターンはありますが、月間全体の数字が見えにくい、特定の会社の請求書を見たいときに探せないなど、それぞれにデメリットがあります。
5. 保管にコストがかかる
紙の請求書を保管するためには、コストもかかります。請求書には7年間の保管義務があるため、蓄積していく書類は膨大です。
保管するのは請求書だけではありません。契約書や注文書、納品書なども一緒に保管しなければならず、増え続ける書類を保管するにはキャビネットや書庫などスペースの確保が必要です。社内にスペースがない場合は、倉庫などを借りる必要も出てくるでしょう。
適切に保管するため、湿度や温度など環境にも気を使わなければなりません。
6. 必要になった場合に探すのが大変
ファイリングで書類をカテゴライズしても、膨大に増えた請求書のファイルから必要なものを探すのは大変です。あとから特定の支払いについて確認したい場合、年数の古いものほど探すのは容易ではありません。
紙の請求書はスキャナーで読み取って保存もできますが、画像形式であるため内容を見なければどのような書類かわからないでしょう。検索するにはファイル名を元に検索する必要がありますが、検索しやすいファイル名の設定にも時間がかかります。
7. 紛失や盗難の恐れ
紙で保管する場合、紙やインクの劣化という問題もあります。文字が読めなくなる、破損するというリスクもあるでしょう。紛失や盗難の可能性もあり、セキュリティ面で十分な対応も求められます。情報漏洩のリスクにも対応しなければなりません。
また、紙による保管は、地震や火事などの災害でデータが失われた場合の復旧が難しいという問題もあります。
支払い処理を効率的にする方法
支払い処理における毎月のルーティン作業は負担が大きく、経理が本来行うべき仕事に支障を与えます。効率化するための対策が急務といえるでしょう。
効率化の方法は2種類あり、入力のアウトソーシングを利用する、もしくは請求書をデータ化するという方法が代表的です。それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。
入力のアウトソーシングを利用する
業務の効率化には、データ入力をアウトソーシングするという方法があります。支払い処理の業務でも特に手間がかかるのが、データ入力です。入力業務をアウトソーシングするだけでも、経理担当の負担は大幅に軽減できるでしょう。
支払い処理の業務では、毎月締め日の前後だけ忙しく残業が必要になるなど業務のバランスが悪いのが特徴です。アウトソーシングを利用することで繁忙期の残業を減らし、コストを削減することができます。
多くの時間が取られる入力業務がなくなることで、経理の分野で本来行うべき専門性が高い業務に集中できるのもメリットです。
請求書をデータ化する
請求書をデータ化する方法も効果的です。データ化には、取引先に請求書の発行を電子化してもらうよう依頼する方法と、自社でデータ化するという2つの方法があります。前者の場合は取引先の理解が必要ですが、自社でデータ化する方法はすぐに始めることも可能です。それぞれの内容を確認してみましょう。
発行を電子化してもらう
取引先に請求書の電子化を依頼できれば、業務は大幅に効率化できます。近年は電子データのやり取りをする企業も増えてきており、理解を得ることは可能です。
請求書の電子化は印刷代や郵送代、郵送作業にかかる人件費がかからず、再発行や修正も容易になるなど発行する側にも多くのメリットがあります。社会全体が電子化へ向かっていることや相手先にもメリットがあることを説明し、電子化を促してみるとよいでしょう。
自社でデータ化する
取引先が多く理解を得るのが難しい場合は、自社でデータ化することになります。請求書をスキャンしてPDF化する作業は必要ですが、OCRで支払い処理を効率化できるツールを使えば、業務は大幅に効率化できるでしょう。
OCRとは、一度印刷された文字をテキストデータに変換する技術です。
紙の請求書をスキャンしてPDF化した画像データをテキストデータに変換することで、入力作業を大幅に短縮できます。手作業で起こりやすいミスを減らし、手間のかかるチェック作業の省略も可能です。
リコーの「RICOH 受領請求書サービス」であれば、搭載されたAIの技術とOCRにより、請求書の情報を一括データ化することが可能です。
支払い処理をデータ化するメリット
支払い処理のデータ化により、これまで経理業務で起こっていたさまざまな問題の解決が可能です。
多くの手間と時間がかかっていた作業を効率化して、ミスの確率も大幅に減らせるでしょう。データ化された請求書は、必要になったときの検索も容易になります。
ここでは、支払いの処理をデータ化するメリットについて紹介しましょう。
業務の効率化を実現
支払い処理のデータ化は、手作業での入力をなくすなど業務の効率化を実現します。請求書の情報をいちいち入力する必要がなくなり、度重なるチェック作業も必要ありません。
受け取った郵便物の開封作業やファイリング作業もなくなります。業務の効率化により、経理本来の業務に集中して生産性の向上へとつなげることができるでしょう。
ミスを減らす
入力作業の負担がなくなることで、人的ミスが減るのもメリットです。手作業での入力は金額の間違いなどのミスが起こりやすく、企業の信頼を損ねることにもなります。支払い処理のデータ化は、正確性を高めることで企業の信頼維持にも貢献するでしょう。
ミスをなくすためには複数人によるチェック作業が必要になり、多くの時間をかけなければなりません。データ化によりミスが減ると同時に、このようなチェックの負担が減るのも大きなメリットです。
検索が容易になる
支払い処理のデータ化は、検索も容易にします。PDFで保存されたデータはファイル名でしか検索できませんが、OCRをかければテキストデータに変換され、キーワードによる検索が可能です。必要な書類のキーワードを検索すれば簡単に請求書を見つけることができ、作業の効率化に役立ちます。
さらに、OCRによるテキスト化は文書ファイルのデータ容量の縮小にもつながるため、メモリー上の保管スペースを確保できるのもメリットです。
テレワークができる
紙の請求書を扱う場合は出社が必須になり、テレワークの導入を困難にします。支払い処理をデータ化すれば在宅での処理も可能になり、テレワークを推進できるのがメリットです。
また、データ化により、長期間書庫や倉庫のスペースを確保する必要もなくなります。コストを削減するとともに、破損の恐れやセキュリティ上の心配もなくなるでしょう。
支払い処理を効率化するツール
支払い処理のデータ化には、「RICOH 受領請求書サービス」の導入がおすすめです。クラウド型AI帳票認識OCRソリューションで、リコー独自の技術を搭載したAIが請求書に記載された情報を自動認識してデータ化します。
ここでは、「RICOH 受領請求書サービス」の内容や導入の方法を紹介するとともに、企業間取引のデジタル化を支援する「RICOH Trade Automation」についてもお伝えします。
取引先から紙やPDFで受け取った請求書をOCRでデータ化するなら
紙やPDFで受け取った請求書をOCRでデータ化するなら、「RICOH 受領請求書サービス」が便利です。搭載されたAI技術が取引先ごとに異なる請求書のフォーマットを認識し、自動的にデータを抽出します。
OCRで抽出したデータは会計ソフトや銀行支払いシステムへの連携もでき、入力作業の大幅な削減が可能です。
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