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契約書管理サービス 契約書を検索する

こんなお困りごとはございませんか?

  • 特定の契約書を探すのに時間がかかる
  • 検索の操作が複雑
  • 契約書が見つからない

契約書管理サービスのクラウドシステムでは、「キーワードで絞り込んで迅速に見つけたい」「階層ツリー形式で探したい」など、目的の契約書を様々な方法で検索することが可能です。

  • これらの機能を有効に活用するためには、“目録”の「正確性」が保たれていることが必須条件です。

1. 検索の対象となる情報

ご提供するクラウドシステムでは、“目録”である属性項目(書誌情報)と、
添付ファイルの全文検索テキストデータそれぞれに対して検索することができます。

1-1. “目録”の属性項目(書誌情報)

画像:“目録”の属性項目(書誌情報)

1-2. 添付ファイルの全文検索テキストデータ

画像:添付ファイル(PDF)

画像:全文検索対象表示画面

2. キーワードにより検索する方法

契約書を電子データ化しても、簡単に検索できなくては意味がありません。
契約書管理サービスのクラウドシステムは、キーワードによる検索方法を3種類提供しています。

2-1. “目録”の属性項目(書誌情報)

「簡易検索」では、検索窓にキーワードを入力して実行するだけで契約書を検索できます。

  • 全文検索が有効設定されている定型項目及び添付ファイルが対象となります。

■例)菱井食品 というキーワードで検索

画像:簡易検索で検索を実行

■例)菱井食品 というキーワードで検索した結果

画像:簡易検索で検索した結果

2-2. 複数の条件で契約書を検索したい(詳細検索)

複数のキーワードで検索したい場合は、「詳細検索」を使用します。
定型項目の窓にキーワードを入力して実行するだけで、目的の契約書を絞り込んで検索できます。

■例)契約先:菱井食品、契約締結年月日:2019年4月1日以降という複数キーワードで検索

画像:詳細検索で検索を実行

■例)契約先:菱井食品、契約締結年月日:2019年4月1日以降という複数キーワードで検索した結果

画像:詳細検索で検索した結果

2-3. 添付ファイルの文面(テキスト)から検索したい(全文検索)

特定のキーワードが含まれている契約書を検索したい場合、フリーワードの窓にキーワードを入力して実行するだけで「全文検索」により、特定のキーワードが文面に含まれている契約書を検索することができます。

■例)「コンサルティング契約」というキーワードが含まれている契約書を検索

画像:全文検索で検索を実行

■例)まず「コンサルティング契約」というキーワードが含まれている契約書の一覧が表示される

画像:全文検索で検索した一覧

■例)個別の文書で「コンサルティング契約」というキーワードが赤文字で反転表示される

画像:全文検索で検索した結果

3. キーワード検索せずに文書を探す方法

まるでフォルダに整理され保存されているかのように表示・検索することができます。

3-1. 階層(ツリー)形式で文書を探す機能(ビュー機能)

“目録”の属性項目(書誌情報)の内容を元に、仮想階層形式で表示することができます。この機能は「ビュー」機能といいます。

■例)ビュー機能

  • 画像:一覧表示だけでは数が多く、すぐに見つからない
  • 画像:分類された契約書 “目録”の一覧情報から指定した内容で仮想階層形式で分類・表示されるので、クリックだけで欲しい情報にたどり着くことができます。

3-2. 「ビュー」機能の活用例

「ビュー」機能の例をご紹介します。
以下の例では、「契約先」や「契約名称」といった項目で分類し、仮想階層ツリー表示しています。
ツリー表示された内容を選択することにより、クリックのみで契約書を特定することができます。

  • 画像:大量の契約書の探し方
  • ■例)契約先をキーにして分類表示

    画像:契約先で分類

    ■例)契約名称をキーにして分類表示

    画像:契約名称で分類

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