契約書管理サービスのクラウドシステムでは、「キーワードで絞り込んで迅速に見つけたい」「階層ツリー形式で探したい」など、目的の契約書を様々な方法で検索することが可能です。
ご提供するクラウドシステムでは、“目録”である属性項目(書誌情報)と、
添付ファイルの全文検索テキストデータそれぞれに対して検索することができます。
契約書を電子データ化しても、簡単に検索できなくては意味がありません。
契約書管理サービスのクラウドシステムは、キーワードによる検索方法を3種類提供しています。
「簡易検索」では、検索窓にキーワードを入力して実行するだけで契約書を検索できます。
■例)菱井食品 というキーワードで検索
■例)菱井食品 というキーワードで検索した結果
複数のキーワードで検索したい場合は、「詳細検索」を使用します。
定型項目の窓にキーワードを入力して実行するだけで、目的の契約書を絞り込んで検索できます。
■例)契約先:菱井食品、契約締結年月日:2019年4月1日以降という複数キーワードで検索
■例)契約先:菱井食品、契約締結年月日:2019年4月1日以降という複数キーワードで検索した結果
特定のキーワードが含まれている契約書を検索したい場合、フリーワードの窓にキーワードを入力して実行するだけで「全文検索」により、特定のキーワードが文面に含まれている契約書を検索することができます。
■例)「コンサルティング契約」というキーワードが含まれている契約書を検索
■例)まず「コンサルティング契約」というキーワードが含まれている契約書の一覧が表示される
■例)個別の文書で「コンサルティング契約」というキーワードが赤文字で反転表示される
まるでフォルダに整理され保存されているかのように表示・検索することができます。
“目録”の属性項目(書誌情報)の内容を元に、仮想階層形式で表示することができます。この機能は「ビュー」機能といいます。
■例)ビュー機能
「ビュー」機能の例をご紹介します。
以下の例では、「契約先」や「契約名称」といった項目で分類し、仮想階層ツリー表示しています。
ツリー表示された内容を選択することにより、クリックのみで契約書を特定することができます。
■例)契約先をキーにして分類表示
■例)契約名称をキーにして分類表示
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