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契約書管理サービス 契約書を共有する

こんなお困りごとはございませんか?

  • 社外から契約書を閲覧できない
  • 閲覧依頼対応のため、依頼のたびに管理部門が原本をスキャンし送付しており手間がかかる
  • 契約書管理ルールが統一されていない

契約書管理サービスでは、契約書の電子データ化とクラウドシステムによる閲覧、ユーザーIDによる閲覧制限、運用ルールの統一化などにより解決します。

1. 契約書の閲覧要求と閲覧制限の方法

契約書の閲覧要求に迅速に対応できなくてお困りではありませんか?
また契約書はエクセルの台帳で管理しており問い合わせ対応に手間がかかる、管理部署以外では
契約書が閲覧できないといった状況はございませんか?
これらの課題は、契約書管理サービスで解決できます。

1-1. 閲覧方法

エクセルの台帳管理では、閲覧者からの要望に対して管理者が台帳を検索して回答しなければなりません。
契約書管理サービスなら閲覧者がユーザーIDでクラウドシステムにログインすれば、閲覧者が直接契約書を確認できます。
また、モバイル端末を利用して社外からの閲覧も可能です。

■閲覧者のユーザーIDでログインし、直接情報を閲覧することが可能

画像:閲覧画面

1-2. ユーザーIDによる閲覧制限

契約書情報を格納する場所として「ディレクトリ」があります。
ユーザーID単位で閲覧権限を設定し、「ディレクトリ」の表示・非表示を設定することが可能です。
ユーザーID毎に閲覧制限をかけることにより、公開書類と重要書類を分けて管理できます。

■例)重要書類が格納されている「ディレクトリ」を特定のユーザーIDでは非表示にする

<user1でログイン後に表示されるフォルダ階層>

  • 画像:企画、営業、人事、店舗、法務が表示
  • 画像:user1でログイン

<user3でログイン後に表示されるフォルダ階層>

  • 画像:企画、営業のみ表示
  • 画像:user3でログイン

2. 契約書の共有化と台帳管理

契約書情報は特定部門で管理しており社内で共有されていない、
契約書類の保管場所が部署毎にあるため共有化ができていない、
台帳管理が各部署で属人化している、といった問題は、契約書管理サービスで解決できます。

2-1. 閲覧方法

契約書を共有する場合、管理部門毎にフォルダ(ディレクトリ)を作成すれば、
契約書の保管場所が明確になり、組織間の共有も簡単に実現できます。

■企画、営業、人事、店舗、法務という部署ごとにフォルダ管理し共有化を行う

画像:企画、営業、人事、店舗、法務で区分け

2-2. 運用ルールの統一化

クラウドシステム上で統一の台帳を運用することにより、運用ルールを統一することができ、管理の属人化を抑制することが可能です。
管理項目設計の際に重要なことは管理項目を極力少なくすることです。
管理項目が少なければ更新・運用がしやすく、“目録”の『正確性』『最新性』を保ちやすくなります。

画像:契約書管理に必要な管理項目(例)

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