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支払い処理の問題は山積み!解決方法やデータ化のメリットを紹介

支払いの処理では請求書の受け取りから保管まで、多くの問題が発生します。紙ベースでの処理は働き方も制約されるもの。データ化で業務を効率的にするなど対策が必要です。

本記事では、支払い処理で起こる7つの問題や解決方法、データ化することによるメリットについて紹介します。

支払い処理で発生する問題7つ

経理における支払いの処理では、解決すべき問題が少なくありません。期日までに請求書が集まらない場合は催促が必要です。送られてくる請求書の形式が異なる点も大きな負担となり、処理には手間がかかります。また、手作業で行う仕訳や振込データの作成などには、多くの時間が必要です。

ここでは、請求書の支払い処理で発生する7つの問題について紹介します。

1. 期日までに請求書が集まらない

請求書を処理して翌月の支払いに間に合わせるためには、期日までに振込データを銀行に届けなければなりません。しかし、請求書が届くタイミングはそれぞれ異なり、必要な期日までに請求書が集まらないという問題も起こります。

期日までに届けてもらうためにリマインドが必要ですが、取引先が多い場合には大きな負担です。

また、請求書は届いていても、経理に届くまでに時間がかかるというケースもあります。請求書を受け取った各営業担当者は上長の承認を経てから経理へ回しますが、不在のために承認が得られない場合、回覧が遅れてしまうでしょう。

2. 処理に手間と時間を要する

請求書の作成に特別な決まりはなく、届けられる請求書の形式はさまざまです。紙で郵送されるものやメールでPDFが添付されるもの、システムからダウンロードする形式もあります。

印刷やスキャンなどそれぞれに対応しなければならず、数が多ければ多くの時間やコストが割かれるでしょう。支払い処理前の段階で、すでに多くの労力を強いられているのが現状です。

また、紙で郵送される場合、必ず出社して処理しなければならず、テレワークの導入も難しくなります。

3. 手入力でミスが起こりやすい

請求書の内容を入力する作業はすべて手作業のため、時間がかかります。作業工数の多さにミスも発生しやすくなるでしょう。それぞれ形式の異なる請求書の内容を把握しながら行う作業が煩雑であることも、ミスを誘発する原因です。

ダブルチェックが必ず必要になり、請求書を1件1件確認する作業にさらに多くの時間が割かれます。毎月同じような作業に、多くの時間と労力が費やされているのです。

4. ファイリングに時間がかかる

支払い処理を終えたあとのファイリングも、時間がかかる作業です。手作業で分別し、ラベリングなどを行う作業は容易ではありません。

いつでも確認できるよう、整理方法も工夫が必要です。取引先別、月別など整理方法のパターンはありますが、月間全体の数字が見えにくい、特定の会社の請求書を見たいときに探せないなど、それぞれにデメリットがあります。

5. 保管にコストがかかる

紙の請求書を保管するためには、コストもかかります。請求書には7年間の保管義務があるため、蓄積していく書類は膨大です。

保管するのは請求書だけではありません。契約書や注文書、納品書なども一緒に保管しなければならず、増え続ける書類を保管するにはキャビネットや書庫などスペースの確保が必要です。社内にスペースがない場合は、倉庫などを借りる必要も出てくるでしょう。

適切に保管するため、湿度や温度など環境にも気を使わなければなりません。

6. 必要になった場合に探すのが大変

ファイリングで書類をカテゴライズしても、膨大に増えた請求書のファイルから必要なものを探すのは大変です。あとから特定の支払いについて確認したい場合、年数の古いものほど探すのは容易ではありません。

紙の請求書はスキャナーで読み取って保存もできますが、画像形式であるため内容を見なければどのような書類かわからないでしょう。検索するにはファイル名を元に検索する必要がありますが、検索しやすいファイル名の設定にも時間がかかります。

7. 紛失や盗難の恐れ

紙で保管する場合、紙やインクの劣化という問題もあります。文字が読めなくなる、破損するというリスクもあるでしょう。紛失や盗難の可能性もあり、セキュリティ面で十分な対応も求められます。情報漏洩のリスクにも対応しなければなりません。

また、紙による保管は、地震や火事などの災害でデータが失われた場合の復旧が難しいという問題もあります。

支払い処理をデータ化するメリット

支払い処理のデータ化により、これまで経理業務で起こっていたさまざまな問題の解決が可能です。

多くの手間と時間がかかっていた作業を効率化して、ミスの確率も大幅に減らせるでしょう。データ化された請求書は、必要になったときの検索も容易になります。

ここでは、支払いの処理をデータ化するメリットについて紹介しましょう。

業務の効率化を実現

支払い処理のデータ化は、手作業での入力をなくすなど業務の効率化を実現します。請求書の情報をいちいち入力する必要がなくなり、度重なるチェック作業も必要ありません。

受け取った郵便物の開封作業やファイリング作業もなくなります。業務の効率化により、経理本来の業務に集中して生産性の向上へとつなげることができるでしょう。

ミスを減らす

入力作業の負担がなくなることで、人的ミスが減るのもメリットです。手作業での入力は金額の間違いなどのミスが起こりやすく、企業の信頼を損ねることにもなります。支払い処理のデータ化は、正確性を高めることで企業の信頼維持にも貢献するでしょう。

ミスをなくすためには複数人によるチェック作業が必要になり、多くの時間をかけなければなりません。データ化によりミスが減ると同時に、このようなチェックの負担が減るのも大きなメリットです。

検索が容易になる

支払い処理のデータ化は、検索も容易にします。PDFで保存されたデータはファイル名でしか検索できませんが、OCRをかければテキストデータに変換され、キーワードによる検索が可能です。必要な書類のキーワードを検索すれば簡単に請求書を見つけることができ、作業の効率化に役立ちます。

さらに、OCRによるテキスト化は文書ファイルのデータ容量の縮小にもつながるため、メモリー上の保管スペースを確保できるのもメリットです。

テレワークができる

紙の請求書を扱う場合は出社が必須になり、テレワークの導入を困難にします。支払い処理をデータ化すれば在宅での処理も可能になり、テレワークを推進できるのがメリットです。

また、データ化により、長期間書庫や倉庫のスペースを確保する必要もなくなります。コストを削減するとともに、破損の恐れやセキュリティ上の心配もなくなるでしょう。

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